Gestionnaire de scolarité F/H

L'Université de Bretagne Occidentale est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), riche de sa diversité en termes de domaines de formations et de champs de recherche.

Elle œuvre pour la production du savoir, sa transmission et sa valorisation. Engagée au cœur de la cité, elle contribue à la formation de citoyens et de citoyennes libres et responsables, dans le respect des valeurs humanistes : la responsabilité, le respect, l'intégrité, l'inclusion et la solidarité.

Forte des étudiants, 1 400 enseignants-chercheurs et chercheurs et 1 100personnels administratifs et techniques qui la font vivre au quotidien, l'UBO réussit le pari d'être une université de proximité, tout en rayonnant au niveau national et international. Elle figure en bonne place de deux classements internationaux qui font référence pour les universités dans le monde : le classement thématique de Shanghai, où elle est classée dans 8 disciplines et se démarque particulièrement en océanographie avec la 5e place mondiale, et le Times Higher Education (THE), où elle se positionne dans la première moitié du classement dans 8 catégories, parmi les 1900 universités classées.

L'UBO concentre une large partie de son activité sur le site brestois, mais elle est aussi présente au nord (Morlaix) comme au sud (Quimper) du Finistère et s'étend à l'ensemble de la Bretagne avec les sites de l'Institut National Supérieur du Professorat et de l'Éducation à Rennes, Vannes et St Brieuc.

L'UBO fait également partie de l'Université européenne SEA-EU qui rassemble neuf universités partenaires : l'Université de Cadiz (Espagne), l'Université de Kiel (Allemagne), l'Université de Gdansk (Pologne), l'Université de Split (Croatie), l'Université de Malte, l'Université de Bodo (Norvège), l'Université de Faro (Portugal) et l'Université de Naples (Italie). Cette alliance vise à renforcer la mobilité des étudiants et des personnels des universités et à améliorer la qualité, l'inclusivité et la compétitivité de l'enseignement supérieur européen.

L'UBO recherche des femmes et des hommes de talent pour assurer sa mission de service public et contribuer à son rayonnement.

LE SERVICE ET L'ÉQUIPE

La Faculté Lettres et Sciences Humaines (UFR LSH) est une composante de l'Université de Bretagne Occidentale (UBO). Elle accueille chaque année plus de 4000 étudiants en formations initiale et continue, dans les domaines des Arts, Lettres et Langues comme en Sciences Humaines et Sociales.

Une équipe de 200 enseignants et enseignants-chercheurs, plus de 300 intervenants extérieurs œuvrent pour dispenser une cinquantaine de formations diplômantes, de la licence au master.

Le Service Scolarité de la Faculté des Lettres est composé d'une équipe de six agents chargés de garantir le bon fonctionnement des activités liées aux parcours des étudiants.

LE POSTE ET LES MISSIONS

Votre mission principale ?

Vous interviendrez en qualité de Gestionnaire de scolarité F/H dans le cadre d'un remplacement temporaire à temps partiel (50%).

Rattaché(e) au Service Scolarité, vous participerez à l'accueil des étudiants et serez en charge de la gestion administrative et pédagogique de leur cursus universitaire.

A ce titre, vous veillerez au bon déroulement de la scolarité des étudiants dans le respect de la réglementation.

Vous assurerez l'interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants (notamment les Responsables de formation) ainsi que les services administratifs internes comme externes à la composante.

Vos activités ?

