Gestionnaire administrative

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo :

L'INSPE forme les futurs enseignants et personnels d'éducation et s'appuie sur une équipe d'enseignants, de personnels administratifs et d'étudiants répartis sur plusieurs implantations.

La personne recrutée exercera son activité sur le site de Marseille Saint-Jérôme, au sein d'une équipe de neuf personnes.

La personne recrutée aura pour mission principale :

• La saisie et le suivi des heures de service des enseignants intervenant dans le Master MEEF via l'application ARES.
• Le suivi des évolutions de rémunération des agents contractuels conformément à la Charte AMU.
• Le suivi des évolutions de la masse salariale sur ressources propres.

La personne recrutée devra notamment :

• Assurer le suivi des heures de service des enseignants : paramétrage d'ARES en fonction des données Apogée et des répartitions transmises par les responsables de parcours.
• Suivre les heures d'enseignement des formateurs de terrain mis à disposition par le Rectorat.
• Gérer les dossiers de création de comptes AMU pour les personnels non gérés par l'établissement.
• Vérifier les heures effectuées dans le cadre du Plan Académique de Formation en lien avec les tableaux de bord fournis par le pôle formation et la DAFIP.
• Suivre les heures d'enseignement du tronc commun et contrôler la cohérence avec les tableaux de bord.
• Accuser réception des demandes de recrutement des chargés d'enseignement vacataires et constituer leurs dossiers (collecte des pièces, saisie ARES, notices de rémunération).
• Saisir les primes et équivalences de service en lien avec le directeur adjoint en charge des heures de service.
• Élaborer les notices de rémunération des heures complémentaires.
• Gérer les demandes d'autorisation de cumul.
• Assurer la continuité du service si nécessaire.
• Alimenter et actualiser un tableau de bord sur les évolutions de rémunération des agents contractuels.

Des pics d'activité peuvent survenir lors des périodes de saisie ou de clôture des campagnes de service et de rémunération.

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Connaissances générales en gestion des ressources humaines
• Droit public
• Fonctionnement des administrations publiques
• Organisation d'Aix-Marseille Université
• Organisation de l'INSPE

• Appliquer les dispositions réglementaires
• Planifier et organiser son activité dans un calendrier complexe
• Analyser les demandes et y répondre de manière appropriée
• Communiquer avec clarté et pédagogie
• Utiliser les outils bureautiques, de communication électronique et les logiciels spécifiques
• Travailler en équipe
• Rendre compte de son activité
• Maîtriser les techniques de secrétariat (courriers, classement, téléphonie, gestion de dossiers)

• Rigueur et fiabilité
• Sens de la confidentialité
• Méthode et précision
• Capacité d'adaptation
• Aptitude au dialogue et à la communication
• Disponibilité

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

• Gestionnaire administrative - F/H
  

## Structure

Composantes - INSPE

## Localisation

Marseille

## Campus

ETOILE (ST JERÔME / CHÂTEAU GOMBERT…)

## Type d'Offre

Externe

## Statut

CDD

## Catégorie Fonction Publique

B

## Corps du poste

TECH

## Spécialité

BAP J - Gestion et Pilotage

## Emploi-Type

REFJ4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

## Domaine Professionnel

Soutien à l'enseignement

## Niveau d'Etudes

BAC

## Niveau d'Expérience

Tous niveaux d'expérience

## Télétravail

OUI

## Date de publication de l'offre

Lundi 17 novembre 2025

## Prise de poste

Dès que possible

## Durée du Contrat

12 mois

## Rémunération Brute

2500.0 € (Euros) par mois