Assistant comptable et administratif H/F

Présentation de l'entreprise

Le Groupe OXIM est un acteur majeur dans le secteur de l'immobilier et de l'habitat depuis 20 ans.

Pour notre Agence Century 21 – Les Trois Rois à Châteauneuf sur Loire, nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) de Copropriété H/F. Ce rôle clé contribue à assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel de notre groupe, en soutenant nos équipes dans leurs missions quotidiennes.

1. Intitulé du poste

Assistante comptable et administrative – Service syndic de copropriété

2. Positionnement dans l'organisation

• Rattachement hiérarchique : Responsable syndic
• Relations internes : gestionnaires, comptable syndic, direction
• Relations externes : copropriétaires, conseils syndicaux, prestataires, fournisseurs, institutions (banques, assurances, ENEDIS, etc.)

3. Mission principale

Assurer le soutien administratif, comptable et organisationnel du gestionnaire de copropriété afin de garantir la bonne gestion des immeubles, la fiabilité des comptes, le respect des procédures et la fluidité des échanges avec les copropriétaires, prestataires et partenaires.

4. Activités et responsabilités

4.1 Tâches comptables

• Saisie, contrôle et validation des factures fournisseurs (entretien, travaux, contrats de maintenance, etc.).
• Imputation comptable et ventilation des dépenses par copropriété et par compte.
• Suivi des encaissements : appels de fonds, règlements copropriétaires.
• Rapprochements bancaires des comptes de copropriétés.
• Participation à la préparation des comptes annuels et des arrêtés comptables.
• Aide à l'élaboration des relevés individuels de charges et documents financiers destinés aux assemblées générales.
• Classement et archivage des pièces comptables conformément aux obligations légales.

4.2 Tâches administratives

• Accueil téléphonique et physique des copropriétaires, entreprises et prestataires.
• Réception, tri et distribution du courrier papier et électronique.
• Rédaction de courriers, mails et notes administratives courantes.
• Classement, numérisation et archivage des documents de copropriété (PV d'AG, contrats, correspondances, factures, règlements, etc.).
• Mise à jour des bases de données : coordonnées des copropriétaires, lots, prestataires et conseils syndicaux.
• Suivi administratif des dossiers sinistres, travaux, contentieux simples et assurances.
• Gestion des plannings : visites d'immeubles, réunions, assemblées générales.

4.3 Appui à la gestion de copropriété

• Soutien quotidien au gestionnaire dans le traitement des demandes courantes des copropriétaires.
• Suivi des interventions techniques : demandes de devis, relances des entreprises, planification et confirmations d'interventions.
• Mise à jour et suivi des tableaux de bord de gestion des immeubles.
• Préparation des assemblées générales : convocations, constitution des dossiers, envois, aide à la rédaction et diffusion des procès-verbaux.
• Contribution au respect des procédures internes et réglementaires du syndic.

5. Compétences requises

5.1 Compétences techniques

• Bonne connaissance du plan comptable de la copropriété.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels métiers de syndic (Powimo).
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Connaissance de base du fonctionnement juridique des copropriétés (un atout).

5.2 Compétences comportementales

• Rigueur, organisation et sens des priorités.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Bon relationnel, sens du service et esprit d'équipe.
• Capacité d'adaptation et réactivité.
• Autonomie progressive dans la gestion des tâches confiées.

6. Profil recherché

• Formation : Bac à Bac +2 en comptabilité, gestion ou assistanat (BTS Comptabilité-Gestion, BTS Gestion de la PME, etc.).
• Expérience : une première expérience en syndic de copropriété ou en gestion administrative/comptable est appréciée.
• Débutant(e) accepté(e) selon profil et formation.

7. Objectifs du poste

• Assurer la fiabilité et la mise à jour régulière des données comptables et administratives.
• Garantir une communication fluide entre le gestionnaire, le comptable, les copropriétaires et les prestataires.
• Contribuer à la qualité du service rendu aux copropriétaires et à l'image professionnelle du cabinet.
• Participer à l'amélioration continue des procédures internes du service syndic.

8. Conditions d'exercice

• Type de contrat : CDI
• Temps de travail : temps plein 39h
• Lieu : 45110 Châteauneuf-sur-Loire
• Rémunération : selon profil et expérience

Vous êtes prêt(e) à relever un nouveau défi au sein d'une entreprise innovante ? Postulez dès maintenant pour faire partie d'une aventure passionnante où chaque jour apporte son lot d'opportunités et de défis stimulants.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 32 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel