Assistant(e) Administratif(ve) et Distribution Clinique

Poste à pourvoir dans le cadre d'un CDD de 12 mois

Ipsen est un groupe biopharmaceutique mondial engagé à améliorer la vie des patients ainsi que leur état de santé, grâce à des médicaments innovants en oncologie, neurosciences et maladies rares. Nous sommes engagés dans la recherche de solutions nouvelles à des maladies présentant d'importants besoins non satisfaits et pour l'amélioration de la qualité de vie des patients. Pour atteindre cet objectif, Ipsen est engagé dans le développement de ses plus de 5000 collaborateurs présents dans 37 pays.

Au sein de l'organisation globale du Développement Pharmaceutique, présent en Europe et en Amérique du Nord, vous contribuez activement à la stratégie : devenir un centre d'excellence dans le développement des entités biologiques comme les toxines, les entités chimiques comme les petites molécules et les peptides ainsi que les dispositifs médicaux.

Intégré à l'organisation GCSM (Global Clinical Supply Management) le département Logistique Produits Finis garantit la mise à disposition dans les quantités et délais impartis et, selon les exigences de qualité requises, des produits expérimentaux nécessaires au déroulement de toutes les études cliniques gérées par Ipsen à travers le Monde. Le département est responsable du conditionnement des produits expérimentaux, de l'expédition /réception ainsi que retour/destruction des produits pour études cliniques.

Le rôle de l'Assistant(e) Administratif(ve) et Distribution Clinique est d'organiser les activités relatives à la distribution des produits expérimentaux (kits patients), dans le respect des demandes de nos clients, des procédures et règlementations mondiales en vigueur.

Responsabilités Principales & Compétences Techniques

Acteur clef de l'organisation Logistique Produits Finis, les missions principales de la fonction sont :

• Suivi des activités externalisées de distribution :
• Contrôle de l'exécution des envois depuis les dépôts locaux sous-traités : vérification de la compliance documentaire, actualisation du tracker de suivi d'expéditions sous-traitées, archivage des documents dans l'outil centralisé études cliniques
• Réconciliation entre factures et commandes concernant la prestation de sous-traitance de distribution : mise à jour du tracker dépenses versus budget
• Actualisation des indicateurs d'activité, support aux changements, rédaction documentaire, communication des indicateurs
• Pour les activités internes, aider au suivi des étapes depuis la réception de la demande clinique jusqu'à l'expédition des produits expérimentaux, incluant :
• La préparation et la gestion documentaire des expéditions
• La réservation du transport et suivi des expéditions pour permettre la réception dans les temps auprès des centres investigateurs ou centres dépôts dans les différents pays, conformément aux conditions de stockage spécifiées
• L'actualisation du suivi et tableaux de bords des expéditions
• La gestion du classement et l'archivage des dossiers d'expédition (papier et électronique)
• Support dans le cadre des retours de produits et inventaires des stocks

• Contrôler la conformité des dossiers de réception (produit semi-finis)

• Participer à tout projet en lien avec l'activité du Département Logistique Produits Finis :

Responsabilités spécifiques :

• Appliquer les Bonnes Pratiques de Distribution et les procédures Hygiène Sécurité Environnement du site
• Contribuer au suivi et à l'amélioration de la performance de l'activité
• Participer à des projets d'Amélioration Logistiques / Qualité / Sécurité / Environnement / Excellence opérationnelle
• Interagir avec les services du département (packaging clinique, sous-traitance) ainsi que transverses (Opérations cliniques, Qualité, Achats) pour apporter son support sur les questions logistiques
• Savoir analyser des situations variées, les synthétiser et communiquer

Connaissances & Expérience

Connaissances & Expériences (indispensables):

• Connaissance des Bonnes Pratiques de Distribution
• En administration des ventes, commerce international, logistique, dans le domaine pharmaceutique

Connaissances & Expérience (souhaitées):

• Suivi budgétaire,
• Actualisation et communication des indicateurs de performance de son activité

Formation / Diplômes (indispensables):

• BAC avec une expérience confirmée de 3 ans minimum

Formation / Diplômes (souhaitées):

• BAC+2 en logistique Export et/ou Commerce International avec expérience

Langue(s) (indispensables):

• Français
• Anglais : Lu et parlé (niveau intermédiaire a minima)

Possibilité de télétravail en fonction de l'activité