• Activités liées au suivi des étudiants
• Vous accueillez et informez un public varié (étudiants, enseignants, personnels, interlocuteurs externes) : accueil physique, téléphonique et électronique.
• Vous gérez les dossiers d'inscriptions des étudiants, réalisez les inscriptions pédagogiques et appliquez les procédures associées (transferts, …)
• Vous êtes l'interlocuteur privilégié des candidats sur Parcoursup.
• Vous assurez le suivi administratif et pédagogique des étudiants (suivi mensuel d'assiduité, suivi de notes).
• Vous assurez le suivi des stages en lien avec les partenaires.
• Vous accompagnez avec bienveillance chaque étudiant tout au long de sa formation.
• Activités liées à l'organisation des cours et examens :
• Vous recueillez les données relatives à l'organisation des cours, élaborez et diffusez les emplois du temps (étudiants/enseignants).
• Vous créez les feuilles d'appel et coordonnez les annulations et rattrapages de cours.
• Vous pilotez les travaux dirigés (constitution des groupes, contrôle d'assiduité).
• Vous gérez les sessions d'examens (écrits et oraux) dans le respect de la réglementation en vigueur et dans les délais impartis : préparation des listes de présence, collecte de sujets, envoi des convocations, pv des jurys, saisie des notes, affichage des résultats, envoi des relevés de notes.
• Vous effectuez le paramétrage de premier niveau de l'outil de saisie et calcul des notes (Logiciel Apogée).
• Vous traitez les aspects logistiques des cours et examens : réservation de salles, …
• Activités transverses :
• Vous réalisez l'ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriels/attestations), mise en forme, classement et archivage.
• Vous êtes en appui à la Responsable de Service et traitez toute autres tâches liées aux obligations de service.

VOTRE PROFIL

Vous possédez une expérience en gestion administrative, maitrisez les outils de bureautique (Word et Exel) et disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l'utilisation de logiciels.

Vous avez idéalement une connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur (et des dispositifs de formation) et êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures.

Vous devrez faire preuve d'écoute, de réactivité et d'adaptation face aux sollicitations d'un public varié.

Vous appréciez être polyvalent(e) et multitâche.

Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités sous des délais contraints et avez une bonne maîtrise du stress.

Vous avez de solides capacités rédactionnelles et êtes à l'aise avec des données chiffrées.

Doté(e) d'un excellent relationnel, vous avez le sens de l'accueil et aimez travaillez en équipe (tout en faisant preuve d'autonomie).

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

• Intégrez une université innovante et internationale qui dispense une recherche pluridisciplinaire de pointe.
• Partagez les valeurs fortes du service public : continuité, engagement, intégrité, loyauté, neutralité et respect.
• Rejoignez un établissement handi-accueillant, attaché à la mixité, à la diversité et engagé dans la promotion de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
• Passez à l'Ouest et bénéficiez d'un cadre de vie exceptionnel : pour en savoir plus sur Brest, classée 9e ville de France où il fait bon vivre, rendez-vous sur Brest, l'esprit libre

Nos atouts :

• Formation, accompagnement dans votre parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique
• Signataire de la charte de la parentalité
• Possibilité de travailler en 4,5 jours
• Possibilité de télétravailler partiellement à compter de 3 mois d'ancienneté (selon conditions)
• 45 jours de congés annuels
• Accès au restaurant universitaire
• Prestations interministérielles d'action sociale : chèque CESU garde d'enfants, chèques vacances, aide au transport, aide pour la mutuelle santé
• Vie sociale : orchestre universitaire renommé, bricothèque, jardin partagé, ateliers de conversation, couture, théâtre, cercle des lecteurs
• Loisirs et Culture : + 50 activités sportives au choix, expositions UBO, carte Cezam…

Pour mieux nous connaître :

Découvrez notre vidéo de présentation de l'UBO

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Pour découvrir en image le métier de Gestionnaire de Scolarité : ici

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Type de recrutement : par voie contractuelle

Type de contrat : CDD

Quotité de travail : 50%

Nombre de postes à pourvoir : 1

Durée de contrat : 3 mois

Durée hebdomadaire temps de travail : 35h00

Date de début de contrat : 20/04/2026

Date de fin de contrat : 17/07/2026

Adresse de travail : UFR Lettres – 20, rue Duquesne – 29200 BREST

Intitulé Emploi-type UBO : Adjoint gestionnaire de scolarité

Catégorie : C

Rémunération brute mensuelle : 919,82 €

Conditions particulières d'exercice : Rythme de travail soutenu et discontinu, comportant des périodes très intenses (ex : rentrée universitaire, examens de fin de période...)

Candidature : CV + Lettre de motivation + Questionnaire candidat (transmis automatiquement à la réception du dossier de candidature)

Mode d'étude des candidatures : au fil de l'eau par le Service Demandeur

Procédure de recrutement : sélection des candidatures sur dossier, entretien présentiel

Toutes les candidatures seront étudiées avec intérêt.