IMA GIE

Intitulé du poste

IMA GIE - Assistant H/F

Nombre de postes

1

Descriptif du poste

La Direction Médicale au sein du Groupe IMA gère l'ensemble des demandes d'assistance médicale (rapatriements en France et à l'étranger, orientation vers les hôpitaux de qualité, conseil médical) ainsi que les prises en charge des frais médicaux de nos bénéficiaires.

Rattachée à cette Direction, l'antenne Logistique de Montreuil (93) est un centre essentiellement logistique utilisé pour stocker du matériel médical et des produits pharmaceutiques servant pour les évacuations médicales d'IMA. Les équipes médicales (médecins et infirmiers) s'y retrouvent pour récupérer le matériel dont ils ont besoin pour le transport.

Afin d'assurer la gestion de l'ensemble des tâches administratives de la structure de Montreuil, nous recrutons un(e) assistant(e) administrative et logistique.

Basé à Niort , le poste nécessitera des déplacements réguliers sur Montreuil pour garantir un suivi efficace des tâches administratives et pour assurer le lien entre les équipes des Niort et les collaborateurs de Montreuil.

Ce que l'on attend de vous :

Rattaché(e) au manager de la structure, lui-même basé à Niort, vos missions principales vont s'articuler autour des tâches suivantes :

• Etre l'interlocuteur relais entre les équipes médicales de transport et le service Paie à Niort :
• Saisie et gestion quotidienne des informations de rémunération liées au contrat des médecins et infirmiers H/F transporteurs pour transmission et traitement par le service Paie.
• Calcul des astreintes en vue de la transmissions en paie par quadrimestre.
• Assurer le suivi de la médecine du travail pour les équipes médicales de transport de Montreuil.
• Superviser la planification des entretiens professionnels (EP) et des EAPP
• Gérer le suivi comptable des prestataires ( création des dossiers fournisseurs sous SAP SOURCING, gestion des factures)
• Effectuer les commandes de fournitures et le suivi des besoins matériels.
• Organiser les réunions et déplacements professionnels : réservation de salles, invitations, logistique, restauration et préparation des supports.
• Contribuer à l'organisation de séminaires et/ou événements internes pour la Direction Médicale.
• Apporter un appui technique aux collaborateurs pour l'utilisation des outils informatiques (SAP, Tablet PC, TEAMS, IMAGEM).
• Assurer un back-up partiel de l'assistante de la Direction médicale durant ses congés.

Profil recherché

Et si c'était vous ?

Dynamique, exigeant(e) et rigoureux(se), vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à anticiper et à prioriser votre activité de manière efficace et cohérente.

Vous savez faire preuve de souplesse et de flexibilité pour faire face aux situations imprévues et vous rendre disponible dans les moments d'urgence.

Votre aisance relationnelle et votre capacité à faire preuve de diplomatie vous permettront de vous adapter à tous types d'interlocuteurs.

Organisé(e), méthodique et polyvalent(e), vous avez la capacité de traiter en parallèle différents sujets.

Vous vous appuyez sur vos capacités rédactionnelles pour synthétiser et structurer l'information.

Vous êtes également reconnu(e) pour votre discrétion et votre capacité à protéger la confidentialité des informations traitées.

La pratique régulière des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Excel) ainsi qu'une expérience significative sur un poste d'assistanat sont indispensables pour réussir pleinement dans cette fonction.

Les Conditions :

• CDI à temps complet
• Localisation : poste basé à Niort
• Déplacements : 2 à 3J de présence sur Montreuil par quinzaine – (pas de régularité dans les jours de déplacement – flexibilité attendue en fonction des besoins)

• Prise de poste : dès que possible

• Avantages entreprise : accord télétravail, restaurant d'entreprise, complémentaire santé/prévoyance, CSE, remboursement du titre de transport à hauteur de 60%, prime d'intéressement avec accès à un plan d'épargne entreprise

• Rémunération : entre 28 et 30k€ selon profil et expérience.

Le process de recrutement :

• Etude des candidatures avec le manager
• Tests
• Questionnaire de personnalité et entretien RH et manager.

Nos avantages

• Avantages entreprise : accord télétravail, restaurant d'entreprise, complémentaire santé/prévoyance, CSE, remboursement du titre de transport à hauteur de 60%, prime d'intéressement avec accès à un plan d'épargne entreprise

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps complet

Localisation du poste
Localisation géographique

Niort

Demandeur
Date de prise de poste

Dès que possible

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