Assistant administratif service petite enfance H/F

Au sein de la Direction de la Cohésion Sociale, le service Petite Enfance fait partie du département Enfance Parentalité et est composé de 9 Structures Multi accueil (SMA) en gestion directe de la collectivité, 4 SMA associatives, 1 Relais Petite Enfance et un Lieu Accueil Parents-Enfants.

La Cove recrute un assistant administratif pour le service petite enfance h/f.

Sous l'autorité du responsable du département enfance parentalité, vous assurez le suivi administratif global du service petite enfance. A ce titre, vous pouvez recevoir des consignes de la Responsable SMA et des directrices des structures multi accueil, des coordonnatrices et des agents du RPE et du LAEP.

Vous assurez la polyvalence nécessaire à l'efficacité et à la continuité du secrétariat suivant plus particulièrement les autres secteurs de la direction.

Activités :

Volet administratif

Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que le suivi administratif global du département enfance parentalité

Gérer le copieur et garantir sa maintenance

Assurer le suivi le renouvellement des conventions avec les différents partenaires.

Participer aux réunions du département enfance parentalité, prendre des notes et rédiger les comptes-rendus

Volet financier

Élaborer, vérifier et transmettre les bons de commande via CIRIL pour tous les services de la petite enfance

Préparer un état trimestriel d'exécution des budgets pour tous les services de la petite enfance

Viser les factures et suivre le budget de coordination du département enfance parentalité

Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels et compte de résultats des services petite enfance

Volet technique

Gérer les pré-inscriptions en SMA (physique et en ligne)

Assurer le suivi des confirmations et du besoin de garde sur le logiciel dédié

Assurer l'organisation de la commission d'admission en SMA

Collecter les chiffres sur le logiciel métier pour fournir les données nécessaires au suivi mensuel des SMA

Gérer les demandes d'accueil d'urgence en relation avec les différents services d'accueil (SMA, RPE)

Créer et mettre en place des outils relatifs au suivi d'activité des différents services petite enfance

Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings, préparer les déplacements, etc …)

Assurer le soutien technique du logiciel Agora

Compétences et qualifications :

Diplôme : Niveau bac

Techniques d'accueil physique et téléphonique

Techniques de communication

Procédures de transmission des demandes

Environnement institutionnel et cadre juridique du secteur d'activité

Fonctionnement de la collectivité et des services

Connaître les techniques, outils méthodes de travail et contraintes du secteur d'activité

Organismes extérieurs en relation avec la collectivité

Recherche et diffusion d'informations

Techniques de capitalisation et de classement de documents

Savoir rendre compte

Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)

Bon niveau en orthographe, syntaxe et grammaire

Procédures administratives, archivage, techniques de classement

Travailler en équipe

Techniques de gestion de planning

Logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, Internet…)

Logiciels métiers (CIRIL, Agora, e-atal)

Aptitudes :

Sens des relations humaines

Sens l'organisation et de la coordination

Autonomie, réactivité

Patience, écoute, pédagogie

Discrétion

Conditions d'exercice :

Poste relevant de la Direction de la cohésion sociale/ Département enfance et parentalité.

Classé en catégorie C/B et ouvert au cadre d'emplois des Adjoints administratifs et au grade de Rédacteur territorial

Temps de travail : 37 h hebdomadaires (RTT) poste à temps complet

Permis B obligatoire

Poste partiellement télé travaillable

Lieu d'exercice des missions : Hôtel de Communauté et mi mars 2026 Maison des familles à Carpentras

 Nature juridique du recrutement : recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur la base du 2° de l'article L 332-8 du code général de la fonction publique.

Candidatures à adresser avant le 12 janvier 2026