Assistant(e) formation et secrétariat

Contexte du recrutement et descriptif du poste

Pôle Sup Nature est un établissement d'enseignement spécialisé dans les métiers de la nature et de l'environnement.

Structure à taille humaine, l'établissement s'appuie sur :

• une équipe dynamique, composée d'environ 10 salarié(e)s, présent(e)s depuis plusieurs années ;
• une trentaine d'intervenant(e)s expert(e)s, spécialisé(e)s dans leurs domaines d'expertise(écologie, gestion des milieux, naturalisme, animation, gestion de projets …).

Dans le cadre de son développement, Pôle Sup Nature recrute un(e) Secrétaire / Assistant(e) de formation chargé(e) d'assurer à la fois des missions administratives et un soutien opérationnel aux équipes pédagogiques.

Missions principales

1. Missions administratives – 50 % de temps

En lien direct avec l'Assistant de direction, la personne sera en charge des missions suivantes :

• Accueil physique et téléphonique : candidats, apprenants, parents, organismes de financement…
• Gestion des dossiers de candidature et d'inscription pour les formations longues et courtes (réception, vérification, relances, classement, archivage).
• Gestion des heures des intervenant(e)s : collecte, mise à jour et suivi des relevés d'heures pour transmission.
• Suivi administratif des apprenants en formation initiale et continue : contrats, conventions, financements, feuilles de présence, cahiers d'appel, justificatifs, attestations, conventions de stage.
• Mise à jour des bases de données (listes, tableaux de suivi).
• Participation au traitement du courrier et gestion des boîtes mails.
• Gestion des dossiers du cloud : organisation et archivage.
• Organisation logistique des sessions d'examens, des entraînements, des évaluations des apprenants (planning, gestion des salles, préparation des salles, des supports…) en lien également avec les responsables pédagogiques.
• Participation à l'organisation des évènements (journéesportes ouvertes par exemple) et réunions de l'équipe pédagogique.
• Appui administratif général à l'équipe de direction.

2. Missions d'assistance de formation – 50 %

En lien direct avec les responsables et référents pédagogiques de formations (Bachelor, BTSA), la personne sera en charge des missions suivantes :

• Suivi pédagogique des formations : participation à l'organisation des emplois du temps des étudiants et des intervenants, convocations, préparation des salles et du matériel, coordination.
• Gestion des absences : feuilles d'émargement, cahiers d'appel, traitement, archivage et transmission des informations aux financeurs.
• Préparation et suivi des évaluations : préparation des supports (recueil des sujets, impression, surveillance (à la marge), collecte et saisie des notes, préparation des conseils de classe et conseils pédagogiques, archivage des comptes rendus de conseils, des notes, des bulletins de notes…).
• Aide à la communication entre les étudiants, les formateurs et la direction.
• Contribution à l'organisation des temps forts des formations (séjour, sorties de terrain, conférences, séminaires).
• Participation au suivi qualité (fiche de positionnement des étudiants, organisation des temps de régulation, des entretiens avec les étudiants, conformité administrative, audits, certifications…).

Profil recherché

• Diplôme Bac+2 à Bac+3 (BTS SAM, GPME, Licence pro Gestion/formation…).
• Expérience confirmée dans la formation continue, au sein d'un organisme de formation ou d'un établissement d'enseignement supérieur.
• Maîtrise des outils bureautiques (Libre office).
• Excellents capacités rédactionnelles, rigueur et autonomie.
• Aisance relationnelle, sens du service, polyvalence et réactivité.
• Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à divers interlocuteurs.

Le poste comporte des périodes d'activités plus soutenues, notamment lors des pics de candidatures, des rentrées des classes ou des clôtures administratives. Le ou la titulaire devra être en capacité de gérer ces épisodes de charge élevée avec méthode, calme et efficacité.

Rémunération et conditions de travail

Recrutement d'un Technicien niveau 1 ou 2 (T1 ou T2) pour un salaire mensuel brut de 2092 euros et 2222,75 euros respectivement. Rémunération selon la convention collective IDCC 2691 et selon expérience et connaissance du domaine d'activités.

7 semaines de congés selon le calendrier défini et commun à l'ensemble de l'équipe.

Les horaires de travail 7,5 heures par jour entre 8h et 18h – pause méridienne d'une heure.

Le télétravail n'est pas envisageable pour ce poste.

Poste à pourvoir début mars 2025 – possibilité de débuter 15 jours avant.

Entretien prévu entre la dernière semaine de janvier et la première semaine de février.

CV et lettre de motivation à envoyer à avant le vendredi 23janvier 2026.Indiquer dans l'objet du mail : Candidature – Secrétaire / Assistant(e)de formation

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 092,00€ à 2 222,00€ par mois

Avantages :

• Intéressement et participation

Lieu du poste : En présentiel