Assistant(e) médical(e)

MISSIONS PRINCIPALES

• Assurer le secrétariat des médecins du centre
• Assister les médecins en consultation: préparation du matériel, accueil et installation du patient
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les patients, sportifs, partenaires institutionnels et prestataires
• Gérer les plannings: prise de rendez-vous, organisation des réunions, coordination des agendas
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus, courriers et documents administratifs
• Assurer le suivi rigoureux des dossiers médicaux, dans le respect du secret médical et des normes en vigueur
• Coordonner les échanges entre les équipes médicales, paramédicales et administratives
• Gérer les stocks et les commandes de fournitures administratives et médicales
• Suivre les contrats et relations avec les prestataires externes (y compris le CDOM)
• Contribuer à la communication du centre (site internet, réseaux sociaux, newsletters)
• Rédiger des contenus de sensibilisation sur les thématiques santé & sport
• Assurer le lien avec les partenaires extérieurs : clubs, fédérations sportives, institutions, médias
• Encadrer l'équipe de secrétaires médicales en alternance
• Organiser, répartir et suivre la charge de travail de l'équipe
• Garantir la qualité de l'accueil et le respect des procédures internes
• Accompagner les étudiants dans leur montée en compétences
• Participer aux recrutements : rédaction des offres, conduite des entretiens, suivi de l'intégration
• Suivre les tableaux de bord, indicateurs d'activité et reporting
• Assurer la gestion documentaire : classement, archivage, mise à jour des procédures internes
• Suivre la comptabilité courante (factures, devis, règlements)
• Coordonner les parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs
• Participer à la mesure de la satisfaction des médecins et à l'amélioration des conditions de travail
• Suivre et mettre à jour les procédures qualité en lien avec les équipes médicales et la direction
• Participer à la mise en œuvre d'actions correctives et préventives
• Veiller au respect des normes réglementaires, d'hygiène, de sécurité et de confidentialité
• Organiser la collecte et l'analyse des retours d'expérience (patients, usagers, partenaires) : enquêtes de satisfaction, réclamations

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, outils collaboratifs (Google Workspace, agendas partagés…)
• Connaissances en terminologie médicale
• Expérience du secrétariat médical : gestion des dossiers, prises de rendez-vous, préparation de consultations
• Compétences en gestion administrative : classement, archivage, suivi des courriers, procédures internes
• Notions de comptabilité : facturation, devis, suivi des FSE, tiers-payant, ...
• Rédaction professionnelle : rédaction de courriers, comptes-rendus, notes internes
• Gestion multitâches
• Connaissance des règles de confidentialité, du RGPD et du secret médical
• Utilisation de logiciels métier : logiciels de gestion médicale (ex : Doctolib, Medistory, WEDA… selon l'environnement)

Qualités personnelles

• Sens de l'organisation : priorisation, rigueur, capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Ethique professionnelle et Fiabilité
• Ponctualité et Assiduité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Excellente communication orale et écrite
• Empathie et sens du service : capacité à accueillir et rassurer les patients, posture bienveillante
• Réactivité et gestion du stress : capacité à rester efficace en période de forte activité
• Autonomie et esprit d'initiative
• Travail en équipe et sens du collectif : coordination avec les médecins, les secrétaires, les partenaires
• Leadership opérationnel : capacité à encadrer et motiver une petite équipe
• Capacité d'adaptation & Flexibilité : environnement médical évolutif, gestion d'imprévus, changement de plannings, ...
• Esprit d'analyse et de synthèse : pour le suivi des indicateurs, la mise en place de procédures et le reporting

Formation

• Diplôme de secrétaire médical(e), assistant(e) dentaire, Infirmier(e) ou manipulateur radio, ou toute autre profession de santé
• Idéalement avec une formation en Gestion de la PME / Gestion des entreprises et des administrations

Expérience professionnelle requise

• Expérience souhaitée dans le secteur médical, idéalement en centre de santé ou libéral, d'au moins 3 ans
• Une connaissance du monde médical et de l'activité en libéral

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 1 800,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel