Office Manager H/F

À propos de Mata Capital

Mata Capital est un investisseur spécialisé dans le private equity immobilier, fondé en octobre 2015 et détenu par l'équipe de management. L'entreprise a développé une plateforme paneuropéenne avec des équipes situées à Paris, Lyon et Hambourg, opérant principalement en France et en Allemagne.Mata Capital gère près de 2,5 milliards d'euros d'actifs dans les principales classes d'actifs immobiliers : bureau, commerce, résidentiel, industriel et hôtellerie. Ses stratégies d'investissement s'inscrivent dans des profils de risque core plus et value-added, avec une vision long terme orientée vers la création de valeur.L'organisation repose sur quatre lignes d'activité : gestion de fonds, gestion d'actifs immobiliers, relations investisseurs et opérations, soutenues par une équipe d'environ 70 professionnels. Mata Capital compte plus de 30 investisseurs institutionnels et 1 500 investisseurs privés, formant une base d'investisseurs diversifiée et stable.Ses principaux atouts résident dans une capacité d'anticipation, une gestion active et une expertise immobilière reconnue.En associant discipline financière et innovation technologique, Mata Capital s'appuie sur une équipe dédiée et orientée vers les solutions technologiques pour renforcer la prise de décision, anticiper les cycles de marché et optimiser la gestion opérationnelle. Sa mission est de proposer à ses investisseurs des solutions d'investissement robustes, transparentes et responsables.Vos missions

Sous la responsabilité du Secrétaire Général de la Business Unit Corporate Services l'Office Manager aura les missions suivantes :

Gestion et maintenance des locaux

• Assurer le suivi de la maintenance préventive et curative des installations (bureaux, équipements, climatisation, sécurité, etc.)
• Superviser les travaux d'aménagement, de réfection ou de déménagement internes
• Superviser les prestataires techniques et les contrats associés (maintenance, nettoyage, sécurité, etc.)
• Contrôler la conformité des locaux aux normes en vigueur (sécurité incendie, accessibilité, hygiène)
• Superviser la gestion administrative et contractuelle liée aux sous-locations (baux, charges, refacturations, états des lieux)
• Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d'évacuation, alarmes incendie, formations incendie…)

Pilotage des services généraux

• Gérer la logistique quotidienne : fournitures, mobilier, badges, accueil, courrier, salles de réunion
• Gérer les dispositifs de contrôle d'accès et les badges collaborateurs / visiteurs
• Assurer la gestion du parc automobile, du matériel et des équipements communs
• Piloter les contrats d'assurance et de maintenance en lien avec le Secrétaire Général
• Élaborer les procédures de fonctionnement du service.

Gestion budgétaire et suivi des prestataires

• Élaborer et suivre le budget des services généraux (charges locatives, contrats, maintenance, consommables)
• Lancer les appels d'offres, négocier les contrats et suivre la qualité de service
• Mettre en place des tableaux de bord de suivi (coûts, incidents, satisfaction interne, etc.)

Management d'équipe

• Manager l'assistante administrative et l'hôtesse d'accueil
• Organiser la répartition des tâches et développer les compétences de l'équipe
• Favoriser la qualité de service et la satisfaction interne

Projets transverses et amélioration continue

• Proposer des optimisations de coûts, d'organisation et de qualité de service
• Participer à la politique de développement durable (gestion des déchets, énergie, mobilité douce, etc.)

Profil recherché

Formation & Expérience :

• Bac +3/5 en gestion des services généraux, immobilier d'entreprise, ou équivalent.
• Expérience confirmée (5 à 8 ans minimum) sur un poste similaire dans un environnement tertiaire multi-sites.
• Connaissance des obligations réglementaires liées aux ERP, sécurité incendie, et gestion de bâtiments.

Compétences techniques

• Gestion budgétaire et contractuelle
• Connaissance des réglementations sécurité et maintenance
• Management d'une équipe
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion (Excel, SharePoint, Notion ou équivalents)

Compétences comportementales

• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie
• Capacité à négocier et piloter des prestataires
• Réactivité, sens du terrain et aptitude à prioriser
• Excellent relationnel et communication avec tous niveaux d'interlocuteurs

Informations pratiques

Lieu : 18 rue Jean Giraudoux 75116 Paris

Type de poste : Cadre, CDI

Prise de poste : Dès que possible

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Lieu du poste : En présentiel