Assistant medico-administratif h/f unite medecine programmee

Le Centre Hospitalier de Laval est un établissement public de santé, établissement support du Groupe Hospitalier de Territoire des Hôpitaux de la Mayenne et du Haut Anjou avec 1 056 lits dont 430 de MCO, urgences, SSR, psychiatrie. Il est l'établissement de recours pour l'ensemble du territoire et dessert un bassin de population de habitants.

Le Groupement Hospitalier de Territoire de la Mayenne et du Haut Anjou (GHT 53) regroupe 3 établissements de santé avec plateau technique MCO (CH Laval, CH Nord-Mayenne, CH du Haut-Anjou) et 4 hôpitaux de proximité (CH Local du Sud-Ouest Mayennais, CH Ernée, CH Evron et CH Villaines-la-Juhel). Il porte le projet et le pilotage de l'établissement lavallois et du GHT 53.

L'établissement totalise 2500 salariés et une communauté médicale de 160 praticiens. Il propose une offre médico-chirurgicale complète et dispose d'un plateau technique de haut niveau : bloc opératoire, maternité niveau 2B, IRM, scanner, plateau technique de rééducation, médecine du sport, cardiologie interventionnelle, réanimation.

Notre Unité de Médecine Programmée recherche un(e) nouveau(elle) collaborateur(trice) en tant qu'assistant(e) médico-administratif(ve).

Vos missions sont :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique,
• Réceptionner, traiter et orienter les appels,
• Procéder à la frappe des comptes rendus d'hospitalisation, des courriers divers
• Vérifier et traiter les différents statuts des documents dans sillage
• Prendre les rendez-vous d'examens et de consultations qui découlent de l'hospitalisation
• Saisie des données liées à l'activité médicale sous la responsabilité des praticiens,
• Envoyer les courriers aux médecins traitant concernant le séjour de leur patient (LIFEN),
• Assurer le suivi, le classement et l'archivage et manutention ++ des dossiers médicaux,
• Traitement des demandes d'accès au dossier médical,
• Réceptionner et distribuer le courrier
• Traiter les documents des anapath (frappe ou création, envoi)
• Réceptionner et vérifier les plages de réservation
• Envoi aux patients des convocations pour l'hospitalisation à venir
• Faire les pré-admissions dans GAM
• Vérifier les entrées du jour et saisir les médecins référents dans CORA
• Traiter demandes diverses concernant les séjours du bureau des entrées (feuille 100% ALD, reports séjours, annulations de séjours…)
• Gérer la boite mail (courriers, agenda et rappels)
• Commandes de fournitures de bureau Fiducial
• Création du fichier Excel de programmation

Vous disposez du diplôme de secrétariat médical ou BTS SP3S, Baccalauréat ST2S.

Compétences requises :

• Travail en collaboration avec les différents secrétariats,
• Rigueur et autonomie dans la gestion des missions affectées à l'AMA (classement des dossiers médicaux, transmissions des informations aux médecins et aux membres de l'équipe, respect des consignes),
• Capacité à s'organiser en tenant compte des priorités,
• Capacité à gérer les interruptions de tâches,
• Capacité à se former et à acquérir des nouveaux outils bureautiques (nouveaux matériels, nouveaux logiciels) et une nouvelle organisation,
• Participation à des groupes de travail.
• Respect du secret professionnel,
• Capacités relationnelles envers les personnes accueillies physiquement et téléphoniquement ;

Informations complémentaires :

• date de prise de poste à déterminer
• Poste basé à Laval (53)
• Rémunération : selon grille FPH
• Vous bénéficier des avantages : 15 RTT/an, participation aux transports en commun, Réfectoire, avantage CGOS dés l'embauche, Supplément Familial de traitement ( si enfant), Primes diverses, Salle de sport à disposition gratuitement dans l'établissement.

Horaires :

Conformément au guide du temps de travail du Centre Hospitalier, les horaires de travail sont de 7 h 30 par jour, repos fixe. Samedi Dimanche et jours fériés.

Les horaires d'ouverture du secrétariat sont de 8 h à 17h30 avec un temps de repas de 45 minutes (pointage obligatoire) et de 8h à 17h pendant les vacances scolaires

Les horaires de base requis sont les suivants :

• Postes de « Back » : 8h00 – 16h15
• Poste de « Front » : 9h15 à 17h30 (sauf période de vacances scolaires : 8h45 – 17h)

Le planning est élaboré par roulement sur 3 semaines.