Coordinateur / Coordinatrice des admissions en EHPAD H/F

La santé et la solidarité sont au coeur des préoccupations de Mont de Marsan Agglomération qui s'est dotée de la compétence "action sociale". Afin de donner une réponse rapide et d'optimiser la prise en charge des usagers, d'assurer des services de qualité égale sur tout le territoire de Mont de Marsan Agglomération et de mettre en place une organisation administrative performante et opérationnelle, l'agglomération a créé, en 2001, le Centre Intercommunal d'Action Sociale (CIAS) du Marsan.

Le soutien apporté par cette structure peut prendre diverses formes selon les bénéficiaires : personnes âgées, personnes en situation précaire, parents, enfants, professionnels de la petite enfance, jeunes en recherche d'insertion, etc.

Employeur : CIAS du Mont de Marsan (Landes 40)

Filière / Qualification du poste : Filière Médico-sociale – Catégorie B

Groupe de fonction : M2

Prise de poste : Dès que possible

TITULAIRE OU A DÉFAUT CONTRACTUEL

Le Pôle Hébergement du CIAS est composé de trois EHPAD (EHPAD du Marsan, Jeanne Mauléon et EHPAD de Saint Pierre) et de la Maison d'Accueil Temporaire. Au sein du Pôle Hébergement et sous la responsabilité de la Directrice du Pôle Hébergement, la coordinatrice / le coordinateur des admissions est la principale interlocutrice / le principal interlocuteur des partenaires et des familles pour les demandes d'admission en établissements. En collaboration avec le médecin coordonnateur, les cadres de santé, la direction adjointe, la direction et la psychologue elle/il effectue les démarches liées à l'admission des résidents.

Référencer et suivre les demandes d'admission

• Suivi et traitement des demandes en cours (Logiciel Via-trajectoire) en lien avec les cadres de santé, le médecin coordonnateur et la direction
• Mise en avant des établissements et communication positive (démarche commerciale)
• Accompagner et orienter les résidents et leurs familles sur leur demande en lien avec leur hébergement
• Mise en adéquation des demandes d'admission avec les critères d'admission et corrélation entre les sorties et les entrées (exple : Hors Landais, degré de dépendance, degré de médicalisation etc.)
• Contact avec les partenaires extérieurs et les familles pour recueillir les informations nécessaires à la constitution du dossier
• Evaluation des futurs résidents et visite à leur domicile si nécessaire (dépendance, aide, …)
• Evaluation de la capacité de financement
• Proposer des journées d'accueil
• Contact et relances des familles pour garantir un taux d'occupation élevé

Préparation et coordination des admissions

• Constitution et suivi administratif des dossiers d'admission
• Organiser les visites de pré-admission en lien avec les cadres de santé
• Recherche du consentement éclairé de la personne.
• Saisie des informations administratives (fiche de renseignement, habitudes de vie, niveau de dépendance, etc.) des résidents dans le logiciel de soin
• Collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire et les partenaires extérieurs pour la programmation des admissions sur chaque établissement
• Information des résidents et de leurs familles de l'accueil
• Préparation et remise des dossiers d'admission (Contrat de séjour, Règlement de fonctionnement, Documents divers) au futur résident et/ou sa famille
• Editer les étiquettes d'identification pour les services d'Hébergement
• Enregistrer les nouveaux résidents et leur famille sur l'application « Linestie »

Coordonner la commission d'admission

• Organiser la commission d'admission à fréquence de trois fois par an
• Etablir les critères d'admission en équipe
• Remonter les difficultés rencontrées lors des admissions
• Relayer de façon opérationnelle la stratégie de territoire établie à l'échelle des admissions

Référent(e) du logiciel Paaco-Globule

• Création du dossier du futur résident sur le logiciel
• Création de l'accès au logiciel pour les nouveaux agents (IDE, paramédicaux et cadres de santé)
• Faire le lien avec le prestataire

Participer au suivi des tableaux de bord

• Suivi des indicateurs ANAP annuels en lien avec les admissions : nombre d'entrées et de sorties par établissements ; moyenne d'âge d'entrée ; provenance des résidents, etc.
• Renseigner les différentes enquêtes concernant l'activité de l'établissement
• Elaboration des outils de suivi des admissions

Vous êtes aide-soignant(e) diplômé(e) d'état et avez de l'expérience sur un poste similaire – Gestion du taux d'occupation des EMS

• Connaissances du fonctionnement des Etablissements Sociaux et MédicoSociaux (ESMS)
• Connaissance des enjeux financiers des EHPAD
• Connaissances sociales et juridiques en matière de dispositifs d'aides (APA, Aide Sociale, APL, …)
• Connaissances sur les différents dispositifs de protection juridique (tutelle, curatelle, sauvegarde de justice, …)
• Connaissances des enjeux de la prise en charge administrative.
• Connaître les différents degrés de dépendance (GIR)
• Evaluer les besoins du futur résident en fonction de son autonomie et de son degré de médicalisation
• Maitrise des techniques d'accueil et de gestion des conflits
• Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel)
• Qualité d'écoute et sens du contact
• Qualités relationnelles
• Respect du secret professionnel
• Maitrise de soi
• Rigueur et discrétion
• Capacité d'organisation

CONDITIONS D'EXERCICE

Lieu de travail: EHPAD du Pôle Hébergement – CIAS du Marsan

Temps de travail: Temps complet – Horaires fixes avec 45 min de pause méridienne : lundi de 9h30 à 17h45 / mardi au vendredi: de 9h30 à 17h15

Statut: Titulaire de la FPT ou contractuel (CDD)

Conditions de rémunération : RIFSEEP / Forfait mobilités durables / Prise en charge à 75% de l'abonnement transport / Participation au maintien de salaire / Adhésion COSS + CNAS / Restaurant administratif

Salaire: de 2300 à 2700€/mois brut

CANDIDATURE

Veuillez adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à l'attention de :

Monsieur le Président du CIAS – 326 rue de la croix blanche avenue Foch – Mont de Marsan

Date limite de réception des candidatures: 29/02/2026