Assistante de direction

Le Dispositif d'accompagnement médico-social (DAMS) des PEP CBFC accompagne des jeunes usagers de 0 à 20 ans en situation de handicap psychique.

Dans le cadre d'un remplacement , le DAMS recrute un(e) assistant(e) de direction :

Mission générale du poste :

Assure une assistance administrative au sein du service Direction du dispositif, du service logistique et du service RH, sous la responsabilité de la Direction du Dispositif et de la responsable des services logistiques et de la RRH du Dispositif :

Activités générales

Assistanat de Direction :

- Assiste la direction au quotidien sur la partie administrative :

organise et coordonne les activités quotidiennes de la direction de dispositif : gestion de l'agenda, réservation de salles (interne/externe) si besoin

Conçoit des outils si besoin

-Gére le traitement, l'organisation et le partage de l'information :

Assure la recherche, la synthèse et le partage de l'information

Organise la conservation et la traçabilité de l'information

Communique par écrit, formalise des compte-rendu de réunions. Participation aux réunions sur sollicitations

Assure l'interface entre la direction et ses interlocuteurs

Appuie l'équipe de direction sur la communication interne/externe

-Appuie administrativement la direction sur la partie qualité/sécurité :

Est en lien avec la direction de dispositif (pilote) et la cadre de santé (co pilote)

Assiste aux réunions et rédige les compte-rendu

Fait le lien avec le service performance DG pour la gestion des rétroplanning

Assistanat du service logistique :

• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, ...)

• Rédige les compte rendus de réunions de service et les diffuse

• Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...)

• Suit les tableaux de bords,

• Aide à l'organisation du service logistique (effectifs, commandes de fournitures, réservations de salle, … )

• Assure le lien entre la responsable du service et les fournisseurs

• Met en œuvre les outils et procédures validés par l'établissement dans le cadre de la démarche Qualité et nécessaires à l'exercice de la mission,

peut être amené(e) à participer aux travaux d'amélioration continue de la qualité du service.

Assistanat service RH Dispositif

Est en appui de la RRH Dispositif:

• Intervenir sur les dossiers ponctuels RH de type médailles du travail, stagiaires, conventions, … si besoin

• Participe aux réunions GRH/formation organisées par la DG et par le dispositif chaque fois que de besoin

-Assiste la RRH dans la gestion de dossiers spécifiques :

Participe à la coordination et au suivi d'un projet

Compile et saisit l'ensemble des informations nécessaires pour compléter et rendre un dossier spécifique (rapport d'activité, bilan social, enquêtes diverses, … )

Organise un évènement (réservation, intendance, déplacements, …)

Activités spécifiques

• Assure la tenue du standard en l'absence de la standardiste

• Effectue le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier en l'absence de la standardiste

• Appuie sur les activités « cœur de métier » secrétariat médico-pédagogique le groupe de secrétaires médico-pédagogique

• Diplômes minimum requis:

Bac+2 (administratif et/ou GRH de préférence), BTS Secrétariat, BTS Assistant de manager, BTS Assistant de gestion PME-PMI, DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA), DUT Gestion administrative et commerciale des organisations (GACO), Bac pro Gestion administration, Bac techno STMG.

Qualification conventionnelle minimum : CC66 : technicien supérieur

Compétences requises :

Expérience dans le domaine RH.

Maîtrise de l'outil informatique

Capacité rédactionnelle

Capacité d'analyse d'une situation de travail et capacité à proposer une solution

Capacité à adapter sa communication aux différents interlocuteurs (hiérarchie, services de l'entreprise, le personnel)

Capacité à rendre compte

Organisation et rigueur

Disponibilité

Discrétion et secret professionnel obligatoires

Exigences du poste : Garantir le respect des échéanciers du service logistique, du service RH et ceux de la direction du dispositif en adaptant sa présence aux périodes clés.

Permis B souhaité.

Avantages :

• Annualisation du temps de travail : 1582 heures pour un temps complet
• Emploi du temps : 35 heures/5 jours
• 9 jours congés trimestriels (conventionnels) / an posés sur les périodes de fermetures du dispositif, en lien avec les congés scolaires : 2eme semaine des petites vacances. (février, avril, décembre)
• Ticket mobilité (éloignement domicile/travail de plus de 30 kms) : Participation 40 €uros/mois ou Prise en charge à 50% d'un abonnement transport en commun
• Mutuelle d'entreprise obligatoire : Prise en charge employeur à 50%
• Vehicule de service pour les déplacements professionnels

Type d'emploi : Temps plein, CDD à pourvoir dès que possible

Durée du contrat : 1 mois avec possible renouvellement.

A pourvoir dès que possible

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Durée du contrat : 1 mois

Rémunération : à partir de 2 100,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Expérience:

• Agent d'entretien h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Permis/certification:

• Permis B (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel