Gestionnaire scolarité

Type de recrutement :

Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD

Quotité de travail :

100%

Niveau d'emploi :

B - B ouvert aux C

Durée du contrat :

Du 02 février 2026 au 01 février 2027

Localisation :

DVDA - Direction des services mutualisés du Campus UGA Valence Drôme Ardèche

9 Place Latour Maubourg

26000 Valence

Présentation de la structure

La Direction des services mutualisés du Campus UGA Valence Drôme Ardèche (DVDA) coordonne l'ensemble des services qui contribuent à la vie du campus et à l'accompagnement des étudiant·es en Drôme-Ardèche.

Elle regroupe une quarantaine de personnels en lien hiérarchique ou en coordination fonctionnelle au sein de trois pôles :

• Projets & Communication,
• Missions (orientation, insertion, vie étudiante, international, culture…) et notamment la gestion de la scolarité des formations SoCLE et LLASIC présentes à Valence.
• Ressources & Supports

La DVDA est une direction centrale de l'UGA implantée localement et dont le fonctionnement est adossé à un groupement d'intérêt public (GIP).

Description de l'équipe :

Vous exercerez vos missions au sein du Centre Arts, Lettres et Langues (ALL), sous la responsabilité de la Directrice des services mutualisés du Campus UGA Valence Drôme Ardèche (DVDA).

Vous travaillerez en proximité avec :

• les équipes scolarité de l'UFR SoCLE à Grenoble, avec lesquelles vous entretiendrez un lien régulier et structuré,
• les responsables pédagogiques locaux,
• la gestionnaire LLASIC basée à Valence,
• ainsi que les services transversaux du campus.

Vous rejoignez ainsi une équipe polyvalente et collaborative, au cœur du fonctionnement du site valentinois.

Missions principales

En tant que gestionnaire de scolarité référent·e des formations SoCLE à Valence, vous assurez l'ensemble de la gestion administrative et pédagogique des étudiant·es du site. Vous êtes le point d'appui local pour APOGÉE, pour le maquettage des formations, la gestion des inscriptions, l'organisation des examens et la diffusion des informations auprès des usagers.

Vous travaillez en lien avec les responsables pédagogiques valentinois, afin de garantir la cohérence des pratiques et l'harmonisation des processus de formation entre les deux sites.

Activités principales

Gestion de la scolarité des étudiant·es SoCLE

• Accueillir, informer et orienter les étudiant·es et les enseignant·es, dans le respect de la charte Accueil.
• Mettre à jour et diffuser les informations réglementaires et pédagogiques (affichages, supports numériques, Chamilo/Moodle).
• Assurer la qualité et la cohérence des informations diffusées sur les différents supports institutionnels.
• Assurer le suivi administratif des étudiant·es tout au long de l'année (dossier, absences, situations particulières).
• Organiser et suivre les campagnes d'inscriptions administratives et pédagogiques (vérification des pièces, saisies, cartes étudiant).
• Assurer la liaison quotidienne entre les étudiant·es, les enseignant·es et les responsables pédagogiques.
• Contribuer à la préparation et au bon déroulement de la rentrée universitaire.
• Collaborer avec les équipes SoCLE de Grenoble pour garantir la cohérence des procédures de scolarité entre les deux sites.
• Participer aux réunions scolarité de l'UGA et assurer le relais des informations au sein du périmètre valentinois.
• Préparer et organiser les examens (sessions ordinaires et de rattrapage) : convocations, salles, sujets, émargements, logistique.
• Assurer la gestion administrative : saisie des notes, édition des PV de jury, publication des résultats (Léo, Digiposte), attestations de réussite.
• Participer à la bonne organisation de la remise des diplômes.

Maquettage et gestion des formations dans APOGÉE

• Modéliser et mettre à jour les formations SoCLE dans APOGÉE (maquettes pédagogiques, MCC, règles de calcul, correspondances, ETC).
• Contrôler la qualité et la conformité des données pédagogiques.
• Travailler en coordination avec les référent·es APOGÉE de l'UFR SoCLE à Grenoble pour harmoniser les pratiques de saisie et de paramétrage.
• Assurer le suivi des résultats et préparer les documents nécessaires aux jurys.

Référent·e administratif·ve Handicap

• En lien avec le SAH et les référents pédagogiques Handicap, veiller à la mise en œuvre des aménagements de cursus et d'examens.
• Assurer le suivi des dispositifs tout au long de l'année universitaire.

Restriction ou contraintes liées au poste:

Organisation du temps de travail dans le respect du calendrier universitaire.

Des déplacements réguliers à Grenoble sont à prévoir, notamment pour les temps de coordination avec l'UFR SoCLE, les formations, les réunions scolarité ou les ateliers APOGÉE, ADE.

Compétences attendues

• Sens de l'organisation et rigueur administrative.
• Aisance avec les outils numériques ; une expérience sur APOGÉE ou logiciels de scolarité est un atout.
• Goût pour le travail en interface avec de nombreux interlocuteurs.
• Capacité à gérer des périodes d'activité soutenue.
• Qualités relationnelles, sens du service public et discrétion professionnelle.

Formation, diplôme, expérience souhaitée :

Une expérience dans la fonction publique serait appréciée, et surtout une connaissance des outils de gestion de scolarité (APOGEE, ADE,…).

Conditions de diplômes

Bac

Rémunération

A partir de 1835€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400 €.