Gestionnaire administratif(ve) et financière

Le Service Administratif et Financier du laboratoire joue un rôle central au sein de notre structure.
Rejoindre notre équipe, c'est intégrer un service organisé, collaboratif et tourné vers l'accompagnement de nos chercheurs
, où chaque membre contribue activement à la fluidité des processus et à la qualité du travail rendu.

Intégré(e) au Service Administratif et Financier
, vous jouerez un rôle clé dans l'accompagnement des chercheurs et des agents, en assurant la gestion administrative et logistique de leur parcours au sein du laboratoire. Le niveau du poste est celui d'Assistant Ingénieur avec quotité 100 %.

Vos missions :

1. Gestion des dossiers personnels et accompagnement des agents

• Relais et interface : Avant chaque recrutement, vous serez le point de contact privilégié entre les chercheurs et les institutions partenaires, les conseillant dans leurs démarches.Vous accompagnerez ensuite les nouvelles recrues dans la constitution et la transmission de leur dossier de recrutement au service RH de la tutelle. De même, vous serez en charge de la gestion de toutes les conventions de stage.

• Parcours d'accueil : Vous faciliterez l'intégration des nouveaux agents (ouverture des comptes informatiques, attribution des badges, organisation des visites médicales) et leur transmettrez les informations essentielles pour leur prise de fonction.

• Veille et gestion administrative : Vous assurerez une veille réglementaire en matière de ressources humaines, en vous appuyant sur les notes et procédures des services RH des tutelles (ENSTA, X, CNRS). Vous mettrez à jour les bases de données du personnel, suivrez les fins de contrat et la formation des agents, et répondrez aux enquêtes des tutelles.
• Logistique des déplacements : Vous participerez à l'élaboration des ordres de mission pour les déplacements des agents.

2. Contribution à la communication et à l'amélioration des processus

• Communication interne : Vous contribuerez à l'organisation d'événements internes, à la mise à jour de l'intranet et à la diffusion de la newsletter du laboratoire.

• Amélioration continue : En collaboration avec les doctorants et les assistants de prévention, vous participerez à l'actualisation du livret d'accueil et du parcours d'arrivée des nouveaux agents.

3. Appui à la gestion des commandes

• Vous contribuerez à assurer le traitement quotidien des commandes par la saisie et le suivi administratif.

Profil recherché

Nous recherchons un(e) collaborateur(trice) :

• Doté(e) d'un excellent relationnel : sympathie, à l'écoute, disponibilité et sens du service sont essentiels pour garantir la bonne ambiance du service et l'accompagnement de qualité de nos agents.

• À l'aise en anglais : vous n'avez pas peur de parler anglais, même si votre niveau n'est pas parfait. Votre capacité à communiquer avec bienveillance et clarté prime sur la perfection linguistique.

• Polyvalent(e) et organisé(e), vous serez l'interface centrale entre une diversité d'acteurs, de processus et d'outils, garantissant ainsi la fluidité et l'efficacité de notre gestion administrative.

• Proactif(ve) et engagé(e) : vous aimez aider, proposer des solutions et contribuer à l'amélioration du quotidien.

Ce que nous offrons

• Un CDD de 3 ans dès janvier 2026, avec possibilité d'évolution selon les besoins et les performances.

• Un environnement de travail stimulant et bienveillant, où l'entraide et la bonne humeur sont des valeurs partagées.
• Des outils performants et une organisation claire pour travailler sereinement.

• Une intégration progressive et un accompagnement personnalisé par toute l'équipe.

Rejoignez-nous pour mettre vos compétences au service de la recherche : en fluidifiant les démarches administratives, nous libérons du temps précieux pour nos chercheurs. Notre devise ? Faciliter leur travail pour qu'ils puissent se consacrer pleinement à l'essentiel : la recherche.