Adjoint administratif polyvalent H/F

À propos du poste

Contrat : CDD de 6 mois renouvelable 6 mois selon les besoins, renfort charge de travail.

DESCRIPTIF :

Présentation des EHPAD de la Direction commune.

· L'EHPAD GILLES MARTIN est un établissement public d'hébergement pour personnes âgées et dépendantes accueillant 50 résidents, situé sur la commune de BUCHY. L'EHPAD Gilles Martin fait partie de la Direction commune constituée avec l'EHPAD NOURY de LA FEUILLIE.

La résidence est dotée de 42 chambres en hébergement permanent sur trois niveaux, composée de :

• 34 chambres individuelles,

• 8 chambres doubles.

Les travaux de reconstruction de l'établissement avec un agrandissement dont la création de deux unités Alzheimer seront engagés dès le premier semestre 2026.

· L'EHPAD NOURY est un établissement public d'hébergement pour personnes âgées et dépendantes accueillant 61 résidents, situé à l'entrée de la commune de La Feuillie. L'EHPAD Noury fait partie de la Direction commune constituée également avec l'EHPAD GILLES MARTIN de BUCHY.

La résidence est dotée de 61 chambres individuelles sur deux étages, composée de :

• 49 lits en hébergement permanent,

• 2 lits en hébergement temporaire,

• 10 lits en « Unité Protégée » pour les résidents atteints de la maladie d'Alzheimer.

Elle résulte d'un vaste projet de reconstruction et d'extension achevé en septembre 2014. L'EHPAD propose un cadre chaleureux et moderne. Il est orné d'un magnifique parc verdoyant de 5 000 m2, et propice à la promenade des résidents comme à la relaxation des agents.

Le projet d'un Pôle d'Activités et de Soins Adaptés (PASA) est actuellement à l'étude.

Les établissements sont liés par un CPOM signé avec l'ARS de Normandie et le Département de Seine-Maritime afin de garantir la qualité de l'accueil, des soins et de l'animation.

Présentation de l'équipe.

L'établissement est doté d'un personnel qualifié et compétent qui assure l'accompagnement des résidents avec professionnalisme. À cet effet, l'EHPAD peut compter sur le concours interne d'une équipe pluridisciplinaire (Médecin coordonnateur, cadre de santé (sur l'EHPAD Gilles Martin), infirmière coordonnatrice (sur l'EHPAD Noury), IDE, AS, enseignant APA, gouvernante (sur l'EHPAD Noury), hôtelières, animatrices, gestionnaires administratifs, lingères, cuisiniers, techniques et intervenants extérieurs tels que : Psychologue, kinésithérapeute, socio-esthéticienne, pédicure, coiffeur).

DÉFINITION DU POSTE :

Grade : Adjoint administratif (Grille indiciaire de la FPH).

Diplôme : BTS secrétaire bureautique, BTS Comptabilité/Gestion,

Positionnement hiérarchique : sous l'adjoint des cadres, chargé du secrétariat direction qualité et de l'adjoint des cadres, chargé de la comptabilité et des finances.

Lieu en fonction des besoins : EHPAD GILLES MARTIN – 397 route de Rocquemont – BUCHY /EHPAD NOURY – 95 route de Rouen – LA FEUILLIE, multisite selon les besoins des établissements.

Quotation de travail : 35 heures hebdomadaires.

Salaire : Selon la grille statutaire FPH et expérience.

Horaires de travail :

• 9 H 00 – 17 H 00 dont 1 heure de pause.

MISSIONS DU POSTE :

• Accueil physique,
• Gérer les appels téléphoniques,
• Recevoir, rédiger, et transmettre le courrier et les e-mails,
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers comptables et administratifs,
• Assurer la prise de notes puis rédiger les comptes-rendus, les procès-verbaux des différentes instances,
• Réaliser la mise en forme des divers documents qualité,
• Gérer l'enregistrement des devis, des bons de commandes,
• Réaliser des bons de commande,
• Gérer les factures via le portail CHORUS, papier et dématérialisées.

PROFIL DE POSTE :

Au sein d'une équipe administrative pluridisciplinaire, vous réaliserez diverses tâches administratives et aurez en charge la réalisation de certaines tâches comptables.

Vous accueillerez et orienterez les visiteurs, physiquement, par téléphone ou par mail.

Le poste exige une bonne maîtrise des logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK).

Le poste exige une bonne maîtrise rédactionnelle (rédaction de comptes-rendus, des procès-verbaux, de documents administratifs), dans la gestion de la communication écrite et orale.

Des compétences dans les logiciels métiers (ELAP ou équivalent, portail CHORUS…) sont souhaitables.

Le poste exige d'avoir une bonne perception des tâches à réaliser afin de les prioriser.

_ REQUIS :_

• Expériences dans le secteur médico-social appréciées,

• Permis B exigé.

SAVOIRS FAIRE ET SAVOIR ÊTRE REQUIS :

• Accueil et orientation des résidents, des familles, des visiteurs,

• Sens de la planification, de l'organisation, de la priorisation,

• Gestion des dossiers administratifs,

• Réalisation de bons de commandes,

• Gestion de l'enregistrement des devis, des bons de commandes,

• Gestion des factures via le portail CHORUS, papier et dématérialisées,

• Compétences rédactionnelles,

• Autonomie dans le travail,

• Sérieux(se), ponctuel(le),

• Dynamique, bonne présentation,

• Rigueur et méthode,

• Capacité d'adaptation et réactivité,

• Disponibilité et capacité

• Discrétion et respect de la confidentialité,

• Esprit d'équipe et sens du relationnel,

• Savoir rendre compte à sa hiérarchie,

• Être force de proposition pour la hiérarchie.

Personne à contacter :

Candidature à adresser au Secrétariat Direction :

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Type d'emploi : CDD

Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : 1 759,00€ à 1 760,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel