Program Manager

Program Manager (M/F)

Having an IMPACT, not only on business but on society as a whole, is the primary vocation of HEC Paris. To achieve this, our school must draw on its three priceless assets, which are also its pillars of excellence: research, education and action. The three-part motto, THINK, TEACH, ACT which is at the heart of HEC's mission. 
For 140 years, the HEC Paris community has been united around five fundamental and shared values: excellence, curiosity, entrepreneurial spirit, responsibility and diversity.

We are searching for an experienced Program Manager (M/F) at our Jouy-en-Josas facility. 

Primary Duties and Responsibilities: 

Au
sein du pôle HEC Executive Education d'HEC Paris, le/la Responsable de
Programmes travaille avec l'équipe pédagogique et l'entreprise cliente pour
mettre en œuvre des programmes de formation sur mesure de grande qualité.
Il/elle gère plusieurs programmes en parallèle, intervient aux étapes de
conception, de réalisation et de suivi de chacun d'entre eux et est garant
d'une expérience client réussie. La/le Responsable de Programmes coordonne les
différentes parties prenantes au programme de formation pour en garantir un
déroulement fluide et mémorable pour les participants.

Principales responsabilités :

Le/la Responsable de programmes
travaille étroitement avec les Directeurs pédagogiques et Chefs de projets sur
l'ensemble des actions de préparation et de production des séminaires sur
mesure :

Phase de Conception du programme :
- Organisation et suivi des rendez-vous d'ingénierie et des réunions de coordination clients permettant la création ou l'adaptation des programmes,
- Réservation des lieux de séminaire et des dates d'animation auprès des intervenants et transmission des informations de paiement au service support back-office,
- Saisie des informations de paiement dans l'outil de suivi budgétaire.

Phase de réalisation du programme :
- Préparation administrative et logistique des séminaires :
- Formalisation et transmission de documents aux participants du programme, tels que : programme de la formation, guidebook, listes des participants, convocations, …
- Recueil et préparation des supports pédagogiques, recueil des souhaits et modalités d'organisation des intervenants pour un séminaire présentiel ou distanciel,
- Aide à la création d'un parcours digital dédié,
- Interface avec les hôtels et restaurants pour les réservations d'hébergement et de restauration,
- Organisation du séminaire (sur site HEC, lieu extérieur ou à distance) :
- Agencement de la salle de formation selon les besoins recensés, ou de la plateforme de connexion dans le cadre d'un programme digital,
- Accueil des participants et présence aux moments clés du programme, interface suivi personnalisé des besoins des participants avant, pendant et après le programme.

Phase de suivi du
programme :
- Saisie des évaluations et diffusion aux intervenants et à l'entreprise,
- Validation de la rémunération des intervenants,
- Facturation clients,
- Mise à jour du budget pour veiller à la maîtrise des coûts.

- De formation Bac + 2 minimum, vous êtes parfaitement bilingue anglais-français avec expérience internationale
- Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et aisance dans l'utilisation d'outils digitaux (Zoom, MS Teams, etc.)
- Forte disponibilité surtout pendant les périodes de séminaire en présentiel (soirs, week-ends, jours fériés) et pour des déplacements à l'étranger
- Sens du service client, commercial et relationnel
- Esprit d'équipe et flexibilité
- Rigueur et organisation
- Autonomie et prise d'initiative

- Poste basé à : Campus de
Jouy-en-Josas (78) avec des déplacements à Paris et sur les sites où se déroulent
les programmes en France et à l'étranger.

- Disponibilité souhaitée : dès que possible

Benefits : 

• Plan d'épargne salariale (PEE et PERECO) avec abondement HEC

• 8 semaines de congé par an

• Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine après 6 mois de présence

• Forfait mobilité durable pour les collaborateurs se déplaçant à vélo

• un environnement de travail exceptionnel au sein d'un parc arboré

• un accès gratuit à la salle de sport (sur le campus), au learning center et aux évènements du Campus

• un restaurant d'entreprise

• un parking gratuit

• des événements d'entreprise tout au long de l'année (conférences, Team days, ...)

• CSE : chèques vacances, chèques cadeaux, subvention sport/culture etc.

Benefits

- Employee savings plan (PEE and PERECO) with HEC matching contribution
- 8 weeks vacation per year
- Up to 2 days' teleworking per week 
- Sustainable mobility package for employees using bicycles
- an exceptional working environment in a wooded park
- free access to the on-campus gym, learning center and campus events
- a company restaurant
- free parking
- corporate events throughout the year (conferences, team days, etc.)
- CSE: vacation vouchers, gift vouchers, sports/cultural subsidies, etc.

 Our company provides equal employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, age, disability or genetics.