Hôte(sse) d'accueil et assistant(e) administratif(ive)

GL events, groupe intégré des métiers de l'événement, opère sur trois segments : organisation d'événements, gestion d'espaces et services pour salons et congrès. Son modèle repose sur des centres de profits à taille humaine, favorisant proximité client, épanouissement professionnel, autonomie et responsabilité. Avec 1427 M€ de CA dont 45% à l'international, GL events s'appuie sur ses collaborateurs dans plus de 90 pays pour poursuivre son développement.

Mission générale

Réceptionner les appels, accueillir les visiteurs, les clients, les fournisseurs, les prestataires, les locataires. Assurer régulièrement des tâches administratives et commerciales en interne.

Missions et responsabilités

1. Accueil :

Accueil téléphonique :

• Distribuer les appels.
• Prendre les messages, les communiquer par messagerie interne.
• Renseigner, informer le grand public, les clients, les fournisseurs, les prestataires.

Accueil physique :

• Filtrer la totalité des visiteurs du site.
• Accueillir les visiteurs, les clients, les fournisseurs et prestataires.
• Les annoncer, les faire patienter, les guider.
• Les renseigner (liste salons,...).
• Rendre divers services aux clients (renseignements, commande de taxi, Plans, guide des restaurants et hôtels, commande de fleurs…).

2. Services administratifs et commerciaux :

Administratif & Financier :

• Envoi et suivi des bons de commandes fournisseurs (tous services)
• Réceptionner les factures d'achats et les rapprocher des bons de commandes
• Centralisation des états de stocks mensuels (tous services)
• Achats et gestion des stocks de fournitures administratives et informatiques.
• Envoi de courrier (tous services)
• Réception et répartition du courrier (tous services)
• Gestion des plannings intérimaires
• Rédaction de courriers (tous services)

Autres commandes :

• Horaires lignes de bus et métro.
• Plans, guides des restaurants, hôtels.
• Guides horaires aéroport, guides des Espaces.
• Documentation liée à la Poste (accusé de réception, etc…).

Commercial :

• Assurer le tri des appels commerciaux entrants et traiter les demandes simples.
• Donner une première information commerciale afin de ne passer au Chef de Projet concerné que les demandes qualifiées.
• Envoyer par email ou par courrier les plaquettes mises à sa disposition.
• Missions ponctuelles de mise à jour de bases de données commerciales.
• Missions ponctuelles d'envoi de mailing commerciaux.

3. Autres actions :

• Assurer la rédaction et le classement des courriers et autres documents (compte-rendu, procédure, note interne, courrier, etc.),
• Archiver les factures fournisseurs
• Assurer une permanence physique sur les créneaux horaires définis.
• Envoyer par fax ou par mail la liste des hôtels, des salons, des plans d'accès.
• Gestion du courrier (Site et locataire).
• Aider à la réalisation des mailings et assurer les mises sous pli.
• Relier les dossiers.
• Archiver les dossiers de manifestations.
• Location de voitures.
• Transport : coursier (préparation des colis).
• Voyages et déplacements : billets de train et d'avion.
• Réservation hôtelière : selon le budget et lieu de rendez-vous.
• Réservations-restaurants.

4. Social :

• Mettre à jour le planning de présence et absence du personnel et distribution aux responsables de services.
• Imprimer chaque semaine un état GT de l'ensemble des collaborateurs du service.
• Établir via la GT ou tableau Excel, un planning des congés et état de présence des collaborateurs.

Profil administratif avec une première expérience sur le même type de poste.

Aisance relationnelle et rédactionnelle.

Poste à pourvoir en CDD de 6 mois en vue d'une embauche en CDI.

Temps partiel pouvant se transformer en temps plein avec les horaires suivants : 8h-12h et 13h30-17h00 du lundi au vendredi (32,5h).