Gestionnaire administratif·ve, pédagogique et financier·ère – Formation Continue et Alternance

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

amU s'engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo :

Mission :

Aix-Marseille Université recrute un·e gestionnaire administratif·ve, pédagogique et financier·ère au sein du Service Formation Continue et d'Alternance (SFCA) de la Faculté d'Économie et de Gestion (FEG).

Rattaché·e à la responsable administrative du service, vous assurez un rôle central dans la gestion financière des actions de formation continue et dans l'accompagnement administratif et pédagogique des stagiaires et alternants.

Vos missions

Le poste comporte une double mission :

1. Gestion financière et comptable des formations :

Vous assurez la gestion et le suivi financier des actions de formation continue dans le respect des règles et procédures applicables :

• Saisie et suivi des opérations financières dans le logiciel de gestion financière SIFAC (commandes, factures, missions, services faits)
• Suivi des recettes et des dépenses liées aux actions de formation
• Gestion des impayés, contentieux et rejets de l'agence comptable
• Traitement des paiements des stagiaires et mise en place des échéanciers
• Tenue de régie (recettes ou avances)
• Classement, archivage et contrôle des pièces justificatives
• Suivi budgétaire et veille réglementaire en matière financière et comptable

2. Gestion administrative et pédagogique des stagiaires

Vous accompagnez les publics de la formation continue et de l'alternance tout au long de leur parcours :

• Accueil, information et accompagnement des stagiaires dans leurs démarches
• Montage et suivi des dossiers de financement (devis, conventions, calendriers)
• Identification des dispositifs de financement adaptés aux situations individuelles
• Suivi administratif des stagiaires et des apprentis pendant la formation
• Gestion de l'assiduité, organisation des soutenances et suivi des relations avec les enseignants et partenaires
• Inscriptions administratives via le logiciel spécifique APOGÉE, gestion des cartes étudiantes
• Organisation et suivi des examens (sujets, notes, jurys)
• Préparation des éléments nécessaires à la facturation des formations

Profil

Connaissances

• Règles de la gestion financière et comptable publique
• Environnement de la formation continue et de l'alternance dans l'enseignement supérieur et la recherche
• Réglementation liée aux financements de la formation et à la démarche qualité (Qualiopi)

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
• Capacité à organiser son activité et à gérer les priorités
• Aisance dans la communication avec des interlocuteurs variés
• Rigueur dans l'application des procédures

Qualités

• Sens de la confidentialité et de la fiabilité
• Autonomie, rigueur et sens de l'organisation
• Bon relationnel et sens du service public
• Capacité d'adaptation et engagement professionnel

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)

• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires

• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

-Un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 948,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel