Cadre de proximité des Secrétariats Médicaux du Département d'Oncologie Médicale

CDI

Saint-Cloud

Paramédical

• Ensemble hospitalier

L'Institut Curie recrute actuellement un(e) Cadre de Proximité des Secrétariats Médicaux du Département d'Oncologie Médicale (DOM) sur le site de Saint-Cloud, dans le cadre d'un CDI à temps plein.

L'Ensemble hospitalier de l'Institut Curie est le 1er Centre français de lutte contre le cancer en nombre de patients, ce qui a représenté plus de patients traités en 2022 dont 2410 patients inclus dans une étude clinique.

La force de l'Institut Curie ?

Sa capacité à amener la découverte scientifique au lit du patient. Médecins, soignants, chercheurs, jusqu'aux fonctions supports se mobilisent chaque jour aux côtés des patients pour prendre le cancer de vitesse. Le patient est au cœur du projet médical et la dimension humaine occupe une place prépondérante associée à la mise à disposition de techniques toujours plus innovantes.

Tous les collaborateurs de l'Institut Curie œuvrent ensemble pour la lutte contre le cancer avec :

• Les mêmes valeurs : bienveillance, humanité, ouverture, partage, efficacité, innovation, solidarité et engagement.
• Les mêmes missions : soins, recherche et enseignement

Un poste de Cadre de Proximité des Secrétariats Médicaux est à pourvoir au sein du Département d'Oncologie Médicale (DOM) sur le site de Saint-Cloud, dans le cadre d'un CDI à temps plein.

Votre mission :

Le/la cadre de proximité des secrétariats médicaux assure l'organisation et le pilotage des activités médico-administratives de son service. Il/elle encadre les équipes d'assistantes et de secrétaires médicales, veille à la qualité du service rendu, et met en œuvre les orientations institutionnelles. Il/elle contribue à la coordination pluridisciplinaire, à l'amélioration continue des pratiques, et à un environnement de travail serein et efficace.

Vos principales activités :

1. Organisation et mise en œuvre de l'activité médico-administrative

• S'assure de la disponibilité des ressources humaines pour garantir la réalisation de l'activité. Réalise les plannings de travail et de repos via les outils de gestion du temps, et assure la saisie, le contrôle et la validation des éléments variables de paie et des temps de travail.
• Veille à l'adéquation des ressources humaines à l'activité réelle et coordonne l'organisation quotidienne de l'équipe médico-administrative (AM/SM), en assurant la répartition des tâches, la fluidité des opérations et la qualité du service rendu. Réalise, si nécessaire, les demandes de renforts ponctuels via le pool.
• Supervise, analyse et coordonne les activités quotidiennes, identifie les dysfonctionnements et met en œuvre les actions correctives nécessaires (reporting, ajustements organisationnels…).
• Participe à la gestion des moyens matériels et techniques, en collaboration avec le cadre de département : recense les besoins d'investissement sur son périmètre, suit les demandes de travaux et veille à la disponibilité des ressources nécessaires au bon fonctionnement de l'activité.
• Favorise la coordination pluridisciplinaire, en maintenant un lien régulier avec les médecins, les cadres de santé et les autres acteurs du département, afin de garantir une organisation médico-administrative fluide et cohérente. Il/elle représente également la Direction des secrétariats médicaux (DSM) lors des réunions de service organisées au sein de son département.

2. Encadrement et animation de son équipe (AM/SM)

• Favorise un climat de confiance propice à la communication et à la coopération au sein de son équipe en organisant des temps d'échange collectifs et individuels.
• Accompagne le développement professionnel de l'équipe, en évaluant les pratiques, en menant les entretiens annuels et professionnels, et en soutenant la montée en compétences individuelle et collective. Il/elle identifie les besoins en formation, contribue au plan de formation du département, et transmet les souhaits d'évolution ou de mobilité interne au cadre de département.
• Facilite l'appropriation des orientations institutionnelles en les relayant auprès de son équipe, en intégrant les projets du département ou de la Direction des secrétariats médicaux dans les pratiques, et en déployant la politique de Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) au sein de son service.
• Gère les tensions ou conflits éventuels, au sein de l'équipe ou auprès des patients et appuie le/la cadre de département dans la préparation des entretiens de recadrage et la direction des secrétariats médicaux dans le suivi des procédures disciplinaires, en apportant un éclairage sur les situations de terrain.
• Assure la continuité de l'encadrement en remplaçant ponctuellement ses pairs cadres lors de leurs absences, afin de garantir la stabilité des équipes et la continuité des missions.

3. Recrutement et intégration

• Participe au recrutement des assistantes et secrétaires médicales, en lien avec le cadre de département et la direction des ressources humaines.
• Garantit l'intégration des nouveaux arrivants (CDI, CDD, stagiaires, alternants) en coordonnant leur accueil, en organisant leur parcours d'intégration, et en désignant des référents ou tuteurs. Il/elle participe également au recrutement des assistantes et secrétaires médicales, en lien avec le cadre de département et la direction des ressources humaines.

4. Gestion de projets et activités transversales

• Contribue aux dynamiques institutionnelles, en participant à des groupes de travail transversaux sur des projets portés par la direction ou le département, sur sollicitation de son N+1.

5. Qualité et gestion des risques

• Veille à l'application des procédures qualité et de gestion des risques, en contrôlant leur mise en œuvre par les équipes et en contribuant à l'harmonisation des pratiques entre les sites, en lien avec le cadre de département des SM.
• S'inscrit dans une démarche d'amélioration continue, en promouvant les bonnes pratiques et en assurant le suivi des événements indésirables (EI) et des plans d'action associés.
• Participe aux démarches qualité, notamment en prenant part aux audits internes et en collaborant aux enquêtes menées dans le cadre de plaintes de patients portant sur le volet médico-administratif, en lien avec le cadre de département des SM.

Diplômes / Qualification(s) requise(s)

• Niveau BAC +2 (BTS SP3S, Diplôme management, etc.)

L'Institut Curie consacre une politique en faveur de l'insertion des personnes en situation de handicap.