assistant.e de direction h/f

du poste et Missions Dans un rôle significatif d'appui de la direction de son établissement, l'assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l'activité de la structure. Sur des fonctions polyvalentes, elle/il est garant(e) de la bonne organisation de certains évènements : elle/il coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appuie plus généralement la direction de l'établissement. Sa proximité avec l'équipe dirigeante l'oblige à la plus grande confidentialité, et l'amène à coordonner un certain nombre d'activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure. 1) Gérer l'accueil et le standard, dans une posture de bienveillance, d'écoute et de bientraitance à l'égard des personnes accueillies 2) Gestion administrative

Tenue du tableau d'affichage des salariés
Tenue des dossiers du personnel de la structure et du registre du personnel (salariés, bénévoles, stagiaires)
Référent administratif pour le GIE Alliance gestion (préparation des documents à envoyer au GIE Alliance Gestion, suivi des échéances à respecter…), notamment concernant la comptabilité de la structure
Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, compte-rendu à la demande de la direction
Gestion du courrier de l'établissement
Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité 3) Gestion courante
Classement des dossiers et archivage
Gestion des stocks de fournitures, outils de travail pour le personnel (ordinateur, téléphone…)
Réception des commandes
Suivi des contrats de location (bureau, copier, véhicules, communication téléphone et internet, assurance…) et maintenance (sécurité, sécurité incendie, entretien des bureaux etc.) : contrôle des échéances et factures, renouvellement, classement, etc.
Suivi des dossiers d'exonération des taxes et impôts
Gestion et suivi des chèques déjeuner 4) Gestion comptable
Tenue de la caisse
Tenue du journal des dépenses
Récupération des documents comptables
Suivi des factures à payer
Préparation et vérification des documents comptables
Transmission des documents comptables au GIE Alliance 5) Gestion locative du parc immobilier
Premier interlocuteur des propriétaires des logements
Suivi des contrats de location, des paiements (mise en place de mandats de prélèvement) et des quittances
Ouverture / fermeture des comptes EDF, GDF, Eau etc.
Suivi et tenue des outils reporting liés au parc immobilier
Participation à la captation de nouveaux logements adaptés au dispositif
Traiter les réclamations techniques (occupants, tiers, propriétaires, …) et superviser les interventions techniques nécessitant l'expertise de prestataires externes ; Profil recherché Titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2 minimum (BTS, DUT Secrétariat ou Assistant.e de direction), vous avez acquis une expérience de deux à trois ans dans un poste d'assistant.e de direction. Rigoureux et organisé, vous savez gérer et prioriser les différentes sollicitations qui vous sont faites de manière autonome, tout en rendant compte régulièrement de votre activité. Un excellent relationnel (dialogue, écoute) est nécessaire dans les relations que vous entretenez avec les familles occupantes et les propriétaires. Une bonne connaissance de Word et Excel est appréciée. Notions de comptabilité également. Vous adhérez aux valeurs et au modèle de l'entrepreneuriat social. Permis B obligatoire. Priorité aux travailleurs handicapés à compétences égales. Spécialité : Administration Diplôme exigé : Niveau 5 - (BAC+2)
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