Assistant administratif H/F

À propos du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ive) dynamique(ve) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'assistant(e) administratif(ive), vous serez le ou la point de contact principal(e) pour la gestion quotidienne des activités administratives, assurant ainsi le bon fonctionnement de notre bureau.

Nous prenons en charge la moitié du transport quotidien comme le stipule le cadre légal.

Le salaire sera à voir selon la convention CCN66.

Dans le cadre du fonctionnement quotidien de notre SAMNA accompagnant des Mineurs Non Accompagnés hébergés en logements diffus, nous recrutons un·e assistant·e administratif·ve polyvalent·e.

Sous l'autorité de la Direction, il/elle participe activement à la gestion administrative globale de l'association, en appui des équipes de direction, techniques et éducatives.

Son rôle est central pour garantir :

• la fiabilité des données administratives,

• la fluidité des processus internes,

• la continuité administrative d'un dispositif social exigeant.

Responsabilités

• A. Gestion administrative et comptable (40 %)

Préparation et suivi des pièces comptables :

• classement et archivage,

• transmission au cabinet comptable,

• suivi des factures fournisseurs.

• Suivi administratif des budgets simples (tableaux de suivi, alertes).

• Appui à la gestion des contrats (prestataires, assurances, abonnements).

• Suivi des commandes et des achats courants.

Exemple concret : Mettre à jour un tableau mensuel de suivi des dépenses liées au parc immobilier (loyers, fluides, équipements).

B. Suivi du parc immobilier et des équipements (25 %)

• Tenue et mise à jour de la base de données des logements diffus : adresses, baux, équipements présents, dates clés.

• Suivi administratif des entrées/sorties de logements.

• Interface administrative avec l'agent technique (signalement, traçabilité).

• Suivi des équipements (mobilier, électroménager, informatique).

Exemple concret : Mettre à jour l'inventaire d'un appartement après un changement de jeune.

C. Communication et support transversal (20 %)

Appui à la communication interne :

• notes,

• documents de service,

• supports administratifs.

Participation à la communication externe simple :

• mise à jour de documents,

• relations administratives avec partenaires institutionnels,

• gestion et animation des réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, Facebook, etc.),

• mise à jour du site internet et des canaux de communication digitaux.

• Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, tableaux.

• Appui à la recherche de mécénats, partenariats et financements : identification de prospects, préparation de dossiers, suivi des contacts.

D. Gestion des bases de données et fiabilité administrative (15 %)

• Mise à jour régulière des bases internes (Excel, logiciels métiers).

• Vérification de la cohérence et de l'exhaustivité des données.

• Classement numérique structuré (GED).

• Respect des règles de confidentialité et de protection des données.

Profil recherché

• Expérience préalable en gestion administrative ou en secrétariat, idéalement dans un environnement médical ou dentaire
• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace
• Excellentes compétences en organisation, gestion du temps et multitâche
• Capacité à structurer des tableaux et bases de données simples
• Aisance avec les tâches administratives variées.
• Capacité à travailler avec rigueur, discrétion et autonomie
• Capacité à prioriser et organiser son travail.

Nous attendons des candidat(e)s qui sauront faire preuve d'efficacité, de professionnalisme et d'un excellent relationnel pour contribuer au bon déroulement des activités administratives.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 1 847,00€ à 2 500,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel