Secrétaire IFSI-IFAS H/F

Le Centre Hospitalier Intercommunal nord Ardennes est composé de 4 sites géographiques (Charleville Mézières, Sedan, Fumay et Nouzonville), il constitue le principal pôle sanitaire des Ardennes.

Nous sommes à la recherche d'un(e) Secrétaire IFSI-FAS H/F.

CONTENU DU POSTE

Activités :

1.1 Admission en formation conduisant au DEI :

Par Parcoursup :

• Correction et mise à jour les éléments postés sur le site ifsi08
• Transmission des informations aux lycées, CIO, pôle emploi, …
• Validation des inscriptions des admis (pièces administratives, prise en charge financière, chèques…)

Inscription URCA

• Supervise les inscriptions URCA en collaboration étroite avec le secrétariat
• Suit des cohortes/URCA (redoublants, réintégration, suspension …) / coordinateur pédago et secrétariat

Par sélection pour les personnes en formation professionnelle continue (FPC) :

• Correction et mise à jour des éléments dans les dossiers d'inscription et tirage des exemplaires,
• Transmission de l'avis de sélection aux établissements sanitaires et médico-sociaux, pôle emploi, mission locale des Ardennes, …
• Enregistrement des dossiers d'inscription par catégorie sur le logiciel BL Concours,
• Sollicitation des jurys pour les épreuves écrites et l'épreuve orale et envoi des convocations,
• Envoi des convocations pour les épreuves écrites et l'épreuve orale aux candidats,
• Tirage des grilles et guides d'évaluation, préparation des pochettes pour les jurys,
• Accueil des candidats et surveillance de la préparation de l'épreuve orale,
• Enregistrement des notes des épreuves,
• Edition des listes pour le jury d'admission, préparation du procès-verbal des résultats,
• Envoi les courriers des résultats à chaque candidat,
• Gestion des listes principales et complémentaires.

Par voie de mutation :

• Réception des demandes, vérification des pièces reçues et transmission à la direction
• Récapitulation des demandes dans un tableau
• Programmation d'un rdv avec la Direction
• Courriers à l'étudiant, à la Région Grand Est pour prise en charge et à l'IFSI d'origine
• Suivi de la réception des documents et dossier de l'ESI

1.2 Sélection à l'entrée et sélection en formation conduisant au DEAS

• Mise en forme du sujet de l'épreuve écrite et tirage,
• Correction et mise à jour les éléments dans les dossiers d'inscription et tirage des exemplaires,
• Envoi de l'avis de concours aux lycées, établissements sanitaires, CIO, pôle emploi, mission locale des Ardennes,
• Enregistrement des dossiers d'inscription par catégorie sur le logiciel BL Concours,
• Envoi des convocations à l'écrit aux candidats,
• Organisation du plan de la salle et des listes d'émargement et étiquettes par rangées,
• Réception des copies des candidats et enregistrement des notes de l'épreuve écrite,
• Edition des listes pour le jury d'admissibilité, préparation du procès-verbal,
• Envoi les résultats de l'épreuve écrite à chaque candidat,
• Sollicitation des jurys pour l'épreuve orale et envoi des convocations,
• Envoi des convocations à l'oral aux candidats,
• Tirage des grilles et guides d'évaluation, préparation des pochettes pour les jurys,
• Accueil des candidats et surveillance de la préparation de l'épreuve orale,
• Enregistrement des notes de l'épreuve orale,
• Edition des listes pour le jury d'admission, préparation du procès-verbal des résultats,
• Envoi les courriers des résultats à chaque candidat,
• Gestion des listes principales et complémentaires,
• Gère les adresses mails IFSI 08 des EAS.

2. ACTIVITES LIEES A LA PEDAGOGIE INDIRECTE

• Mise en forme et impression des évaluations écrites à destination des étudiants.

4. ADMINISTRATION ET RESSOURCES HUMAINES

4.1 Activités de secrétariat

• Accueil téléphonique des publics : candidats, étudiants, enseignants, prestataires, (mise à jour annonce accueil) …
• Gestion du planning du Directeur de l'institut et prise de rendez-vous,
• Saisie (rédaction) des courriers,
• Gestion des logiciels spécifiques de BL Formation comprenant BL Scolarité, BL Concours et BL Planification,
• Plateformes du site la Région Grand-Est : Ramsès, SolSTISS, gestion des demandes de bourses,
• Plateforme Odessa : gestion de l'inscription et délivrances des Diplômes D'Etat,
• Rédaction de comptes rendus de réunions des instances de l'institut et autres commissions,
• Mise en forme et frappe de documents pédagogiques et administratifs,
• Mise en forme des évaluations des étudiants/élèves,
• Gestion du classement et l'archivage, reproduction des documents par photocopies et reliures

4.2 Gestion financière :

Rémunération des étudiants pris en charge par un organisme financeur :

