Assistant Direction H/F

À propos du poste

Nous recherchons un ou une assistant(e) de direction dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'assistant(e) de direction, vous serez le ou la référent(e) pour la gestion administrative quotidienne, la coordination des projets et le soutien aux responsables. Vous évoluerez dans un environnement professionnel stimulant où votre polyvalence et votre sens de l'organisation seront essentiels pour assurer le bon fonctionnement de nos activités.

Positionnement dans l'organisation

L'Assistant(e) de Direction travaille en étroite collaboration avec la Direction Générale et la Direction des Ressources Humaines. Il/Elle occupe un rôle central et transverse au sein de l'entreprise, avec des interactions régulières avec l'ensemble des services et des partenaires externes. Le poste implique un haut niveau de confidentialité, de rigueur et d'autonomie.

Missions principales

A. Secrétariat de Direction et gouvernance

• Assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de la Direction : gestion des agendas, organisation des réunions, convocations et préparation des dossiers.
• Préparer, organiser et assurer le suivi des Assemblées Générales et réunions statutaires.
• Rédiger les procès-verbaux (PV d'AG, comités, réunions de direction), assurer leur relecture, validation, diffusion et archivage.
• Gérer la documentation juridique et administrative de l'entreprise (statuts, registres légaux, décisions, délégations de pouvoir).
• Assurer la tenue, la mise à jour et l'archivage physique et numérique des documents officiels.
• Garantir la confidentialité des informations traitées.

B. Gestion administrative générale de l'entreprise

• Prendre en charge l'ensemble des tâches administratives courantes de l'entreprise.
• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes internes, comptes rendus et documents divers.
• Gérer les relations avec les prestataires externes (experts-comptables, cabinets juridiques, assureurs, organismes sociaux).
• Mettre à jour les bases de données internes et les tableaux de suivi.
• Participer à la structuration, à l'optimisation et à la formalisation des processus administratifs.

C. Gestion des boîtes mails et de la communication

• Gérer une ou plusieurs boîtes mails de Direction.
• Trier, prioriser, orienter et répondre aux sollicitations internes et externes.
• Assurer un suivi rigoureux des demandes, relances et échéances.
• Veiller à une communication professionnelle, claire et cohérente avec l'image de l'entreprise.

D. Organisation des déplacements et des événements

• Organiser les déplacements professionnels de la Direction et des collaborateurs : réservations de billets (avion, train), hôtels, locations de véhicules.
• Gérer les plannings liés aux événements internes et externes (séminaires, réunions, salons, événements d'entreprise).
• Coordonner les aspects logistiques : lieux, prestataires, invitations, planning, supports.
• Anticiper les imprévus et assurer le suivi budgétaire des déplacements et événements.

E. Suivi et gestion des notes de frais

• Collecter, contrôler et vérifier les notes de frais conformément aux procédures internes.
• Assurer l'interface avec le service comptable

F. Gestion et suivi des éléments de paie et administration RH

• Collecter, vérifier et transmettre les éléments variables de paie (absences, congés, primes, avantages, notes de frais).
• Assurer le lien avec le service paie
• Gérer les dossiers administratifs des salariés (contrats, avenants, attestations, documents obligatoires).
• Participer à la gestion administrative RH au quotidien.

G. Référent(e) ISO – Direction et RH

• Être le/la référent(e) ISO pour les périmètres Direction et Ressources Humaines.
• Participer au maintien, à la mise à jour et à l'amélioration du système de management ISO.
• Rédiger, mettre à jour et suivre les procédures, processus et documents qualité.
• Participer aux audits internes et externes.
• Assurer le suivi des actions correctives et préventives.
• Sensibiliser et accompagner les équipes aux exigences normatives et aux bonnes pratiques.

H. Préparation et saisie des divers dossier administratifs

Compétences techniques

• Maîtrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel – fonctions avancées, PowerPoint serait un +).
• Excellentes capacités rédactionnelles (PV, notes, supports officiels).
• Bonne connaissance des processus administratifs, RH et de paie.
• Connaissance des normes ISO serait un + (idéalement ISO 13485 ou équivalent).
• Capacité à analyser et présenter des données de manière synthétique et visuelle.

Compétences organisationnelles et relationnelles

• Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités.
• Rigueur, fiabilité et sens du détail.
• Discrétion et respect strict de la confidentialité.
• Autonomie, proactivité et force de proposition.
• Capacité à travailler en transversal avec de nombreux interlocuteurs.
• Aisance relationnelle et sens du service.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 1 800,00€ à 2 500,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel