Secrétaire Général H/F

CONTEXTE ET FINALITE DU POSTE :

Le Secrétaire Général occupe une fonction stratégique d'appui à la Direction de l'Institut Régional de Réadaptation, qui comporte trois filières, locomoteur adultes, neurologie adulte et pédiatrie, réparties sur trois sites, Nancy, Lay St Christophe et Flavigny.

Sous l'autorité du Directeur d'établissement, le Secrétaire Général pilote la gestion administrative, financière, hôtelière et technique de l'établissement.

Il veille à la bonne application des orientations de la Direction, organise et supervise les activités placées sous sa responsabilité.

Membre du Comité de Direction de l'établissement, il veille à la bonne application des consignes institutionnelles et à la cohérence des procédures internes, garantissant la qualité, la sécurité et l'efficience du fonctionnement de l'établissement.

Il contribue activement à l'atteinte des objectifs de l'établissement, dans un contexte de tension économique et de plan de retour à l'équilibre, suivi en lien avec la Direction Régionale de l'UGECAM Nord-Est et la Direction Nationale du Groupe.

MISSIONS PRINCIPALES :

I. Gestion administrative et budgétaire

1. Administration générale

• Participer activement au développement et à la mise en place des processus administratifs, et en assurer la supervision ;
• Assurer la coordination des tâches administratives nécessaires au fonctionnement de la direction d'établissement ;
• Être garant des procédures administratives internes ;
• Assurer le suivi administratif des relations avec les partenaires institutionnels et opérationnels ;
• Assurer les relations avec les fournisseurs et prestataires dans son périmètre ;

• Centraliser les informations et assurer une veille administrative et réglementaire dans son domaine d'activité

• Pilotage budgétaire et financier (médico-économique)

• Préparer et assurer le suivi de budget(s) de l'établissement, en lien étroit avec les services de la Direction Régionale de l'UGECAM ;

• Élaborer et suivre les demandes de subventions et conventions associées ;
• Développer et analyser des tableaux de bord financiers et de pilotage et en assurer la cohérence, l'appropriation et le suivi ;
• Veiller à la diffusion d'indicateurs auprès de la Direction, de l'encadrement, voire des équipes ;
• Suivre les résultats financiers des filières et proposer des évolutions et ajustements pour améliorer l'efficience économique de l'établissement ;
• Participer à l'élaboration de l'EPRD et en assurer le suivi du respect de la trajectoire ;
• Rendre compte régulièrement sur l'état d'avancement de l'EPRD et alerter la Direction d'établissement en cas d'écart(s).

II. Encadrement et pilotage des secteurs placés sous sa responsabilité

Le Secrétaire Général encadre et anime les responsables des services administratif et logistique, techniques, ainsi que des prestations hôtelières et services aux patients associés.

Il veille à favoriser la coopération et la transversalité entre ces services afin d'assurer la cohérence et l'efficacité du fonctionnement global de l'établissement.

Il accompagne les équipes dans le développement de leurs compétences et dans la conduite du changement, en cohérence avec les orientations stratégiques de la Direction d'établissement et de la Direction Régionale de l'UGECAM Nord-Est.

Il devra par conséquent superviser les missions suivantes :

1. Activité immobilière et technique

2. Proposer et suivre le plan d'investissement ;

3. Suivre les projets immobiliers de l'établissement ;
4. Organiser et superviser l'ensemble des activités logistiques et immobilières : entretien des bâtiments, maintenance des équipements non médicaux, restauration, blanchisserie, entretien des locaux ;
5. Veiller à la qualité du service rendu aux patients et à la bonne remontée des informations vers la Direction des soins ;
6. Analyser les retours patients relatifs aux éléments techniques et logistiques et mettre en œuvre les actions correctives et préventives nécessaires ;
7. Contrôler la bonne utilisation des outils de pilotage (prévisions, consommations, suivi des stocks) ;
8. Gérer les situations imprévues ou urgentes et prévoir des organisations dégradées ;

9. Suivre les prestations contractuelles et signaler tout dysfonctionnement au Directeur d'établissement.

10. Activités hôtelières et services aux patients associés

11. Piloter les prestations hôtelières (la restauration, la lingerie, le nettoyage de l'établissement) et l'accueil des patients ;

12. Contrôler la facturation des chambres particulières et des prestations annexes (repas accompagnants, etc.) en lien avec les unités d'hospitalisation ;
13. Analyser les retours patients relatifs aux prestations d'accueil et hôtelières et mettre en œuvre les actions correctives et préventives nécessaires ;

14. Etre force de proposition dans la politique d'amélioration des services aux patients.

15. Gestion administrative (achats/marchés) et ordonnancement

16. Définir, en collaboration avec le Directeur des soins, les besoins d'achats des services de soins et de rééducation ;

17. Élaborer et suivre le budget prévisionnel des dépenses sous l'autorité du Directeur ;
18. Mettre en place des outils de pilotage adaptés pour le suivi des consommations et des coûts ;
19. Garantir l'application des procédures de marchés publics : mise en concurrence, suivi des marchés, anticipation des reconductions et avenants ;
20. Assurer la relation avec les titulaires des marchés publics et diffuser les informations nécessaires aux structures concernées.

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COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :

• Compétences techniques :

• Concevoir et mettre en place des outils de pilotage et de travail collaboratif (tableaux de bord, outils partagés) ;

• Posséder de solides compétences comptables ;
• Maîtriser les procédures administratives, budgétaires et de marchés publics ;
• Connaître le cadre réglementaire du secteur sanitaire ;
• Observer, analyser et anticiper les situations ;
• Gérer efficacement et rationnellement les difficultés.

• Compétences comportementales :

• Posséder des qualités d'expression orale et capacités rédactionnelles ;

• Avoir le sens du service, du travail en équipe et du relationnel ;
• Etre force de proposition, d'impulsion et de motivation ;
• Posséder des capacités d'animation, d'organisation et de gestion de projets ;
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité ;
• Disposer d'une grande disponibilité et de capacités d'adaptation.

FORMATION ET EXPERIENCE :

• Diplôme : Bac +5 en économie, finance, droit, gestion, contrôle de gestion ou audit.
• Expérience confirmée dans le domaine sanitaire ou médico-social.

CONDITIONS D'EXERCICE :

• Résidence administrative : Nancy. Des déplacements réguliers seront à prévoir sur les sites de Flavigny-sur-Moselle et Lay-Saint-Christophe.
• Participation aux instances et réunions de direction.
• Contrat : CDI temps plein
• Temps de travail : 39h00 hebdomadaire (20 RTT par an)
• Rémunération : Niveau 8 - Coefficient : 420 de la grille du personnel employés et cadres des établissements et œuvres relevant de la CCN des Organismes de Sécurité Sociale.

RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES :

• Rattachement hiérarchique : Directeur d'Etablissement

CANDIDATURE

Amandine ETIENNE – Responsable des Ressources Humaines

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Contact :

Le candidat retenu devra se conformer aux exigences de la politique de sécurité du système d'information de l'organisme.

• RTT
• Jours de congés supplémentaires

• Travail en journée