• Réalisation des listes des étudiants financés,
• Réalisation des conventions de prise en charge de financement des frais de formation aux établissements hospitaliers privés ou public, paiement personnel,
• Contrôle d'assiduité des étudiants,
• Réalisation des attestations de présence des étudiants en promotion professionnelle ou bénéficiant d'un congé individuel de formation : vérification des absences, établissement de l'attestation. Envoi de l'attestation aux employeurs ou OPCO par mail ou aux étudiants pour les apprentis,
• Pour les étudiants demandeurs d'emplois : saisie au fil de l'eau des absences et interruptions/ou reprise de formation sur KAIROS,
• Gestion déclaration d'accident de travail pour les ESI/EAS PP ou SS : (plateforme NET entreprise)

Frais de formation des ESI/EAS :

• Saisie des offres de formation éligibles au CPF sur EDOF (Espace des Organismes de Formation) et sur le Portail des services en ligne de la Région Grand Est (pour KAIROS et CPF),
• Mise à jour de l'offre de formation, tarifs, calendriers, modalités de sélection, création de session selon financements
• Facturation des frais de formation des étudiants auprès des établissements et des OPCO,
• Contrôle Région Grand Est dossiers apprenants M+2 de la rentrée ESI/EAS : transmission d'un échantillon dossiers apprenants, demande documents complémentaires,

Indemnités et frais déplacement de stage des étudiants :

• Réclamation des cartes vertes aux étudiants pour tenir à jour le tableau des assurances,
• Réception des feuilles de contrôle horaires des étudiants pour contrôler les absences en stage,
• Validation des indemnités et frais de déplacement,
• Impression des feuilles de synthèse et mise à la signature du Directeur,
• Exportation des données du module de paiement des indemnités et frais de déplacement en stage vers Excel pour création d'un tableau récapitulatif des données,
• Envoi des tableaux pour signature au DRH,
• Envoi des deux tableaux et feuilles de synthèse au service financier pour paiement

Intervenants extérieurs :

• Réalisation de la convention au regard du statut de l'intervenant (Universitaire, Labellisé, Non universitaire),
• Envoi des documents à l'intervenant et contrôle le retour de ces documents,
• Numérisation de la convention signée et enregistrement dans le classement T,
• Vérification dans le logiciel BL Planification des informations de la fiche de renseignements, envoi par mail à la DRH, enregistrement du document,
• Vérification une fois par mois du retour des conventions et relance de intervenants en cas de non-retour de convention ou de fiche de renseignements,
• Edition chaque fin de mois les relevés des interventions via BL Planification, vérification et ajustement et envoi à la DRH après validation de la direction pour paiement,
• Réception des devis et factures de certains intervenants (DESWAENE, IREPS, Performance D ; MIROIR AUX GENS...) vérification et mise à la validation de la Direction

Préparation des éléments pour la procédure contradictoire du budget IFSI/IFAS :

• Recherche des informations demandées sur le logiciel BL Concours et des documents internes à l'institut,
• Enregistrement et vérification des données via la plateforme SOLSTISS,
• Transmission de tous les documents scannés par mail au service financiers avec le tableau

Gestion de la collecte de la taxe d'apprentissage :

• Recherche des adresses mail des nouveaux fournisseurs du CHInA et de l'institut auprès de la Direction des Services Economiques et de la Direction des services Techniques,
• Réajustement des listes des fournisseurs et sources de données,
• Edition du mail pour chaque entreprise avec mise à jour des liens internet,
• Gestion des subventions allouées : réception des avis de virement, chèques, envoi des chèques à la Trésorerie,
• Gestion de la traçabilité : copies des versements, courriers et chèques,
• Réalisation d'un bilan des sommes versées, vérification des montants auprès de la Trésorerie et demande le compte final et transmission à la Direction,
• Envoi d'un mail courrier de remerciements aux entreprises

CFC droits de reproduction et de représentation d'œuvres protégées :

• Suivi enquête,
• Suivi facturation

Achats et commandes d'équipements :

Selon montant collecté via la taxe d'apprentissage et la subvention CR

• Recensement des besoins d'achat de matériel et travaux à prévoir pour l'année à venir.
• Demande de devis via les services économiques ou informatique ou techniques selon la demande.
• Suivi des commandes en cours et des dépenses engagées.
• Suivi des livraisons et transmissions aux services économiques

4.4 Suivi des apprenants par la région GE / PE / URCA / CFP:

• Transmission sur SOLSTISS les effectifs EAS et ESI, des formations hors périmètres (prévisionnel, … et réel)
• Transmission sur RAMSES : interruptions de formation, reprises de formation
• Transmission KAIROS : assiduité, interruption de formation, reprises de formation (après 15 jours d'interruption),
• Suivi réception, distribution cartes ESI URCA et cartes EAS ; DEI ; DEAS ; Grade licence
• Suivi des dossiers ESI/EAS dont la formation est financée par le CPF : acceptation et validation

