charge d'affaires manifestations accueillies h/f

GL events, groupe intégré des métiers de l'événement, opère sur trois segments : organisation d'événements, gestion d'espaces et services pour salons et congrès. Son modèle repose sur des centres de profits à taille humaine, favorisant proximité client, épanouissement professionnel, autonomie et responsabilité. Avec 1427 M€ de CA dont 45% à l'international, GL events s'appuie sur ses collaborateurs dans plus de 90 pays pour poursuivre son développement.

Mission principale

• Commercialiser l'offre globale Manifestations accueillies et extérieures selon les objectifs définis par la Direction
• Concrétiser les propositions commerciales par la signature des contrats
• Garantir la bonne préparation des projets en assurant leur bonne coordination
• Prospection et réceptif

Missions et responsabilités

1 – Prospection, commercialisation et vente

Le chargé d'affaires participe à l'élaboration de l'offre globale et il est responsable de la vente de services et prestations complémentaires.

• Prospection : il est responsable du développement de son fichier client.
• Il propose en fin d'année à la direction commerciale un plan de prospection sur les secteurs qui lui sont attribués.
• Il assure la prise du briefing client en identifiant tous ses besoins pour être en mesure de répondre et conduire une bonne négociation et une optimisation des ventes en s'appuyant, le cas échéant, sur les expertises des services techniques, régie, restauration.
• Il sécurise le CA en assurant la relance de toutes les offres et mène les actions nécessaires à une contractualisation rapide.
• Il participe activement à l'augmentation du taux d'occupation en orientant les choix des clients sur des dates les plus intéressantes pour l'entreprise et en suivant les préconisations de la Direction commerciale.
• Il élabore les projets de contrats, afin d'établir la facturation correspondante et les fait viser par son supérieur hiérarchique.
• Il soumet pour validation à la Direction commerciale les demandes de remise pour les clients dont il a la charge.

2 – Réceptif et préparation de projet

Il est en charge de la préparation de l'évènement, de la passation des informations au service technique en vue de son bon déroulement.

• Il est responsable de la prise de brief auprès des clients.
• Il est responsable de la tenue des réunions de préparation et de la réunion de synthèse nécessaires à la bonne préparation de l'évènement.
• Il est responsable de la qualité des informations écrites (composant le cahier des charges et sur la base du briefing) transmises au Régisseur en charge du dossier, pour garantir au client toute satisfaction pendant la tenue de sa manifestation.
• Il est garant de la bonne transmission du projet au Régisseur.
• Il s'adresse au régisseur en charge du dossier pour toutes demandes de chiffrage de prestations techniques.
• Il soumet à sa direction les tarifs de commercialisation des prestations spécifiques (% marge).
• Il assure un débriefing avec le client.
• Il participe au débriefing de la manifestation avec le service technique.

3- Rentabilité économique :

Il est partie prenante en matière de marge dans les dossiers qu'il suit et de l'atteinte des objectifs de chiffre d'affaires annuels. Il s'assure du respect des CGV, des échéances et du bon paiement des échéances et créances clients (application du process défini en interne).

4- Moyens et obligations :

• Il maîtrise parfaitement l'utilisation de l'application informatique métier PHOENIX et se conforme à l'ensemble des procédures en vigueur en matière d'alimentation des données.
• Il participe activement à l'ensemble des réunions commerciales en faisant un point précis des opérations passées et futures, de son portefeuille client.
• Il rend d'une façon hebdomadaire et mensuelle un rapport d'activité fiable et tient à jour les outils de suivi commercial.
• Il est responsable de l'anticipation de son activité (chiffre d'affaires) et propose des actions correctives si nécessaire.
• Il se conforme à l'ensemble des procédures organisationnelles fluidifiant les flux d'information en interne.

5- Réseau Gestion d'Espaces :

• Il transfère toute opportunité d'affaires sur un des sites du pôle ;
• Il est un acteur actif du réseau des Chargés d'affaires ou Chefs de Projets ;
• Il est responsable et mène à bien les actions transversales qui lui sont confiées ;
• Il est responsable de l'application et de la mise en œuvre, dans son activité, des actions définies ;
• Il participe activement au développement des synergies avec les autres business units du groupe.

Connaissances :

• Bac +2/3, en secteur commercial
• Expérience de 3 ans minimum dans un poste similaire
• Maitrise des outils bureautique, idéalement d'un ERP

Aptitudes :

• Maitrise des techniques de vente et de négociation
• Bonnes qualités relationnelles
• Organisation et planification
• Rigueur et méthode