Secrétaire médical(e)

Ouvert en 2000, le centre hospitalier du val d'Ariège est issu de la fusion des hôpitaux de Foix et Pamiers, cités ariégeoises possédant une tradition hospitalière très ancienne. Depuis le 1er Janvier 2018, le centre hospitalier du val d'Ariège et le centre hospitalier du Pays d'Olmes ont fusionné pour donner naissance au centre hospitalier intercommunal des vallées de l'Ariège.

Statut de recrutement : CDD renouvelable en vue de CDI, ou par mutation.

Affectation multisites.

• Descriptif, environnement, place dans l'organisation :

Dans le cadre fixé par l'encadrement de la filière des secrétariats médicaux, planifier les activités (agenda des consultations, convocations…), gérer, saisir et classer les informations relatives au patient utiles pour sa prise en charge, accueillir et renseigner les patients et les familles, renseigner les médecins libéraux, les professionnels de santé

Réaliser les différentes tâches selon l'organisation institutionnelle définie avec une priorisation des tâches

• Principales activités : CeGIDD, PASS, VACCINATION, CLAT

• Accueil téléphonique des patients, des familles, des médecins libéraux ou hospitaliers.

• Accueil physique.
• Gestion et coordination médico administrative (gestion des agendas pour la prise de RDV sur le logiciel CUPIDON).
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
• Traitement des courriers, différentes boites mails, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
• Tenue du dossier patient informatisé.
• Prise de note, frappe et mise en forme des documents de l'établissement.
• Par dérogation saisie du codage de l'activité médicale, pour la facturation
• Transmission de données spécifiques en lien avec l'activité du secteur
• Participation aux différents groupes de travail (réflexion sur l'évolution du métier, club utilisateur, évolution des organisations, etc….).
• Planning GTA.
• Commande bureautique.
• Suivi Excel pour toutes les sorties hors les murs.

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

Internes : Pôle, encadrement de la filière secrétariats médicaux, médecins, cadres de santé, secrétaires médicales, bureau des entrées, service informatique, DIM et SGDP.

Externes : médecins libéraux, secrétaires médicales, service informatique, travailleurs sociaux, assistante sociale

RATTACHEMENT HIERACHIQUE

Encadrement de la filière secrétariats médicaux

Conditions particulières d'exercice :

• Du lundi au vendredi + 1 samedi matin par mois 9h00 – 12h52 (avec récupération)
• Amplitude horaire du service : 9h00 – 17h00
• Port de la blouse

Prérequis indispensables ou nécessaires : Diplôme de secrétaire médicale.

Pratique de la langue anglaise souhaitée.

Savoirs :

• Techniques de secrétariat médical en milieu hospitalier
• Organisation et fonctionnement d'un établissement public de santé
• Connaissances relatives aux droits des usagers
• Codage des actes
• Orthographe
• Terminologie médicale

Savoirs faire :

• Accueillir et orienter des personnes par téléphone notamment
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes, en face à face ou par téléphone
• Gérer et optimiser un planning de RDV
• Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel
• Rédiger, mettre en forme des documents relatifs à son domaine de compétences
• Mettre en œuvre les procédures de classement et d'archivage
• Résoudre des situations conflictuelles et / ou complexes
• Utiliser les outils bureautiques et les multiples logiciels métiers (notamment PASTEL)
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

Savoirs être :

• Discrétion
• Dynamisme
• Rigueur
• Capacité à prendre des initiatives
• Communiquer avec diplomatie
• Souriante
• Être capable de comprendre l'autre dans ses différences et sans jugement. Savoir faire preuve de tolérance.