Gestionnaire des conseils centraux

Une université d'excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l'Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l'éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d'innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l'Université de Montpellier s'articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s'appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI).

Une université engagée

Vigilante envers toutes formes de discriminations, l'Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l'égalité entre femmes et hommes et pour l'inclusion des personnes en situation de handicap. Elle est attachée aux fondements du service public, à la laïcité, à l'égalité des chances et à l'accès de tous aux savoirs. Elle promeut les valeurs académiques telles que l'éthique, l'intégrité scientifique et la liberté universitaire. L'UM place enfin le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Dans le cadre de ses engagements, l'université promeut le CV sans photographie.

Structure de rattachement : Direction des Affaires Générales et Institutionnelles (DAGI)

Environnement de travail : La Direction des Affaires Générales et Institutionnelles (DAGI) conseille l'équipe politique, accompagne les structures internes et traite les dossiers à forte technicité en matière d'achats, d'affaires juridiques et institutionnelles. Dans ce cadre, elle concourt à la sécurisation juridique et est garante du fonctionnement institutionnel, de la régularité et de la performance de l'achat. Elle comprend trois services, dont celui de la Vie Institutionnelle, auquel est rattaché le Bureau du Pilotage des Conseils centraux. Celui-ci assure le pilotage et le suivi du conseil d'administration (CA), du conseil académique (CAC), du comité social d'administration (CSA), du conseil des directeurs des UFR, écoles et instituts (UEI) et de l'établissement-composante et du comité de gouvernance. Trois personnels sont affectés au Bureau du Pilotage des Conseils centraux : un Chef de Bureau et deux Gestionnaires.

Mission principale : Le gestionnaire du Bureau du Pilotage des Conseil centraux assure la gestion administrative des conseils et comités dans le respect des règles et procédures applicables aux cinq instances.

Il recueille et traite l'information nécessaire au fonctionnement du Bureau.

Il informe et oriente dans leurs démarches les structures de l'établissement et autres interlocuteurs.

Activités :

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

EN AMONT DE LA SÉANCE, organiser les séances des conseils et comités pléniers et restreints (1 à 2 séances mensuelles par conseil et comité, organisées suivant un calendrier prévisionnel établi en début de semestre. A titre exceptionnel, des séances peuvent être organisées à la demande du Président) :

• Procéder à l'envoi de l'appel aux points auprès des différents responsables des composantes et services de l'Université ;
• Relancer les interlocuteurs le cas échéant ;
• Rédiger l'ordre du jour à partir des documents reçus en retour ;
• Convoquer les membres des conseils et comités, ainsi que les experts appelés à intervenir sur les dossiers ;
• Transmettre aux membres, ainsi qu'aux différents responsables des composantes et services de l'Université, l'ensemble des documents utiles au bon déroulement de la séance ;
• Établir le dossier du Président qui servira de fil conducteur pour les discussions en séance, ainsi que ceux du Vice-Président du Conseil d'Administration et du Directeur Général des Services ;
• Préparer à l'attention du Président des notes sur les sujets qui seront évoqués.

EN COURS DE SÉANCE :

• S'assurer du bon déroulement (distribution de documents, gestion des votes s'il y a lieu, gestion des pouvoirs, tenue de la feuille d'émargement,..) ;
• Prendre des notes en vue de la rédaction du procès-verbal et des délibérations.

APRÈS LA SÉANCE :

• Établir des documents à caractère règlementaire à partir des notes prises en séances : rédiger les délibérations ou le relevé des avis ainsi que le procès-verbal de séance ;
• Mettre en ligne les documents réalisés sur le site de l'Université et/ou l'ENT (espace numérique de travail).

ACTIVITÉS SECONDAIRES :

• Participer à l'élaboration et à l'amélioration des procédures du Bureau ;
• Répondre aux demandes ponctuelles des services ;
• Procéder au tri, à l'archivage et au classement des documents de travail (Intranet et archives papier).

Spécificités / Contraintes du poste : Sur ce poste, le respect des délais est essentiel et le rythme de travail assez soutenu. Cela peut engendrer des dépassements d'horaires.

Par ailleurs, l'agent travaille tant avec l'équipe administrative qu'avec l'équipe politique

Vous avez une appétence pour l'administratif et la gestion et souhaitez contribuer à la performance d'une université de renommée mondiale ? Nous recherchons un(e) professionnel(le) rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un excellent sens de la discrétion. Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques. Vous aimez rédiger et travailler en équipe. Réactif(ve) face aux imprévus, vous gérez plusieurs dossiers simultanément tout en conservant calme et méthode. Si vous avez l'esprit critique, le goût du détail et l'envie d'être au cœur du fonctionnement d'un établissement, rejoignez-nous pour relever des défis stimulants au cœur d'un environnement académique d'excellence

Compétence / qualifications (connaissances, savoir-faire, savoir-être…) :

SAVOIRS :

Connaître le fonctionnement général d'un EPSCP (statut, missions) et ses différentes structures.

Connaître l'actualité liée aux nouveaux chantiers relatifs à l'Enseignement Supérieur.

Connaître les techniques de gestion administrative.

SAVOIR-FAIRE :

Mettre en œuvre la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures.

Utiliser les modes de communication écrit et oral (électronique et téléphonique).

Maîtriser l'environnement bureautique.

Analyser et gérer les demandes d'information.

Prendre des notes et rédiger divers documents.

Disposer de capacités rédactionnelles.

Savoir planifier, hiérarchiser et anticiper ses activités.

Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités.

SAVOIR-ETRE :

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Rigueur, organisation et méthode.

Disponibilité, fiabilité, motivation et polyvalence.

Adaptation, réactivité et résistance au stress.

Sens de l'initiative et des priorités.

Autonomie et esprit d'équipe.

Sens de l'écoute, de la communication et de la diplomatie à l'égard des Enseignants-Chercheurs, Etudiants et Intervenants extérieurs.

Sens de l'analyse et esprit de synthèse.

NIVEAU DE DIPLÔME SOUHAITE : Licence, notamment en droit ou administration publique.

Une culture informatique et internet est attendue des candidats.

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

Temps de travail aménageable

Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

Restauration collective

Aide et prestations sociales

Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université

Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité

Informations complémentaires :

Rémunération : de 1990€ à 2010€ bruts mensuels, dont 140€ d'indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : Mars

Type de contrat : CDD de catégorie B

Durée du contrat : 17 mois

Clôture des candidatures : 16/02/2026