Gestionnaire en charge des certifications F/H

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

amU s'engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo :

Contexte du poste

Le Service Universitaire des Langues (SUL) accueille des publics variés, étudiants et personnels, français et internationaux, et les accompagne dans la découverte, l'apprentissage et le perfectionnement des langues vivantes. Le plurilinguisme constitue un axe central de ses actions, qui s'adressent à des usagers aux profils et aux objectifs diversifiés, tels que l'intégration universitaire, la réussite des parcours, la certification linguistique, la remise à niveau ou l'apprentissage d'une nouvelle langue.

Depuis 1953, le Pôle FLE, dont le siège est situé à Aix-en-Provence, propose des formations en français langue étrangère (FLE) à tous les niveaux du CECRL. Le Pôle CARLAM (Centre d'apprentissage et de ressources en langues de Marseille), implanté sur le site Saint-Charles est dédié à l'autoformation, aux ressources et aux certifications en langues vivantes.

Missions et activités principales

La ou le gestionnaire en charge des certifications participe à l'organisation ainsi qu'à la gestion administrative et logistique des certifications linguistiques proposées par le SUL (CLES, TOEIC, Linguaskill, DALF, TCF…). Elle ou il intervient en amont, pendant et après les sessions de certification, en lien étroit avec les équipes administratives et pédagogiques du service.

Activités principales :

Gestion administrative des certifications

• Assurer le suivi des inscriptions : vérification de la complétude des dossiers, contrôle des pièces justificatives, relances et suivi des paiements
• Gérer les inscriptions via les plateformes dédiées à chaque certification (APOGÉE, ETS Global, FEI, Cambridge, etc.)
• Traiter les courriels reçus sur la boîte fonctionnelle des certifications
• Préparer et envoyer les convocations, éditer les listes d'émargement
• Assurer l'archivage des documents conformément aux procédures en vigueur

Accueil, information et relation avec les usager·e·s

• Informer, orienter et accompagner les candidat·e·s (étudiant·e·s, personnels, public extérieur)
• Répondre aux demandes par courriel et en présentiel
• Faciliter la communication entre les usager·e·s et les différent·e·s acteur·rice·s du dispositif (enseignant·e·s, composantes, coordinateur·rice·s, surveillant·e·s)

Coordination logistique des sessions

• Participer à l'organisation matérielle des sessions : réservation des salles, préparation des documents et du matériel (signalétique, étiquettes, ordinateurs, enceintes, etc.)
• Apporter un soutien aux responsables lors des sessions : accueil des candidat·e·s, émargement, vérifications logistiques
• Assurer le rangement du matériel et l'archivage des documents à l'issue des épreuves

Suivi d'activité et contribution à la qualité

• Mettre à jour les outils de suivi partagés (tableaux Excel, Drive, tableaux de bord)
• Contribuer à la production d'indicateurs d'activité (effectifs, taux de réussite, fréquentation)
• Participer au suivi financier de l'activité (remontée des recettes, lien avec le pôle de gestion des affaires financières)
• Proposer des pistes d'amélioration afin de simplifier les procédures et fiabiliser les outils utilisés

Conditions particulières d'exercice

• Certain·e·s évènements peuvent se dérouler en dehors des plages horaires habituelles de travail
• Le SUL étant multisite, des déplacements ponctuels à Aix-en-Provence sont à prévoir

Profil

Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et dotée d'un excellent sens du service public. À l'aise dans la gestion administrative et le suivi de procédures, vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle tout en respectant des échéances précises.

Vous appréciez le travail en équipe et disposez de solides qualités relationnelles vous permettant d'échanger avec des publics variés (étudiant·e·s, personnels, partenaires). Votre aisance à l'oral comme à l'écrit constitue un atout essentiel pour ce poste.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et savez faire preuve d'autonomie, de réactivité et d'adaptabilité dans un environnement multi-site et rythmé par des périodes d'activité soutenue. Une connaissance de l'enseignement supérieur et/ou un bon niveau d'anglais seraient appréciés.

Informations complémentaires :

Poste à pourvoir dès que possible – CDD 12 mois – renouvelable

Temps partiel – 50 %

Rémunération 745€ net / mois

Localisation du poste : Campus Saint-Charles - 3 Place Victor Hugo, 13003 Marseille

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 25 jours de congés dès la première année

• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires

• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Type d'emploi : Temps partiel, CDD

Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 955,00€ par mois

Nombre d'heures : pas plus de 18 par semaine

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT

Lieu du poste : En présentiel