Assistant(e) ADV

Rejoignez une équipe experte et innovante dans une entreprise dynamique et réputée où vous pourrez exprimer tous vos talents

Europa Organisation est le leader français de la formation et de l'information santé.

Notre vocation ? Contribuer au partage du savoir médical et scientifique. Nos métiers ? Organisateurs de congrès, éditeurs, animateurs de communautés, créateurs de contenus digitaux, gestion hôtelière …

Notre secteur est porteur et riche de sens, il nous passionne depuis 37 ans déjà Au cœur de notre culture d'entreprise : l'humain. Soucieux du bien-être au travail, nous avons à cœur d'accompagner nos talents dans leur parcours professionnel. Nous ne vous connaissons pas encore, et pourtant nous avons déjà hâte de vous découvrir A bientôt chez Europa

Au sein du service Administration des Ventes et support technique aux partenaires, vous rejoignez une équipe de 7 personnes dans la gestion des ventes, de la réception des commandes jusqu'à la livraison des services.

Notre rôle ? Nous sommes les garants de la bonne réalisation technique des prestations vendues par l'équipe commerciale, et nous en effectuons également le suivi financier. Nos clients sont les sponsors de nos congrès médicaux, qui nous achètent une large gamme d'outils et des supports de communication commerciale tels que des stands, emailings, publicités et autres produits promotionnels divers.

Au-delà de l'aspect administratif, vous occupez un rôle opérationnel dans la gestion de nos évènements. La diversité des tâches et des congrès que nous gérons est unique. En accompagnant nos clients sur les aspects à la fois financiers et techniques des ventes, nous avons "2 métiers en 1" qui rendent notre quotidien stimulant et enrichissant

Mission

Soutenir l'équipe dans la gestion de la facturation et des encaissements des commandes et le suivi technique des services vendus :

• Facturer les commandes
• Effectuer quotidiennement le suivi des règlements et les relances : identification et enregistrement des virements entrants dans notre CRM, relances des factures arrivées à échéance, consignation des commentaires dans notre CRM, suivi des relances pour aboutir à l'encaissement
• Effectuer la gestion administrative liée aux procédures de contractualisation de nos clients : envoi de documents spécifiques, suivi des bons de commandes internes et relances
• Concevoir et diffuser les différents supports techniques dédiés
• Enregistrer les commandes des clients et effectuer les relances

Véritable pivot entre l'interne et l'externe, vous êtes en contact permanent avec nos clients et les équipes internes concernées par l'exécution des commandes.

• Solide sens de l'organisation et gestion des priorités : savoir organiser le travail de manière efficace et gérer plusieurs tâches simultanément
• Autonomie et rigueur : capacité à travailler de manière indépendante tout en respectant les procédures et les délais
• Capacité à pratiquer une communication assertive : s'exprimer avec intention positive, adopter une attitude d'ouverture et d'écoute
• Bon relationnel et sens de la relation client : aptitude à comprendre les besoins des clients et à fournir un service de qualité
• Dynamique : énergie et enthousiasme pour mener à bien les tâches variées et exigeantes
• Maîtrise du stress face aux deadlines et à la multiplicité des tâches : aptitude à rester calme et efficace sous pression

• Capacité d'adaptation : flexibilité pour s'ajuster aux changements et aux imprévus

• Esprit d'équipe : capacité à travailler collectivement autour des projets et objectifs communs, faire preuve de solidarité

• Expérience professionnelle souhaitée de 2 ans en tant qu'Assistant ADV ou Assistant commercial