coordinateur événementiel et logistique

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.

Vous souhaitez rejoindre la direction de la communication qui est en charge de valoriser l'ensemble des actions et politiques publiques notamment sur les grandes manifestations organisées par la collectivité.

Elle compte aujourd'hui 18 agents répartis au sein des pôles Relations Presse, Editions, Evénementiel, Digital et Communication interne.

Dans le cadre d'un remplacement de poste, la direction de la communication recherche un coordinateur(trice), en contrat à durée déterminée à partir de mars 2026 pour assurer la mission de coordination événementielle et logistique des événementiels et partenariats de la collectivité.

En tant que tel (le), vous assurerez :

• Le suivi, la mise en œuvre technique, opérationnelle et logistique des grands événements du territoire (Equidays et Vélodays) ;
• Le suivi et la mise en œuvre des partenariats et des actions événementielles comprenant la coordination des équipes mobilisées en interne comme en externe ainsi que la coordination opérationnelle et logistique de la visibilité de la collectivité.

Votre activité sera répartie de la façon suivante :

• Coordination événementielle et logistique des « grands événements » en binôme (60%);
• Coordination des partenariats (10%) et des actions événementielles (30%).

Coordination événementielle et logistique des grands événements (60%) :

Gestion de projet

• Appui dans la coordination et le suivi de l'organisation logistique et opérationnelle de l'événement et de son rétro planning associé ;
• Participation aux COTECH et COPIL internes, prospection de nouvelles animations, suivi administratif ;
• Coordination de l'équipe en interne, au sein de la direction de la communication et en transversalité avec les autres directions/services (Direction générales adjointes, volontaires du Département du Calvados...) ;
• Coordination des partenaires externe (collectivités, prestataires…), en transversalité,
• Suivi du calendrier de réunions internes et externes, comptes rendus, diffusion des informations aux différents canaux de communication ;
• Participation à la rédaction du bilan et de l'évaluation ;
• Reporting du suivi d'activités.

Communication

• Suivi du plan de communication dans le respect du rétro planning établi,
• Relai privilégié pour fournir des contenus aux différents interlocuteurs internes et externes ;
• Appui dans la coordination transversale pour la réalisation des supports et outils de communication en lien avec les pôles référents au sein de la direction de la communication (édition, réseaux sociaux, digital, communication interne, presse).

Coordination des partenariats et des actions événementielles (40%)

Gestion de projet

• Suivi de vos projets : négociations, exécution des prestations, suivi administratif et budgétaire, bilan ;
• Mise en œuvre sur le terrain (signalétique, goodies…) avec les équipes techniques mobilisées en interne comme en externe (organisateurs, partenaires, prestataires de services) ;
• Diffusion de l'information liée aux événements que vous suivez ;
• Reporting régulier de votre suivi d'activité avec les outils de pilotage mis à disposition (tableaux de bord, notes et comptes rendus, supports de présentation…) ;
• Représentation du Département du Calvados sur les événements.

Coordination logistique commune à toutes les missions

• Soutien logistique, technique et opérationnel sur les événements :

o Chargement, transport, montage, démontage, déchargement, stockage et rangement du matériel événementiel ;

o Suivi des installations liées à la manifestation ;

o Mise en place et suivi des supports de communication ;

o Coordination des ressources humaines et du planning associé.

• Coordination de la mise en œuvre de la visibilité du Département du Calvados sur les événements (gestion, suivi, conformité du matériel événementiel…)

• Vous maîtrisez la gestion de projet et possédez des connaissances en organisation événementielle ;

• Une bonne maîtrise du Pack Office est souhaitée ;
• Vous vous appuyez sur votre rigueur et un sens aigu de l'organisation (planification, suivi...) pour mener à bien vos missions ;
• Vos qualités relationnelles, votre réactivité, votre dynamisme et votre esprit d'équipe sont des atouts indispensables ;
• Vous avez une bonne gestion du stress et de la priorisation des urgences à traiter ;
• Au regard de l'activité, les missions impliquent ponctuellement d'être mobilisé(e) le week-end et en soirée avec des déplacements sur le territoire ;

• Le permis de conduire est obligatoire.

• Bac + 3 – spécialisation notamment en gestion de projet événementiel.

• CDD à temps plein 18 mois
• A partir de mars 2026