Gestionnaire administratif(ve)

Informations générales

Organisme de rattachement

Université de Valenciennes  

Référence

Date de début de diffusion

/11/2025

Date de parution

/12/2025

Localisation

Famars

Intitulé long de l'offre

Gestionnaire administratif(ve)

Date limite de candidature

04/12/2025

Employeur

L'université Polytechnique Hauts de France

Nature du contrat

CDD d'1 an

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Gestionnaire administratif(ve)

Descriptif de l'employeur

L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.

Aujourd'hui, l'établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :

- l'Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF)
- l'Institut Universitaire de Technologie (IUT)
- l'Institut Sociétés et Humanités (ISH l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S)

La recherche à l'Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.

Descriptif du service

Le cabinet du président de l'UPHF est une cellule stratégique rattachée directement au président de l'université, le Pr Abdelhakim Artiba. 

Son rôle consiste à assister le président dans ses missions de gouvernance, de pilotage stratégique et de représentation de l'établissement. Il coordonne les missions de conseillers et chargé·e·s de mission. 

Le cabinet est également un relais clé entre la présidence et les différentes instances de décision de l'université : le conseil d'administration, les services administratifs, les vice-présidences, etc. 

Description du poste

Mission principale:

Le/la Gestionnaire Administratif/ve recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire auprès de la présidence.

Il·elle accompagne la communication externe et interne de la gouvernance.

Il·elle accompagne les manifestations et événements en lien avec la communication et les relations internationales (cérémonies protocolaires, accueil de délégations étrangères, vœux, palmes académiques, cérémonie des retraités, assemblées...)

Il·elle est garante de la qualité de l'accueil de la présidence.

Tâches et activitées liées au poste :

Suivi et veille des agendas de la présidence au sein du cabinet

Préparation / organisation logistique et matérielle de réunions

Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)

Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, courriers)

Diffusion des informations émanant de la présidence à l'ensemble des services internes et/ou externes

Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe

Appui à la préparation de dossiers stratégiques (COMP, HCERES...) et la gestion des relations avec les partenaires externes (rectorat, communauté d'agglomération...)

Diffusion des informations émanant de la présidence à l'ensemble des services qui y sont rattachés en lien avec le service communication

Organisation d'événements portés par la présidence

Participation à la politique d'archivage de l'établissement - rôle de correspondant/référent

Collaboration avec les services adossés à la présidence (DCom + SAC + PRI), la DG et autres SC-SG

Conditions particulières d'exercice

Le poste exige une grande capacité à gérer les situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail liées à l'activité de la présidence

Descriptif du profil recherché

Compétences et connaissances requises :

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités

Maîtrise des techniques de communication orale et écrite

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie

Savoir créer et utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi

Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins

Savoir planifier et respecter des délais dans un calendrier et un cadre de gestion

Savoir gérer les aléas

Maîtrise de la communication

Compétences comportementales attendues:

Sens de l'initiative

Capacité d'adaptation

Réactivité

Capacité à gérer le stress

Sens relationnel, souplesse

Discrétion, réserve, sens de la confidentialité

Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique

Capacité d'anticipation

Sens de l'écoute

Sens du service public

Disponibilité
 

Diplôme, formation ou expérience requise :

Bac/ Bac + 2 Secrétariat de Direction serait un plus
Anglais niveau B1

Expérience souhaitée : 3 à 5 ans dans un poste similaire

Temps plein

Oui

Rémunération fonctionnaires

Grille indemnitaire catégorie B-IFSE 450€

Rémunération contractuels (en € brut/an)

22 270 et 23 570

Informations complémentaires
Informations complémentaires

Localisation du poste : Campus des Tertiales-Bâtiment Ronzier à Valenciennes

Le télétravail pourra être envisagé après une période d'intégration, mais il ne sera pas possible lors de la prise de poste.

Informations rémunérations:

-Titulaires: IFSE de catégorie B de 450 € 

-Contractuels: CDD de 1 an renouvelable ;
Salaire mensuel entre 1855 € brut (minimum 1 an expérience sur un poste similaire) et 1964 € brut (minimum 5
ans d'expérience sur un poste similaire)

Télétravail possible

Oui

Management

Non

Localisation du poste

Europe, France, Hauts de France, Nord (59)

Géolocalisation du poste

Voirie Communale Université Val Mont Houy Famars

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Valenciennes

Critères candidat
Niveau d'études / Diplôme

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Date de vacance de l'emploi

01/09/2025

Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)

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