Assistant Appel d'offres

Vous souhaitez évoluer dans un environnement exigeant, international, et orienté terrain? Vous avez un goût prononcé pour les métiers techniques et les challenges humains?

Rejoignez une entreprise structurée et dynamique, au cœur des opérations de maintenance dans le secteur de l'énergie.

Avec plus de 4 000 collaborateurs répartis dans 22 pays (principalement en Afrique et au Moyen-Orient), notre groupe est un acteur reconnu dans la maintenance de sites de production d'énergie. Depuis nos services corporate à Monaco, nous accompagnons chaque jour nos équipes projets à travers le monde, avec une ambition forte : assurer la fiabilité, la performance et la sécurité des installations de nos clients.

En tant que Tendering Administrator vous évoluez sous la responsabilité de l'Operations and Maintenance Tendering Manager, de ce fait, vous participez activement aux missions du Service Appels d'Offres : préparer et compiler les dossiers de préqualifications et de soumission d'offres en rapport avec nos activités.

DESCRIPTION DU POSTE :

Missions à réaliser en autonomie :

· Se connecter aux appels d'offres entrants et aux invitations de préqualifications dans le journal de bord

· Mettre à jour le journal de bord (sauf les informations financières)

· Créer des dossiers correspondants sur le serveur interne et Outlook

· Préparer les modèles de réponses aux appels d'offres

· Initier et assurer le suivi du processus de réponse administratives aux appels d'offres avec les autres départements à Monaco et dans les filiales de Dietsmann (Country Managers, RH, Legal&Taxes, HSE, QA, Finance, ou autres départements concernés…)

· Consolider les documents finaux de réponse envoyés au client, avec le support de l'ingénieur : Offre Administrative, Technique & Commerciale, dans le respect des consignes de soumission (électronique ou papier)

· Communiquer toutes les notifications reçues du client aux personnes concernées et assurer le suivi (extension, demandes de clarifications etc.).

· Planifier tous les rappels dans le calendrier des appels d'offres

· Participer à toutes les autres tâches administratives pertinentes du département qui peuvent se présenter et qui sont nécessaires.

· Assurer un follow-up régulier des actions en cours, à destination du Manager et des collègues du département.

Missions collectives et partagées :

· En début de process, préparer la fiche de synthèse de l'appel d'offres et la transmettre aux ingénieurs d'appel d'offres qui s'occupent de la partie technique

· Gérer et mettre à jour la bibliothèque de documents si nécessaire

· Préparer la matrice des responsabilités si nécessaire et la mettre à jour avec l'appui des ingénieurs appels d'offres

· Gérer le processus d'examen des contrats attribués avec l'appui des ingénieurs appels d'offres.

· Préparer le document de suivi d'appel d'offre et le mettre à jour en fin de journée en décrivant l'avancement des tâches.

COMPETENCES REQUISES:

· Minimum de 2 ans d'expérience professionnelle dans un rôle administratif, idéalement au sein d'une entreprise internationale.

· Capacité à respecter les délais et à travailler simultanément sur de nombreux projets, tout en traitant un volume important de tâches variées.

· Aptitude à travailler de manière autonome et à hiérarchiser les priorités.

· Excellentes compétences en communication et en organisation.

· Maîtrise avancée de Word.

· Bonne maîtrise d'Outlook.

· Maîtrise de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.

Chez Dietsmann, nous nous engageons à favoriser un environnement de travail inclusif et diversifié où chaque individu est valorisé, respecté et habilité à apporter ses talents. Nous recherchons activement des candidats issus de milieux et de perspectives diversifiés pour rejoindre notre équipe, car nous croyons que cette diversité favorise l'innovation et nous permet de mieux servir nos clients et nos communautés. Nous encourageons les personnes issues de groupes sous-représentés à postuler et à apporter leurs expériences et talents uniques à notre organisation. Si vous partagez notre engagement envers la diversité et l'inclusion et que vous êtes passionné par l'idée de faire une différence positive, nous vous invitons à postuler et à envisager de rejoindre notre équipe..

Type d'emploi : CDI

Lieu du poste : En présentiel