Agent administratif/H/F Accueil Institut des Agents Infectieux/ Centre de Biologie et Pathologie Nord/ Groupement Hospitalier Nord

La Direction des Plateaux Médico-Techniques (DPMT) regroupe deux pôles d'activité médicale (PAM : le pôle imagerie et le pôle de biologie et anatomie pathologique (BAP). Le PAM BAP comprend des activités de biologie médicale, d'anatomie et cytologie pathologiques (ACP), de biotechnologies et des activités cliniques de consultation. Les différents services de biologie et ACP, constituent un laboratoire unique nommé Laboratoire de Biologie Médicale Multi-Sites (LBMMS) dont l'activité est articulée autour de 3 centres de biologie et pathologie (CBP) : Centre de Biologie et de Pathologie Nord (CBPN), Centre de Biologie et de Pathologie Sud (CBPS), Centre de Biologie et de Pathologie Est (CBPE). Il comprend aussi le service d'immunologie biologique de l'hôpital Edouard HERRIOT (HEH) et le service de biologie de la reproduction situé à l'HFME.

L'Institut des Agents Infectieux (IAI) regroupe les activités de Virologie, Bactériologie et Parasitologie-Mycologie en plateaux technologiques de biologie moléculaire, sérologie, séquençage, et en secteurs conventionnelles. A cela, s'ajoutent 4 Centres Nationaux de référence de Bactériologie et de Virologie. L'IAI est situé sur le site de l'hôpital de la Croix-Rousse.

Le secrétariat IAI se situe au 2ème étage du Centre de Biologie. Il est composé de 12 secrétaires assurant l'accueil physique et téléphonique et des activités plus spécifiques aux disciplines (bactériologie, virologie et myco-parasitologie), notamment en lien avec les différents Centre Nationaux de Références (CNR des staphylocoques, CNR des Légionnelles, CNR des Virus respiratoires dont Grippe et CNR des entérovirus).

Vos missions seront plus particulièrement en lien avec le service de virologie et les CNR associés.

DESCRIPTIF DU POSTE / MISSIONS PRINCIPALES :

Accueil physique et téléphonique

• Informer les appelants de la disponibilité des résultats ou transmettre les appels vers les personnes demandées
• En cas de demande de résultats, orienter vers les biologistes d'astreintes concernés
• Orientation des appels de patients vers les structures adaptées (centres de prélèvement, consultations…)
• Accueil et orientation des visiteurs et signature du registre pour tous les secteurs IAI

Gestion du courrier :

• Edition et mise sous enveloppe des résultats extérieurs, adressage de résultats urgents par FAX
• Gestion des boîtes aux lettres numériques

Tâches bureautiques :

• Gestion des réunions des comités direction et plateaux (salle, invitations)
• Mises en forme de documents
• Mise à jour des listes de diffusion

Gestion de résultats et dossiers :

• Enregistrement de certaines demandes d'analyses adressées, contrôles de certains enregistrements (Glims, excel)
• Organisation logistique des envois
• Suivi du retour des résultats
• Classement et archivages règlementaires

Participation au système qualité et à la gestion documentaire

• Participation à l'élaboration de certaines procédures
• Traçabilité de certains dysfonctionnements
• Contribution aux suivis de revues et indicateurs

Tâches logistiques et transversales :

• Gestion des stocks de fournitures

Compétences :

• Accueillir et orienter (physique et téléphonique)
• Constituer des dossiers administratifs
• Gestion administrative
• Saisir avec fiabilité des données dans les systèmes d'information
• Connaissances bureautiques : savoir rédiger, saisir ou mettre en forme des documents (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
• Utiliser et appliquer des protocoles qualité

Savoir - Être :

• Capacité à communiquer et travailler en équipe pluridisciplinaire
• Sens de l'organisation, rigueur méthodologique, soucis de perfectionnement
• Sens des responsabilités, esprit d'initiative et facultés d'adaptation
• Conscience professionnelle, disponibilité, adaptabilité et autonomie