Assistant(e) d'accueil et secrétariat H/F

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Assistant(e) d'accueil et secrétariat H/F - Résidence Universitaire de GALLIA

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Réf. Référence :

• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : CROUS de Strasbourg
• Localisation : Résidence Universitaire GALLIA - 1 boulevard de la Victoire, Strasbourg

Domaine : Relation à l'usager

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• Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné
• Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Accueil
Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers (résidents, entreprises, partenaires)

Traitement des demandes, orientation, filtrage, transmission

Gestion du courrier et des colis

Suivi des entreprises intervenantes (clés, avis de passage, etc.)

Diffusion des supports de communication aux usagers

Relais avec les personnels d'entretien et de maintenance

Contact avec l'astreinte technique (matin/soir)

Gestion SSI

Secrétariat & Gestion locative
Accueil administratif des résidents (remise des clés, rendez-vous état des lieux)

Suivi des départs (vérification comptable, états des lieux)

Mise à jour des plannings (nettoyage, travaux, occupation)

Gestion des clés et matériel à destination des usagers

Rédaction de courriers, factures, saisie d'informations

Traitement de la messagerie des résidences

Courts séjours
Gestion des réservations (devis, vérification du statut, etc)

Accueil (remise des clés, encaissement etc)

Départs (vérification comptable, transmission à la gouvernante)

Relation avec la direction & coordination interservices
Transmission des demandes de travaux et réparations

Coordination avec les services administratifs

Conseil auprès de la Direction (achats, procédures, travaux…)

Mandataire/régie
Enregistrement comptable des redevances / demandes de remboursement en lien avec le Régisseur.

Facturation des loyers

Saisie des encaissements

Suivi comptable

Lien régie

Suivi relance remboursements

Dispositions communes relatives à la continuité et aux nécessités de service public
Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'agent peut être appelé dans la prolongation cohérente de ses activités principales à se voir confier toute autre tâche d'accueil ou administrative.

Dans les cas particuliers de sous-service, ou dans les cas exceptionnels (notamment urgence et remplacement) à exercer des activités relevant du même emploi-type de qualification comparable et sous réserve des aptitudes, des compétences et de formation requise par celui-ci.

Lorsque les fonctions temporairement occupées le justifient, un complément indemnitaire égal à la différence de rémunération de celles-ci avec celles ordinairement occupées par l'agent lui est versé au prorata temporis.

Poste à temps plein / Horaires : 6h45-14h15 ou 14h15-20h45 ou 8h-12h/13h-16h avec quelques services à assurer les week-ends/jours fériés selon nécessité de service.
Profil recherché

Connaissances
Connaissance de l'environnement professionnel du Crous (monde universitaire), des règles et procédures d'attribution des logements (dossier résident-règlement intérieur-cautionnement, etc.)

Connaissance de la structure du parc locatif

Connaissance du règlement intérieur

Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word, PDF)

Langue étrangère souhaitée (anglais en priorité et une 2e langue étrangère vivement souhaitée) : résidence très cosmopolite avec plus de 79 nationalités représentées.

Compétences opérationnelles
Capacité à prioriser ses tâches et à s'organiser

Rédaction de comptes-rendus à la direction

Capacité à gérer les urgences

Facilité d'apprentissage des applications métier (H3, Réparations, Ebail, Ma Résidence, Visale, GarantMe)

Habilitation électrique

Notion de secourisme

Flexibilité dans les horaires (6h/13h ou 13h/20h avec quelques services à assurer les week-ends en matinée selon nécessité de service)

Compétences comportementales
Rigueur, précision et fiabilité

Confidentialité, discrétion, neutralité et égalité de traitement du public

Sens du contact et capacité à accueillir un public varié, cosmopolite et exigeant

Maîtrise de soi et capacité d'adaptation

Capacité à travailler en équipe et à transmettre l'information

Localisation

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Leaflet | les contributeurs d'OpenStreetMap

Localisation : 1 Quai du Maire Dietrich, 67000 Strasbourg, France

• Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
• Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
• Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
• Flèche haut : déplacer la carte vers le haut

À propos de l'offre

• Vacant à partir du 05/01/2026
• Secrétaire

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