Secrétaire/Agent Administratif H/F

Faites de votre talent un métier

Rejoignez l'Association Adèle de Glaubitz et donnez du sens à votre engagement

Qui sommes-nous ?

L'Association Adèle de Glaubitz est un acteur fort du secteur social, médico-social et sanitaire. Avec 41 établissements et services répartis sur le territoire alsacien, nous accompagnons au quotidien 2000 enfants, adultes et personnes âgées en situation de handicap, de grande dépendance ou en protection de l'enfance.

Notre mission ?

Co-construire un accompagnement personnalisé, centré sur l'humain, en s'appuyant sur des valeurs de solidarité, de bienveillance et d'engagement.

Notre établissement 

Le Pôle Jeunesse de l'Institut Saint-André à CERNAY est composé de :

. L'Institut Médico-Educatif (IME) qui accueille 112 enfants/adolescents/jeunes adultes, âgés de 5 à 20 ans, en internat ou en accueil de jour
. Une classe UEMA à l'Ecole maternelle du Centre à WITTELSHEIM, portée avec l'Education Nationale
. Un SESSAD de 12 places, nouvellement créé
. L'Etablissement pour Enfants et Adolescents Polyhandicapés (EEAP) qui accompagne 27 jeunes en situation de polyhandicap, âgés de 5 à 20 ans, en internat ou accueil de jour.

Une équipe pluridisciplinaire (éducative, pédagogique, thérapeutique, paramédicale, médicale) est présente et collabore à l'élaboration du projet personnalisé du jeune accompagné.

Nous recrutons :  Secrétaire/Agent Administratif H/F
Lieu : Cernay
Type de contrat : CDI
Rémunération : selon CCN 66 et en fonction de votre expérience
Date de prise de poste : Dès que possible

Vos missions
La fonction de secrétaire / agent administratif est essentielle pour assurer la fluidité et la qualité du fonctionnement administratif de la structure. Au sein de l'IME et de l'EEAP et sous l'autorité de la Directrice, vous aurez pour principales missions :

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique des familles, partenaires et professionnels

• Transmission des informations aux équipes internes

• Gestion du courrier entrant/sortant

Gestion administrative

• Rédaction, mise en forme et diffusion de documents (courriers, comptes rendus, notes internes)

• Suivi et mise à jour des dossiers des usagers (admissions, MDPH, archivage)

• Classement, numérisation et organisation documentaire

• Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi administratif

Support aux équipes et à la Direction

• Organisation des réunions : convocations, préparation des dossiers, prise de notes si nécessaire

• Gestion des agendas et planification des rendez-vous

• Appui administratif aux équipes éducatives, pédagogiques et thérapeutiques

Logistique et gestion courante

• Suivi des commandes, devis et factures

• Relation avec les prestataires externes

• Participation à certaines tâches RH administratives selon l'organisation interne

Votre profil

Diplôme requis : Formation en secrétariat, gestion (BEP/Bac pro à Bac +2),
Expérience en établissement médico-social ou sanitaire appréciée,
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook),
Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles,
Capacité à utiliser les logiciels internes à l'association.

Qualités recherchées

Discrétion, rigueur, sens du service, autonomie et réactivité,
Aisance relationnelle avec les familles, les partenaires et les professionnels,
Capacités d'adaptation,
Esprit d'équipe,
Esprit d'initiative

Pourquoi nous rejoindre ?

- Une Association engagée et porteuse de valeurs humaines fortes
- Un environnement de travail pluridisciplinaire et dynamique
- Des perspectives de formations

Des avantages
. Horaires de journée et en semaine,
. Rémunération selon CCN du 15/03/66,
. L'indemnité Ségur/Laforcade/Métiers médico-sociaux est appliquée dans notre établissement,
. Congés trimestriels (9 jours de congés supplémentaires par année),
. Mutuelle employeur,

Nous avons hâte de vous rencontrer et de partager l'aventure avec vous