Office Manager

Bienvenue chez NANOCODE

Participer à l'aventure Easylience, c'est bien plus qu'un simple poste : c'est rejoindre Nanocode, à la fois cabinet de conseil et éditeur d'une solution SaaS de pointe dédiée au pilotage des situations d'urgence et de crise.

Notre double ADN : conseil + éditeur - nous place parmi les leaders mondiaux du secteur et nous permet d'accompagner nos clients depuis la définition de leur stratégie de résilience jusqu'au déploiement opérationnel de nos technologies innovantes.

Nous recherchons
un Office Manager F/H
capable d'assurer la gestion administrative et opérationnelle quotidienne : support comptable et RH, gestion des contrats, suivi des fournisseurs, administration des ventes. De plus, vous facilitez la communication interne et coordonnez les différents services.

Vos missions

Vous êtes notamment en charge des missions suivantes :

• Ressources Humaines

-Suivi administratif des salariés (contrats, avenants, dossiers du personnel)

-Gestion des entrées/sorties : formalités d'embauche, DPAE, attestations, offboarding

-Suivi des absences, congés, arrêts et visites médicales

-Interface avec les organismes sociaux (mutuelle, prévoyance, médecine du travail, URSSAF)

-Interface avec le cabinet de paie et contribution au processus de paie

-Mise à jour des registres légaux et du SIRH.

-Suivi des obligations légales (formations obligatoires, DUERP, etc.)

-Reporting RH

-Organisation d'événements internes et actions de cohésion

• Comptabilité / Gestion / ADV

-Vérification et mise à disposition des pièces comptables pour le cabinet comptable

-Rapprochement bancaire

-Suivi des notes de frais, factures clients et fournisseurs

-Mise à jour de la base de données clients dans l'ERP

-Préparation de la facturation clients.

-Recouvrement et gestion des litiges en collaboration avec le pôle commercial et la DAF

• Services généraux et achats

-Accueil physique et téléphonique des visiteurs

-Gestion des bureaux et des équipements (maintenance, sécurité, fournitures, aménagements)

-Gestion des prestataires (ménage, maintenance, sécurité, etc.)

-Organisation des déplacements professionnels

-Organisation logistique des événements internes (séminaires, réunions, team building)

-Gestion du courrier

-Gestion administrative des achats

• Juridique & conformité

-Suivi administratif des dossiers juridiques (baux, contrats)

-Suivi administratif des assurances

-Gestion des contrats clients/fournisseurs/sous-traitants et archivage

-Veille sur les obligations légales et administratives de l'entreprise

• Support à la Direction

-Planification et préparation des différents Comités

-Rédaction de supports de communication interne (comptes rendus, rapports, notes de service)

-Collecte et mise en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)

Poste basé à Cesson-Sévigné (35), avec 2 jours de télétravail/SEM (lundis et vendredis)

Votre profil

Vous avez une expérience au minimum de 5 ans sur un poste d'assistante d'agence ou office manager.

Vos softs skills

• Organisation et méthode
• Respect de la confidentialité
• Autonomie et prise d'initiatives
• Réactivité
• Bonnes qualités relationnelles

Vos compétences techniques

• Gestion administrative, gestion du personnel
• Rédaction et mise en forme de documents
• Adaptation aux différents interlocuteurs
• Organisation d'évènements

Votre parcours candidat

Entretien RH & Test

Entretien Manager

Entretien Direction

Le poste nécessite une habilitation gouvernementale et est soumis à enquête administrative.

Pourquoi nous rejoindre ?

Impact immédiat : vos idées amélioreront concrètement la gestion des crises pour des organisations de toutes tailles, partout dans le monde.

Équipe passionnée et expérimentée : vous évoluerez aux côtés d'experts reconnus, dans un environnement où l'entraide et la montée en compétences sont naturelles.

Culture d'innovation : R&D, intelligence artificielle, cybersécurité... nous repoussons sans cesse les limites pour anticiper les défis de demain.

Croissance soutenue : pour accompagner notre développement, 35 nouveaux talents aux profils variés seront recrutés dans les 12 prochains mois.