Agent polyvalent élections H/F

Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.

Elle bénéficie d'une situation privilégiée avec ses 520 hectares d'espaces verts et sa proximité avec le quartier d'affaires de la défense.

En lien avec la cheffe de service gérer toutes les opérations liées à l'organisation des scrutins Instruire des demandes d'inscription électorale, et mise à jour de la liste, accueillir, renseigner, orienter le public se présentant sur le plateau de l'Administration Générale.

Gestion des Jurés d'Assises et Cérémonie de la Citoyenneté

Instruire les demandes d'inscriptions, changements d'adresse ou autres sur la liste électorale.

Back office : traitement des inscriptions par internet Traitement des Jurés d'assises Gestion des Jeunes d'Inscrits d'Offices

Gestion de la liste électorale et préparation des scrutins

• Missions spécifiques au scrutin Réunions avec tous les services mobilisés (Éducation, Logistique, Ateliers, Voirie, Informatique, Communication, Cabinet du Maire, Chauffeurs, Appariteurs, Relations Publiques..)

• Commission de contrôle, éditions des tableaux des 20 et 5 jours, gestion des L30

• Composition des bacs et gestion du matériel à commander en collaboration avec les régisseurs et impression de toutes les maquettes à préparer en lien avec l'imprimerie

• Prise en compte des circulaires et autres informations de la préfecture

• Gestion de la tournée des repas (réunion, commandes, réservations de salle..)

• Gestion des procurations, des cartes en retour Scrutin et EIREL (saisie des informations des BV et des candidats en transversalité avec l'informatique- DSIT

• Transmissions des résultats à la préfecture.

• Composition et gestion des BV (supervision installation avec les services collaborateurs, réunions des administratifs, présidents et soutien pour la gestion des assesseurs avec les collaborateurs en charge de la mission, gestion des courriers et des convocations..)

• Etat de paiement DRH

Gestion des recensements militaires

• Gérer les demandes de Recensement citoyen (Public et DGME) et en assurer le suivi trimestriel via PECOTO

Notifications diverses

• Convocations et remises de divers documents (diplômes, remembrements, jugements, etc.)

Accueil, renseignement, orientation du public

• Accueillir, renseigner le public sur toutes questions liées à l'administration générale, orienter vers le bon pôle de la réglementation (état civil, élections ou admin)

Aide ponctuelle aux services sur le plateau

• Assister le service Etat-civil en cas de surcharge de travail (courrier, remise d'actes et de livrets de famille, mentions, etc.)

• Assister en cas de besoin et d'absence le secrétariat de l'administration générale

• Accueil et Réceptionner les documents.

• Traitement des demandes débit de boissons temporaire et licence restaurant, certificats de résidence, registres à parapher

Compétences et qualités :

- Maîtrise/intérêt pour la réglementation de base du Code électoral

- Adaptation rapide pour maitriser les logiciels métiers liés aux élections et au recensement (Suffrage WEB et SCRUTIN, MAESTRO et PECOTO)

- Maîtriser l'outil informatique, du publipostage, Excel, traitements des données

- Savoir travailler en équipe

- Capacité d'adaptation, d'organisation et d'autonomie

- Aptitude à l'analyse et à la synthèse

- Rigueur, gestion du stress

- Sens de l'écoute et des responsabilités

- Respecter le devoir de réserve

- Confidentialité vis-à-vis des usagers

- Disponibilité

Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.