Assistant(e) de direction

Bioteafull est un complexe Bio et Bien-être de plus de 4000m², dédié à unir les ressources de la Nature pour le bien-être de chacun. Avec une approche axée sur la restauration biologique et des produits locaux, nous nous engageons à offrir une expérience holistique premium.

Contexte et objectifs du poste

Bioteafull recherche un·e assistant·e de direction pour assurer la continuité du soutien administratif et organisationnel auprès de la Direction Générale.

Le poste a pour objectif de :

• Garantir la bonne coordination entre les différents départements de l'entreprise ;
• Maintenir un appui administratif fiable et réactif à la direction ;
• Assurer la circulation fluide de l'information et le respect des procédures internes pendant la période de remplacement.

Période du remplacement : janvier à mai 2026.

Missions et responsabilités

A. Soutien à la Direction Générale

• Gestion quotidienne de l'agenda de la direction (planification, réunions, déplacements, rappels) ;
• Traitement et suivi des courriels, appels et courriers entrants/sortants ;
• Préparation, organisation et suivi des réunions : convocations, ordres du jour, comptes rendus, diffusion des décisions ;
• Suivi des actions et décisions prises par la direction par chaque département ;
• Gestion des urgences et du quotidien des équipes en coordination avec la direction.

B. Coordination transversale

• Organisation et suivi des réunions transverses et des échéances clés ;
• Rappel des deadlines et diffusion des informations auprès des différents services ;
• Lien opérationnel entre la direction et les équipes pour assurer la continuité et la fluidité de la communication interne ;
• Suivi des documents de pilotage : plans d'action, reportings, tableaux de bord.

C. Gestion administrative

• Gestion du courrier et du standard téléphonique ;
• Rédaction, classement et archivage des documents (comptes rendus, devis, contrats, notes, etc.) ;
• Traitement des commandes et suivi de la facturation en lien avec la comptabilité ;
• Application et suivi des procédures administratives ;
• Utilisation quotidienne des outils internes : Outlook, Excel, Notion, L'Addition.

Interlocuteurs clés

• Internes : direction, responsables de service, RH, comptabilité, communication, marketing, équipes opérationnelles.
• Externes : prestataires, fournisseurs.
• Personnes ressources : direction et responsables de service.
• Circuit de validation : direction et responsables de service.

Compétences et qualités requises

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Outlook, Excel, Notion).
• Excellente expression écrite et orale.
• Sens aigu de l'organisation, rigueur et méthode.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prioriser.

Compétences comportementales

• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Diplomatie et aisance relationnelle.
• Autonomie, réactivité et fiabilité.
• Sens du service et de la communication claire.

Transmission et accompagnement

• Dossier de continuité préparé par la titulaire du poste comprenant :
• procédures générales,
• contacts clés,
• dossiers en cours,
• échéances importantes,
• accès et outils essentiels.
• Une période de chevauchement et de formation est prévue début janvier, jusqu'à la prise complète de poste.

Suivi et reporting

• Fréquence : suivi quotidien par mail et mise à jour d'un tableau de suivi partagé.
• Échéances récurrentes : reportings hebdomadaires, bilans mensuels et trimestriels.

Informations pratiques

• Intitulé du poste : Assistant·e de direction
• Type de contrat : CDD de remplacement congé maternité
• Durée : 5 mois (janvier – mai)
• Rattachement hiérarchique : Directrice Générale
• Horaires : 39h par semaine, 8h45 – 18h00 (1h15 de pause déjeuner)
• Présence : 100 % sur site, pas ou peu de déplacements prévus

Type d'emploi : CDD

Durée du contrat : 5 mois

Rémunération : 1 600,00€ à 1 800,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel