Assistant(e) de direction, qualité et gestion des risques — H/F

L'assistant de direction collabore étroitement avec la directrice qu'il assiste pour optimiser la gestion de son activité. Il assure le secrétariat courant de direction. Il organise et coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction. Il assure le suivi de certains dossiers et/ou projets spécifiques en appui de la direction.

Activités

• Accueil et la communication

Accueillir, orienter et informer, en face à face et au téléphone

Tenir les agendas et gérer les rendez-vous

Recevoir, collecter, traiter l'information pour en assurer la transmission (professionnels, patients, partenaires)

• Organisation du poste bureautique et production de documents administratifs

Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique

Gérer le départ et l'arrivée du courrier

Saisir, mettre en forme, éditer des documents

Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information

Gérer et traiter les informations orales et écrites

Archiver et classer des dossiers

Préparer la rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunions

Gérer les ressources matérielles courantes d'un service ou d'une activité (fournitures, ...)

• Production de dossiers et planification d'événements

Rédiger des écrits professionnels

Organiser la logistique de réunions ou d'événements (identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement)

Assurer la coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers

• Communication interne et externe

Mettre en forme et actualiser les supports de communication dans l'établissement (mise à jour livrets d'accueil, charte graphique, supports institutionnels...) en lien avec le service communication s'il y a lieu

Autre mission

Mission générale : L'assistant qualité participe au pilotage et au management du système

Qualité et de la gestion des risques (GDR) en appui de la direction.

Il assiste la direction dans la préparation, la coordination, l'élaboration et la mise en œuvre de la politique d'amélioration continue de la qualité GDR.

Il participe à la gestion du système documentaire.

• Démarche qualité et gestion des risques

Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes de travail liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)

S'assurer du suivi des plan d'actions qualité GDR DD (PACQ, DUERP notamment)

Participer à la revue des processus, des protocoles et des procédures

S'assurer de la mise à jour et du classement de la gestion documentaire

Participer à la préparation administrative de l'auto-évaluation et l'évaluation externe (EE) : être un appui à l'organisation des comités de pilotage, au suivi des relevés d'actions et à

l'organisation de la visite des évaluateurs externes

• Gestion des relations avec les usagers

Assure le secrétariat du CVS et de la CDU (Gestion du calendrier des réunions, ordre du jour, compte rendu)

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive, elle peut être modifiée en fonction de l'organisation du service et/ou de l'établissement.

• Bac +2 à Bac +3 minimum (BTS Assistant de direction, DUT GEA, Licence Qualité, ou équivalent).
• Une spécialisation ou une expérience en management de la qualité, gestion des risques ou secteur sanitaire et médico-social serait un plus.

Conditions :

• Poste à pourvoir immédiatement
• Temps de travail : 35 heures hebdomadaires, réparties sur les deux établissements.
• Type de contrat : CDI
• Lieu d'exercice : Marne - Epernay
• Rattachement hiérarchique : Direction / Responsable Qualité et Gestion des Risques.
• Convention CCN51 – Salaire de base brut : 2010€
• Avantages :

✓ Prime de transport

✓ Ségur de la santé

✓ Mutuelle établissement

ESMR Ste Marthe

Vivre et devenir soignent et accompagne plus de 5 200 personnes

• Emploie 2 200 professionnels
• Gère plus de 80 établissements, services et dispositifs innovants
• Assure une présence dans 7 régions : Normandie, Île-de-France, PACA, Grand Est, Nouvelle Aquitaine, Bourgogne-Franche-Comté et Centre Val-de-Loire.

L'établissement hospitalier de soins de suite et de réadaptation (EHSSR) Sainte-Marthe est situé à Epernay, dans la Marne. Situé dans un ancien Carmel, il est entouré d'un parc arboré et fleuri. Il offre à ses patients un cadre de vie agréable.

L'action de Sainte Marthe vise à répondre aux nécessités de soins et / ou de surveillance médicale qui ne peuvent être assurées au domicile du patient, pendant une période limitée sur la base d'un projet individualisé, établi à partir d'un bilan global des problèmes médicaux, psychologiques, paramédicaux et sociaux du patient. Son action vise à ré-autonomiser le patient, dans un objectif de retour au domicile ou au substitut du domicile, après stabilisation de son état.

Le service d'hôpital de jour de L'EHSSR Sainte Marthe accueille les patients dont la nécessité est une prise en charge rééducative ou ré adaptative pluridisciplinaire.

L'EHSSR Sainte-Marthe prend en charge des patients de soins de suite, de réadaptation gériatrique, des patients poly-pathologiques, dépendants et présentant parfois des troubles cognitifs, sous traitements de chimiothérapie et/ou de radiothérapie dans un contexte curatif ou palliatif en hospitalisation complète comme en hospitalisation de jour.

L'établissement dispose de 60 lits d'hospitalisation complète et de 8 places d'hospitalisation de jour.

L'hospitalisation complète en soins de suite et réadaptation affections de la personne âgée poly pathologique, dépendante ou à risque de dépendance :

La population gériatrique accueillie forme 2 grandes catégories de patients, les suites de chirurgies et les suites de pathologies chroniques et oncologiques pour lesquelles le retour à domicile ne peut être envisagé en raison de la forte médicalisation de la prise en charge.

L'hospitalisation de jour en soins de suite et réadaptation spécialisés adultes et polyvalent et gériatrique est une structure alternative à l'hospitalisation complète. Le service est spécialisé dans la prise en charge de rééducation et de réadaptation du patient âgé.

Son objectif est de ré-autonomiser les patients fragilisés, de promouvoir une réadaptation visant le maintien à domicile du sujet âgé.

Les patients accueillis au sein de la structure d'hospitalisation de jour bénéficient d'une évaluation pluridisciplinaire et de l'élaboration d'un projet thérapeutique personnalisé visant la réhabilitation des aptitudes physiques, cognitives, psycho-sociales et affectives.

L'association Vivre et devenir, reconnue d'utilité publique, gère plus de 80 établissements et services dans les domaines sanitaire, médico-social et social en Normandie, Île-de-France, PACA, Grand Est, Nouvelle Aquitaine, Bourgogne-Franche-Comté et Centre Val-de-Loire.

L'association est porteuse de valeurs mises en application à travers son projet associatif « une présence à chacun, un horizon pour tous ». Vivre et devenir accompagne plus de 5200 personnes en situation de fragilité et compte 2200 salariés.

L'Association Vivre et Devenir recrute un(e) assistant(e) de direction – qualité et gestion des risques pour:

• L'Etablissement hospitalier Soins Médicaux et de Rééducation (SMR) Sainte-Marthe à Épernay,
• L'EHPAD du Château d'Aÿ, situés dans la Marne.

Épernay

BTS Assistant de direction, DUT GEA, Licence Qualité

Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

CDI

Secrétaire / secrétaire de direction, Assistant qualité / gestion des risques