Secrétaire IFMEM 75

Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.

PRESENTATION GENERALE DE L'INSTITUT

L'Institut de Formation des Manipulateurs d'Electroradiologie Médicale (MEM) Esquirol est situé au 3-5 Avenue Esquirol – 69424 Lyon cedex 03.

Le site accueille :

• l'Institut de Formation d'Ambulanciers,
• l'Institut de Formation de Manipulateurs d'Electroradiologie Médicale,
• l'Institut de Formation en Soins Infirmiers,
• l'Institut de Formation d'Aides-Soignants,
• le centre de documentation.

PRESENTATION DE L'IFMEM

L'institut de Formation des Manipulateurs d'Electroradiologie Médicale Esquirol assure la formation d'étudiants MEM sur 3 ans.

• Capacité d'accueil : 70 étudiants MEM par promotion
• Ressources humaines : 7 ETP formateurs et 1,75 ETP secrétaires
• Relations hiérarchiques : Direction des Soins (Directeur)
• Relations fonctionnelles : Cadres de santé formateurs, formateurs des autres instituts de formations, intervenants extérieurs, documentalistes, équipe de coordination.

INFORMATIONS GENERALES

Sous la responsabilité du directeur et dans le cadre d'une collaboration au sein du pôle de secrétariat et de l'équipe pédagogique, la / le secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts de formation en soins infirmiers ainsi qu'à l'accueil et à l'information des étudiants.

MISSIONS ET ACTIVITES

• Participation à la gestion administrative de l'IFMEM, en collaboration avec son binôme secrétaire
• Gestion des dossiers de prise en charge financière de la formation MEM sous la responsabilité du directeur en lien avec la responsable de la Régie
• Participation à la mise en œuvre du dispositif de formation : évaluation, gestion stage, certification, suivi du présentéisme des étudiants
• Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et du suivi d'indicateurs

o Participation à l'organisation des instances de la gouvernance de l'IFMEM en lien avec le directeur

o Gestion des modalités d'admission en IFMEM en lien avec le directeur

o Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction

Participation au roulement des permanences téléphoniques et physiques des secrétariats d'accueil

CAPACITES ET QUALITES REQUISES

CAPACITES REQUISES :

• Organisation et anticipation,
• Discernement,
• Collaboration, sens de l'équipe,
• Adaptation,
• Intérêt pour la pédagogie,
• Maitrise de l'orthographique et de la syntaxe.

QUALITES REQUISES :

• Relationnelles,
• Fiabilité,
• Rigueur,
• Discrétion.

PRE REQUIS :

• Maîtrise informatique Word, Excel, PowerPoint,
• Maitrise du logiciel Outlook,
• Niveau de maitrise informatique : confirmé,
• Connaissance du logiciel WIN souhaitée.

DIPLOMES ET/OU QUALIFICATIONS SOUHAITES :

• BTS Gestion Administrative.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Temps partiel 75% en CDD renouvelable ou titulaire de la fonction publique hospitalière (catégorie C ou B)
• Permanence téléphonique à assurer à tour de rôle au sein de l'équipe du secrétariat,
• Repos fixes avec une variabilité ponctuelle en fonction d'évènements institutionnels particuliers (concours, forums…),
• Possibilité de télétravail après une période minimale d'intégration,
• Congés et RTT priorisés sur les congés scolaires des étudiants et accordés selon les nécessités de service.