4.5 Réunions d'information :

• Participation active aux réunions d'information de l'institut, propose des thématiques en lien avec les missions du secrétariat

4.6 – Archivage :

• Gestion de l'archivage de documents en format papier et en format numérique,
• Mise à jour du classement T

5. REUNIONS – INSTANCES – COMMUNICATION

5.1 Internes à l'institut :

Les instances de l'institut IFSI :

• Instance Compétente pour les Orientations Générales de l'institut (ICOGI),
• Section Pédagogique,
• Section Disciplinaire,
• Section de Vie Etudiante,
• Commission d'Attribution des Crédits (CAC)

Les instances de l'institut IFAS :

• Instance Compétente pour les Orientations Générales de l'institut (ICOGI),
• Section Pédagogique,
• Section Disciplinaire,

• Section de Vie Etudiante

• Gestion de l'organisation des instances :

A chaque renouvellement des membres (tous les 3 ans) Envoi des courriers au membres sollicités Etabli la listes des membres désignés par le Directeur ou élus.

Envoi des listes à l'ARS pour demande de validation

A chaque réunion : Envoi des convocations aux membres et des documents complémentaires, réservation de la salle de réunion, mise en place de la signalétique, de la liste nominative d'émargement, des chevalets pour le plan de table, des dossiers pour chaque membre, prévision du matériel pour les votes, préparation de boissons

• Rédaction du compte-rendu et envoi au Président après validation par la direction,
• Envoi la notification de décision à l'étudiant/élève et copie dans le dossier et au Président de l'instance

Externes à l'institut :

• Jury final DEI et jury final DEAS :

Production et transmission des tableaux de résultats des étudiants/élèves à la DREETS

Transmission des dossiers des étudiants/élèves à étudier

Réception des tableaux de résultats.

• Tutelles et partenaires :

Centre Hospitalier Intercommunal Nord Ardenne (CHInA), Groupe Hospitalier Territorial (GHT1), Agence Régionale de Santé (ARS), Conseil Régional Grand Est, Université de Reims Champagne Ardenne, Conseil Région Grand Est, GSC/IFSI Champagne-Ardenne)

Création et production de données réclamées.

6. FORMATION CONTINUE

Participation à des formations individuelles ou collectives

6.2 Actions de formation par l'Institut

• Transmission du calendrier des formations aux établissements,
• Enregistrement des inscrits des formations des tuteurs de stage,
• Convocation des participants,
• Impression des documents pour les formations,
• Réalisation des attestations de présence

7. LOGISTIQUE

7.1 Commandes

• Commande bureautique, produits d'entretien pour l'équipe de ménage, EPI, de produits hôtelier, alimentaires (évènementiel) matériel courant et petit matériel, linge salle repas

7.2 Demandes de réparation et intervention

• Création et suivi (nettoyage toit B2,vitres…)

COMPETENCES REQUISES

Connaissances particulières requises :

• En informatique : Maîtrise de Word, Excel, messagerie Outlook,
• Appropriation des logiciels spécifiques de Berger-Levrault BL Formation : BL Planification : logiciel de gestion des plannings, BL Concours : gestion des concours ; BL Scolarité : gestion de la scolarité,
• Plateformes du site la Région Grand-Est : Ramsès, SolSTISS, gestion des demandes de bourses,
• Plateforme Odessa : gestion de l'inscription et délivrances des Diplômes D'Etat,
• Intranet CHInA : Portail applicatif : COPILOTE, CRISTALINK, SCOOP, informatique,
• En organisation, classement et archivage
• Connaissances réglementaires des formations conduisant :

au Diplôme d'Etat d'Infirmier (DEI)

au Diplôme d'Etat d'Aide-Soignant (DEAS)

CAPACITES PROFESSIONNELLES REQUISES :

Aptitudes relationnelles :

• Etre accueillante pour toutes personnes se présentant à l'institut,
• Réaliser un accueil téléphonique de qualité,
• Faire preuve d'objectivité,
• Savoir conseiller et/ou orienter,
• Respecter le secret professionnel et la confidentialité,
• Faire preuve de tact et de discrétion

Gestion de l'activité :

• Anticiper, prioriser les actions et les mettre en œuvre,
• Planifier son activité en tenant compte des délais,
• Réaliser ses tâches avec rigueur et méthode

Adaptation et esprit d'ouverture :

• Participer et/ou faire face aux évolutions techniques, conjoncturelles, institutionnelles
• S'informer, se former, s'investir
• Etre capable de polyvalence et mobilité
• S'adapter à l'organisation

Comportement professionnel :

• Faire preuve de créativité
• Participer à la mise au point de fiches d'activité pour gagner du temps et optimiser les moyens
• Collaborer avec les collègues secrétaires

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Avantages :

• RTT

Lieu du poste : En présentiel