Assistant ou assitante en gestion administrative

Informations générales

Organisme de rattachement

CNRS  

Référence

UPR2940-MOBINT-P51501  

Date de début de diffusion

/12/2025

Date de parution

/01/2026

Date de fin de diffusion

/01/2026

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie A (cadre)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Chargée / Chargé de la coordination administrative

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Assistant ou assitante en gestion administrative (Institut Néel) H/F

Descriptif de l'employeur

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l'Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d'éthique, de déontologie et d'intégrité scientifique.

Description du poste

Mission :
Le service administratif de l'institut Néel doit pourvoir l'une des deux fonctions suivantes sur
lesquelles les candidats pourront se positionner en fonction de leur profil :

1-Assistante en gestion administrative : assurer la coordination et la gestion d'un portefeuille de
personnels non permanents doctorants et post-doctorants : recrutements, conventions d'accueil,
accompagnement administratif lié à l'accueil ainsi que tout au long du séjour.

2- Assistante de direction au sein de l'un des départements scientifiques : assurer le soutien
administratif de la direction du département : interface entre les interlocuteurs internes/externes,
gestion de l'organisation opérationnelle, appui aux activités RH, préparation et suivi de dossiers,
participation à l'organisation d'événements scientifiques.

Activité :
Assistante administrative :
Instruire les dossiers de recrutements des personnels non-permanents (doctorants et chercheurs
contractuels) en assurer le suivi administratif et financier en fonction des employeurs et sources
de financement : CNRS, UGA, Grenoble INP
Vérifier la conformité et les échéances des dossiers : conventions d'accueil pour les personnels
étrangers, publication des offres, instruire les demandes d'accueil auprès du Fonctionnaire Sécurité
Défense
Suivre les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles RH
Informer et conseiller les membres du laboratoire et la direction
Organiser l'accueil des nouveaux entrants (journée d'accueil, intégration), les accompagner dans
leurs démarches administratives

Assistante de direction :
Travailler en collaboration étroite avec l'équipe de direction d'un département scientifique et en
particulier son directeur, instruire les dossiers complexes et confidentiels, vérifier la conformit
réglementaire
Coordonner l'agenda ; planifier et préparer les réunions et participer aux instances du département,
rédiger des comptes rendus, courriers et rapports
Suivre les personnels permanents et non permanents (CDD IT, visiteurs, stagiaires), appliquer les
procédures CNRS/UGA, instruire des conventions de stage, accompagnement administratif des visiteurs,
y compris en anglais ; mise à jour des organigrammes
Contribuer à l'organisation de conférences et ateliers de recherche

ACTIVITES COMMUNES AUX 2 POSTES
Mettre à jour les bases de données des personnels dans les applications, assurer le suivi des
indicateurs et tableaux de bord
Participer aux réunions et à la vie du service administratif
Interagir avec les membres de l'institut et les partenaires extérieurs
Assurer la circulation de l'information
Concevoir des supports de présentation
Prendre en charge des projets transverses
Mettre à jour les pages web de la direction/administration, production et diffusion d'informations

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l'une des plus importantes institutions publiques au monde : femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l'Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l'international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l'innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Descriptif du profil recherché

Contexte :
L'institut NEEL est un laboratoire qui compte plus de 450 personnes dont 120 chercheurs, 50
enseignants chercheurs,120 ingénieurs et techniciens et près de 150 personnels non permanents
(doctorants, post-doctorants, CDD) et plus de 120 étudiants stagiaires par an. Son budget annuel
consolidé est d'environ 39M€.
Le laboratoire compte 16 équipes de recherche et 11 pôles technologiques et 6 services communs dont
le service administratif.
Le service est composé de 11 personnes chargées de l'aide au pilotage, de la gestion des ressources
humaines, de l'élaboration des dossiers de recrutements, des conventions de stages, de la mise à
jour et de l'alimentation des différentes bases de données du personnel. Il est chargé du suivi des
projets nationaux et européens, mais aussi de la communication et de la diffusion d'informations
internes et externes, de l'organisation des conférences, et d'alimenter et mettre à jour le site web
du laboratoire.
Le service est structuré pour que chacun de ses personnels ait en charge un ou plusieurs domaines
d'activité : suivi des affaires administratives de la direction, ressources humaines, accueil et
suivi des personnels permanents et non permanents, suivi des projets européens et projets nationaux,
communication interne et externe, coopération internationale, organisation de manifestations
scientifiques, sureté.
Au sein du service administratif, l'agent recruté travaillera sous la responsabilité hiérarchique de
la responsable administrative. Des formations externes seront proposées pour faciliter la prise de
poste. Un système de tutorat interne au service sera également mis en place pour une prise de
fonction optimum.

Ce poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique
(PPST) et nécessite conformément à la réglementation, une autorisation par l'autorité compétente du
MESR.
Competence :
Savoirs :
- Maitriser les techniques de secrétariat et de communication ;
- Savoir hiérarchiser et traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en
vérifier la conformité ;
- Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités ;
- Extraire les données des systèmes d'information, mettre à jour et exploiter les bases de données ;
- Maitriser les logiciels de bureautique courants ;
- Connaitre le fonctionnement des organismes de recherche

Savoir-faire opérationnels :
- Posséder d'excellentes qualités rédactionnelles ; rédiger des synthèses ;
- Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers ;
- Mettre en œuvre des méthodes et rédiger des procédures de gestion administrative ;
- Planifier les activités et respecter les échéances ;
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion

Compétences linguistiques
- Anglais : Compréhension écrite et orale serait un plus

Savoir être :
- Respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion ;
- Être autonome et être force de proposition ;
- Avoir un bon relationnel
- Communiquer et faire preuve de pédagogie, savoir s'adapter aux divers publics du laboratoire et
aux interlocuteurs extérieurs
- Posséder un esprit méthodique et rigoureux ;
- Posséder de bonnes capacités d'adaptation ;
- Travailler en équipe ;
- Avoir un fort sens du service

Temps plein

Oui

Informations complémentaires
Informations complémentaires

Campgane hiver 2026

Localisation du poste

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Isère (38)

Géolocalisation du poste

GRENOBLE

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

38000 GRENOBLE (France)

Critères candidat
Niveau d'études / Diplôme

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Spécialisation

Comptabilité, gestion

Langues

Français (Seuil)

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