secrétaire médicale

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (14è arrondissement), il est composé de 3 sites : Cochin, Port-Royal et Tarnier. Il dispose de services de référence tant au plan national qu'international autour de la cancérologie, la périnatalogie, les maladies de système, les maladies auto-immunes, le diabète, l'ophtalmologie, le thorax, l'ostéoarticulaire. Grâce à ses deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie, l'hôpital Cochin Port-Royal propose une prise en charge innovante à la pointe de la technologie.  

Date de parution

/01/2026

Métier

Autres fonctions administratives - Administratif - Autres métiers

Intitulé du poste

secrétaire médicale /adjoint administrative F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Rémunération

Selon la grille de la fonction publique hospitalière

Télétravail

Non

Présentation du service

Le groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université Paris Cité regroupe les hôpitaux Broca-La Collégiale, Cochin - Port-Royal, Corentin-Celton, Européen Georges-Pompidou, Necker-Enfants Malades, l'Hôtel-Dieu et Vaugirard-Gabriel-Pallez. Il couvre le centre- ouest de Paris.

Ses hôpitaux universitaires offrent à tous les âges de la vie, une prise en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes.

Il s'est organisé autour de 17 Départements Médico-Universitaires (DMU) multi sites.

Le DMU BIOPHYGEN regroupe les différents laboratoires du GHU sauf l'anatomopathologie.

Le laboratoire de Cytogénétique (génétique chromosomique) et de génétique moléculaire (génétique du système et d'organe) constituent le service de médecine génomique des maladies du système et d'organe (SMGMSO) qui fait partie de la fédération de génétique du DMU

Composition de l'équipe :

Equipe médicale:2 PU-PH (dont 1 chef de service et 1 Adjoint au chef de service), 3 PH, 1 AHU, 1 PHC, 2 internes

Equipe non médicale : 1 cadre de santé, 12 techniciens de laboratoire, 5 secrétaires médicales, 1 agent hospitalier

 Ouverture : 

du lundi au vendredi sur une amplitude horaire de 8h00 à 17h30

Au quotidien, base horaire de 7h30 (recrutement hors APHP, CDD, reprise après disponibilité ou congé parental) ou 7h36 (titulaire APHP) + 14 min de temps additionnel

Horaires journaliers théoriques : 9h16-17h (si en 7h30) ou 9h10-17h (si en 7h36)

Vos missions

Assure sous la responsabilité et le contrôle effectif de l'encadrement, le traitement et la coordination des informations médico-administratives du patient et des dossiers médicaux, l'organisation des consultations médicales en tenant compte des directives de la Norme NF EN ISO 15189 et des textes réglementaires en vigueur, participe à la communication entre le service et les correspondants extérieurs.

•  Réceptionner les demandes d'examens transitant par le CDTE et les transporteurs Enregistrer les informations relatives au dossier patient dans le Système de Gestion du Laboratoire (SGL) après contrôle des conformités pré-analytiques et administratives
•  Déclarer et gérer les non-conformités pré-analytiques (nature et date de péremption des dispositifs de prélèvements de diagnostic in vitro)
•   Déclarer et gérer les non-conformités administratives des dossiers patients auprès des services prescripteurs (en particulier identito-vigilance, consentement, coordonnées du prescripteur, etc …)
•   Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver des courriers
•   Gérer des messages électroniques
•   Envoyer les comptes rendus aux médecins prescripteurs (par mail APHP, MS Santé et/ou courrier)
•   Informer systématiquement par téléphone les secrétariats cliniques de l'envoi de résultats anormaux
•   Traiter, organiser et classer les documents au format papier du dossier médical
•   Numériser les documents du dossier médical (prescription, consentement, compte rendu clinique, compte rendu de résultats, …), les enregistrer et les classer dans le SGL
•   Classer et archiver en interne du service les dossiers médicaux papier
•   Classer les dossiers médicaux papier en vue d'externalisation conformément au CCTP du titulaire du marché central
•   Déposer et distribuer le courrier dans le service
•   Participer aux consultations médicales (conseil génétique) : prise de rendez-vous sous ORBIS, accueil des patients, recueil des éléments médicaux à la prise en charge du patient
•   Gérer le planning des personnels de consultation (PM et PNM)
•   Préparer la RCP Cytogénétique/CECOS
•    Participer au rapport annuel de l'Agence de Bio Médecine (suivi des issues de grossesse)
•    Participer à la facturation des actes de biologie réalisés pour les établissements hors APHP
•   Participer à la gestion des stocks de fournitures de bureau
•   Participer à la continuité de service du secrétariat
•   Participer à la formation continue selon la réglementation en vigueur

Profil recherché

Secrétariat médical ou médico-social et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV)
BTS assistante de direction (niveau III)

Horaires de travail

amplitude en 7h30 ou 7h36 selon OTT de 2016

Les avantages de l'AP-HP
Schéma Horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Vos avantages à l'AP-HP

• Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
• Places en crèche disponibles
• Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances…)
• Remboursement partiel du titre de transport
• Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilâtes, boxe…), salle de repos en libre accès…

Possibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L'encadrement est à l'écoute de vos souhaits de carrière

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Paris 14

Hôpital et/ou site

Hôpital Cochin - Port-Royal - Paris 14 (GHU Centre)

Service d'affectation

Laboratoire de CYTOGENETIQUE (Fédération de génétique)

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