Assistant(e) de Direction- CDD 6 mois

il y a 5 jours

Paris, Île-de-France IPSEN Temps plein

QUOI - Responsabilités Principales & Compétences Techniques

SUPPORT ADMINISTRATIF DE L'EQUIPE ET DU SVP (quand nécessaire)

  • Répondre aux demandes d'informations des collaborateurs (mails, Teams, etc..) et les orienter
  • Préparation de présentations : collecter les informations, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation
  • Traitement des envois UPS (international), sollicitation de coursiers (région parisienne). Veiller à la bonne livraison
  • Mise à jour et suivi de tableaux et/ou fichiers pour le département
  • Coordonner les démarches pour l'arrivée/départ de collaborateurs (internes/externe, tous sites confondus) avec les départements impliqués (ordinateur, téléphonie, accès IT, badges, RH, formations…)
  • Mise à jour des fichiers en lien avec les mouvements du département (sous Excel, accès aux équipe Teams…)
  • Mise à jour régulière de l'organigramme du département (sous Visio)
  • Saisie et suivi des notes de frais du SVP
  • Gestion rigoureuse des voyages du SVP en respectant la politique voyage du Groupe (réservation du trajet, des hôtels et modifications si nécessaire, demandes de visas ou autres procédures d'entrée sur les territoires étrangers, création de plan de voyage…)
  • Fournir un support logistique pour les petits et grands évènements de département (5 à 120 personnes) dans un environnement international : coordination des évènements, incluant la commande de services de restauration, la gestion des listes de chambres, le suivi des réunions, la préparation des badges, la réponse aux demandes de documents pour l'obtention de visas, ainsi que la commande et la gestion des goodies

FINANCE : CONTRATS DE PRESTATIONS DE SERVICE ET CONTRATS EXTERNES (activités ponctuelles et en support à l'assistante Finances)

  • Gérer les contrats en lien avec les managers responsables : suivi de la vie du contrat et de la facturation pour de département (Ariba)
  • Formuler des demandes d'achats, assurer le traitement des commandes d'achat et des factures en veillant à respecter le budget
  • Assurer la livraison dans ARIBA/SAP avant chaque fin de mois selon le calendrier de la Finance
  • Suivi de la facturation : vérification des factures, veiller au règlement de celles-ci dans les délais, suivi du travail réalisé (prestations effectuées).

COMMENT - Connaissances & Expérience

Connaissances & Expériences (indispensables) :

  • 5 à 7 ans en tant qu'Assistante d'un Directeur/d'une équipe avec des bases de comptabilité/finance
  • Maîtrise du pack office Microsoft (word, excel, powerpoint…)

Connaissances & Expérience (souhaitées) :

  • Outils : Sharepoint, Visio, Excel -TCD, Concur, Ariba, SAP
  • Sens de l'analyse, gestion des priorités et rapidité d'exécution
  • Proactivité et fiabilité
  • Rigueur

Formation / Diplômes (souhaitées) :

  • Bac + 2/3 Assistante de Direction / SAM Ou GPME

Langue(s) (indispensables) :

  • Maitrise de l'anglais écrit & parlé

  • Assistant(e) de Direction- CDD 6 mois

    il y a 3 jours

    Paris, Île-de-France Ipsen Temps plein

    Title:Assistant(e) de Direction- CDD 6 moisCompany:Ipsen Innovation (SAS)About Ipsen:Ipsen is a mid-sized global biopharmaceutical company with a focus on transformative medicines in three therapeutic areas: Oncology, Rare Disease and Neuroscience. Supported by nearly 100 years of development experience, with global hubs in the U.S., France and the U.K, we...

  • Juriste CDD 6 mois

    il y a 5 jours

    Paris, Île-de-France ALJT Temps plein

    Sous la responsabilité et la supervision de la Secrétaire générale et en lien avec les directions du siège et les équipes opérationnelles, notamment dans les résidences de l'ALJT, le/la juriste (H/F) aura pour mission de :· Rédiger, ou aider à la rédaction, et négocier tous types de contrats (prestations de services, conventions de partenariat,...

  • CDD 6 mois

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Sézane Temps plein

    J'ai l'immense plaisir d'écrire à vos côtés l'histoire de la premièremarque de mode française née en ligne. Une histoire nommée Sézane, qui place le bon sens,la qualité et la créativité au cœur de tout.Raconter Sézane, c'est plus de 20 ans d'une succession d'aventures fondatrices et de choix : le choix de faire autrement, le choix de l'humain,...

  • CDD 6 mois

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Sézane Temps plein

    J'ai l'immense plaisir d'écrire à vos côtés l'histoire de la premièremarque de mode française née en ligne. Une histoire nommée Sézane, qui place le bon sens,la qualité et la créativité au cœur de tout. Raconter Sézane, c'est plus de 20 ans d'une succession d'aventures fondatrices et de choix : le choix de faire autrement, le choix de...

  • CDD 6 mois

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Sézane Temps plein

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  • CDD 6 mois

    il y a 1 jour

    Paris, Île-de-France Le Bon Marché Temps plein

    PositionDepuis 1852, Le Bon Marché accompagne la vitalité créative d'une Rive Gauche devenue légendaire. Mêlant l'art à la mode, le design à la beauté et à la gastronomie, le magasin cultive une identité singulière : une ouverture sur le monde, un goût pour la culture, une tradition sans cesse revisitée.Poursuivant la rénovation de ses espaces...

  • Assistant de direction

    il y a 5 jours

    Paris 09 Opéra, Île-de-France SFR DISTRIBUTION BOUTIQUE Temps plein

    À propos du posteOffre de Stage - Assistant(e) de DirectionNous sommes une entreprise dynamique et en pleine croissance à la recherche d'une assistante de direction talentueuse pour rejoindre notre équipe. Notre entreprise opère dans la vente de téléphonie mobile et fixe.Description du poste :En tant que stagiaire assistant(e) de direction, vous serez...

  • Agent de reprographie H/F CDD 6 mois

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France ENOES Temps plein

    Depuis sa création en 1937, le Groupe Miromesnil Education (Paris 8ème), établissement d'enseignement supérieur et privé associatif, forme ses étudiants, en formation initiale ou en alternance, dans 4 secteurs :l'audit, l'expertise comptable et la gestion à l'ENOES (L'Ecole de l'expertise comptable et de l'audit),les transports à l'EST (Ecole...

  • technicien informatique cdd 6 mois

    il y a 5 jours

    Paris, Île-de-France Prevlink Temps plein

    Et si vous rejoigniez un Service de Prévention et de Santé au Travail Interentreprise qui vous ressemble ? Innovant et dynamique Depuis 1964, nous sommes animés par la volonté de faire progresser la prévention, la santé et la sécurité au travail au sein de nos entreprises adhérentes.Notre Service composé de plus de 570 collaborateurs, dont environ...

  • Assistant(e) de Direction

    il y a 5 jours

    Paris, Île-de-France TALENTS UNIS Temps plein

    Talents unis, expert du recrutement d'Assistant(e)s de Direction, Office Managers, Assistant(e)s personnel(le)s et profils RH, recrute pour son client,une maison d'édition, un(e) Assistant(e) polyvalent(e).Cette maison d'édition, à taille humaine, développe son activité autour de la passion du livre et de la relation privilégiée avec ses auteurs et...