en gestion administrative

Mission : Réaliser, de manière polyvalente des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines au sein de l'UMR PALOC, dans un environnement multi-tutelles (CNRS-IRD-MNHN).

La mission de l'agent, placé sous la responsabilité directe de la direction de l'UMR PALOC, s'exerce à trois niveaux :

1° en collaboration quotidienne avec le reste de l'équipe administrative de l'UMR

2° en contact avec les services administratifs et financiers des différentes tutelles et des partenaires extérieurs de l'UMR, et en priorité avec les services de l'IRD, qui sera la principale tutelle gestionnaire à partir de 2026

3° en appui constant des membres de l'UMR (chercheurs, doctorants, IT), notamment en leur transmettant les informations pertinentes de gestion (rappel des procédures, contact utiles, fonctionnement de l'UMR, suivi des demandes de missions et commandes, etc.).

Activités :

1. Domaine administratif

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

• Assurer la gestion courante de l'UMR en appliquant les procédures dédiées : Bon de commande, service fait, montage de mission, soutien organisationnel et logistique.

• Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion.

• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information

• Répondre aux enquêtes des institutions concernant la gestion administrative.

2. Domaine RH

• Faire des tableaux de suivi concernant les effectifs de l'UMR en étant en alerte sur les arrivées et départs

• Alimenter les plateformes de suivi des ressources humaines

• Protéger les données RGPD (données personnelles des agents).

3. Domaine financier

• En appui à la direction de l'UMR et en collaboration avec la chargée de gestion administrative IRD, réaliser des tableaux de bord pour suivre l'exécution du budget.

• Suivre le circuit d'une convention et s'assurer de sa mise en signature en étant en contact permanent avec le partenaire et les services concernés des tutelles.

4. Appui logistique et d'animation pour l'ensemble du collectif

• Assurer la circulation de l'information à travers différents supports (mails, drive, affichage) et être garant(e) de la transmission des directives et informations émanant de la Direction auprès des personnels de l'Unité.

• Préparer des supports de présentation lors de réunions.

• Appuyer les chercheurs de l'UMR dans leurs démarches en les orientant vers les bons interlocuteurs et en leur transmettant la réglementation en cours, y compris dans le montage des missions.

Ces quatre activités concernent l'ensemble des attributions du pôle administratif et financier de PALOC. À l'issue du recrutement, une répartition des tâches sera définie en concertation avec la Direction et les trois personnes composant ce pôle.

Vous avez développé les compétences suivantes :

· Capacité à évoluer efficacement dans un environnement de travail complexe, en respectant les calendriers et les contraintes de gestion.

· Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, messagerie, etc.), ainsi que des logiciels, applications et plateformes spécifiques aux différentes tutelles (SIFAC, MAP, DAM, SORGHO, Notilus…), avec possibilité de perfectionnement par la formation professionnelle.

· Connaissance des organismes publics de recherche et de la réglementation applicable (missions, gestion de la commande publique).

· Aptitude à élaborer des états de synthèse et à rédiger des rapports ou documents administratifs.

Vous faites preuve des qualités humaines suivantes :

· Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation

· Dynamisme et sens de l'initiative.

· Goût prononcé pour le travail en équipe et le partage d'informations.

· Qualités d'écoute et de communication.