综合管理

工作内容

1.全面负责办公室运营统筹,包括制定日常管理规范、监督办公环境维护、管控物资采购与库存,以及协调设备,对办公室所有硬件与环境事务负总责。

2.独立处理法国当地行政合规事务,包括对接政府部门、物业及第三方机构,办理办公室注册、证照更新、税务辅助等事宜。

3.统筹团队后勤保障,解决员工在办公期间遇到的各类后勤问题,满足团队日常需求。

4.负责办公室财务相关事务,包括日常费用预算执行、报销单据审核与提交、供应商对账结,对接总部财务部门。

5.协调办公室内外部关系,包括统筹在法会议与活动的全流程执行、维护与本地合作方的联系,以及作为法国办公室代表,协助总部对接当地资源。

任职要求

1. 本科及以上学历,具备 3年以上办公室行政或综合管理相关工作经验。
2. 法语流利(听说读写俱佳),能作为工作语言使用;英语具备基本沟通能力,可处理简单英文邮件或文档。
3. 熟悉法国当地行政流程、办公合规要求及文化习俗,能独立应对办公室在法日常行政事务。
4. 具备较强的组织协调能力与问题解决能力,能同时推进多项事务,且注重细节。
5. 拥有良好的服务意识与团队协作精神,性格积极主动,能快速适应跨文化工作环境。
6. 中法双母语者优先。

I. Missions et responsabilités

1. Assurer la coordination globale de l'exploitation du bureau, y compris l'élaboration des règles de gestion quotidiennes, le suivi de la maintenance de l'environnement de travail, le contrôle de l'achat de matériel et du stock, ainsi que la coordination relative aux équipements ; assumer la responsabilité globale de toutes les questions relatives au matériel et à l'environnement du bureau.
2. Traiter de manière autonome les affaires administratives et de conformité locales en France, y compris la liaison avec les services gouvernementaux, les gestionnaires de biens et les organismes tiers, ainsi que la gestion de l'enregistrement du bureau, la mise à jour des documents d'identification et l'assistance en matière fiscale.
3. Coordonner le soutien logistique de l'équipe, résoudre divers problèmes logistiques rencontrés par les employés pendant leurs heures de travail, et répondre aux besoins quotidiens de l'équipe.
4. Prendre en charge les affaires financières du bureau, y compris l'exécution du budget des dépenses quotidiennes, l'examen et la soumission des notes de frais, la vérification des comptes avec les fournisseurs, et la liaison avec le service financier du siège.
5. Coordonner les relations internes et externes du bureau, y compris la gestion complète du processus des réunions et événements en France, le maintien des contacts avec les partenaires locaux, ainsi que l'assistance au siège dans la liaison avec les ressources locales en tant que représentant du bureau en France.

II. Profil requis

• Diplôme universitaire bac + 4 ou équivalent, avec au moins 3 ans d'expérience pertinente dans l'administration de bureau ou la gestion générale.
• Maîtrise complète du français (à l'écrit et à l'oral), capacité à l'utiliser comme langue de travail ; bonne connaissance de l'anglais pour traiter des courriels ou documents simples.
• Bonne connaissance des procédures administratives locales en France, des exigences de conformité en matière de travail de bureau et des coutumes culturelles ; capacité à faire face de manière autonome aux affaires administratives quotidiennes du bureau en France.
• Bonne capacité d'organisation, de coordination et de résolution de problèmes ; aptitude à gérer plusieurs missions simultanément et attention particulière portée aux détails.
• Bon sens du service et esprit d'équipe ; personnalité proactive et capacité de s'adapter rapidement à un environnement de travail interculturel.