Assistant technique de gestion administrative H/F

Entreprendre Ensemble recrute un-e assistant-e technique de gestion administrative pour le service Candidathèque.Vous serez sous la responsabilité de la responsable de département et serez en lien avec les différents départements de l'association.Votre mission principale sera d'exercer un rôle de support et d'assistance technique de bases de données et de gestion administrative pour les services internes et/ou les partenaires extérieurs.Activités principales du poste :Assurer le suivi administratif-> Réaliser le traitement administratif des dossiers :o Mettre à jour des supports de travail et/ou des dossiers (tableaux, traitement de texte…)o Récupérer, vérifier et compiler les éléments administratifs concernant le publico Faire des filtres et des extractions simples de tableaux de suivio Transmettre des informations administratives aux services interneso Saisir les données du dossier administratif du public dans un ou plusieurs bases de données et/ou systèmes d'informationo Prendre RDV avec le public pour appuyer les CIP Candidathèque (idem pour annulations, reports de RDV)o Organiser les invitations et les convocations pour ateliers/réunions de travail (téléphone, email, courrier)o Classer les documents selon les procédures définies-> S'occuper de la réservation de salles-> Centraliser les demandes de fournitures et les relayer· Organiser la gestion administrative de son service et/ou de la structure-> Planifier et assurer la logistique des évènements liés aux actions du service et ou de la structure :Préparation du matérielGestion des besoins en fournitures-> Aider à la gestion des emplois du temps des conseillersEvaluation des priorités et urgencesPlanification des ateliers sous Outlook-> Elaborer des documents supports Word et Excel pour le service et/ou la structure· Assister la Responsable dans l'analyse et le suivi des objectifs des conventions inhérentes à l'activité de son serviceRéaliser des requêtes sur nos bases de donnéesTenir un tableau de suivi mensuel de l'activité Candidathèque ML et PLIEContrôler les saisies dans les bases de donnéesContrôler les dossiers d'accompagnement réalisé : pièces justificatives, logos,Vérifier les critères d'éligibilités, les typologies du public, etc.o Repérer les anomalies et proposer des améliorationso Assurer une assistance technique auprès des collègues du service· Assurer l'accueil téléphonique du siègeEn cas d'absence de la chargée d'accueil téléphonique : prise en compte du standard du siègeo Gérer les appels entrants aux heures d'ouverture du siège et les messages du répondeur laissés pendant la fermetureo Assurer l'enregistrement des appels et des suites données sur le logiciel TITOOo Assurer la gestion du parc véhicules de l'association et la réservation des billets de traino Assurer la réservation des salles de réunion de l'associationo Assurer la gestion du courrier (arrivée et départ)· S'informer, se formero Participer aux réunions d'équipe, de travailo Mettre à jour ses connaissances sur les différents dispositifs et les impératifs propres à chacun.· Piloter son activitéo Gérer son agenda, ses mailso Réaliser sa fiche temps dans les délais impartisProfil recherché :Les connaissances :Connaissance des critères d'éligibilité sur son champ d'intervention et sur une ou plusieurs conventionsConnaissance de l'offre de services EEDK et des principaux partenairesConnaissances des publics et des partenaires sur son champ d'interventionLes savoir-faire :Maîtrise de l'outil bureautique (traitement des textes, tableurs…)Maîtrise des bases de données spécifiques à son domaine d'activitéMaîtrise du classement et l'archivage des dossiersQualités rédactionnellesÊtre autonome et force de propositionLes savoir-être :RigueurSens de l'organisationGestion de son temps et des prioritésAutonomie et sens de l'initiativeTravail en équipeQualités relationnellesConditions d'emploi :CDD de remplacement de 3 moisPoste à temps completAffectation : Siège de l'AssociationProcédure de candidature :Le curriculum vitae et la lettre de motivation doivent être adressés à :Modalités de recrutement :Première sélection sur CV / 2. Entretiens de recrutementType d'emploi : Temps plein, CDDDurée du contrat : 3 moisRémunération : 1 898,79€ par moisAvantages :RTTLieu du poste : En présentiel