Secrétaire juridique en cabinet d'avocats

Le cabinet MDO Avocats est un cabinet à taille humaine situé à Bordeaux-Meriadeck et Porto (Portugal) regroupant 18 collaborateurs au total.

Le cabinet recherche un(e) secrétaire juridique dynamique et organisé(é) en contrat à durée indéterminée à temps plein pour son cabinet de Bordeaux. Dans le cadre de vos missions, vous accueillez les clients et assistez les avocats dans leurs tâches juridiques et administratives quotidiennes et participez à l'avancée des dossiers dans différentes spécialités du droit. Vous ferez le lien avec les interlocuteurs du cabinet (clients, tribunaux, institutions, ordres, fournisseurs…) et aurez la charge du secrétariat du cabinet.

Secrétariat et Gestion juridique du cabinet

-Accueil physique et téléphonique des clients,

-Être le lien avec les clients pour la partie administrative, la prise des rendez-vous et gestion de l'agenda du cabinet

-En fonction des besoins, avoir des contacts avec des clients portugais dans leur langue afin d'échanger sur leur dossier

-Créer les dossiers physiques des clients et numériques sur le logiciel SECIB

• Compléter, classer et archiver les dossiers des clients

-Regrouper l'ensemble des documents du dossier de chaque client, les photocopier dans leur dossier physique et les numériser vers le logiciel SECIB

-Echanger avec les clients pour obtenir les documents nécessaires et/ou manquants, faire signer les documents, information dans le cadre de leur dossier …

-Utilisation du réseau RPVA et faire le lien avec les dossiers clients afin :

*d'extraire et envoyer les courriers ou documents concernant les dossiers des clients

*de transmettre aux personnes du cabinet concernés les courriers reçus

*de classer dans le dossier numérique du client via SECIB

-Préparer les informations nécessaires pour permettre la signature informatique d'actes numériques (saisie des actes, numérisation des documents …)

-Créer les ouvertures de compte CARPA et demande de RIB

-Gestion et suivi des déblocages de fonds CARPA

-Relire les courriers et adapter la mise en forme

Dans le respect des dispositions légales et règlementaires et sous la supervision technique et la validation des avocats du cabinet, vous serez également amené(e) à :

-Rédiger les lettres de mission et les avenants

-Rédiger les courriers et mails ou messages RPVA demandés par les avocats dans le cadre du suivi des dossiers sur dictée ou dictée vocale

-Mettre en forme les documents adaptés

-Préparer les pièces et bordereau en vue de constituer les dossiers de plaidoirie,

-Les envoyer ou les déposer au greffe des tribunaux ou via RPVA

-Mettre à jour les agendas avec les dates et délais de procédure

-Suivre les procédures judiciaires et respect des différents et nombreux délais

-Suivre les dossiers de postulation

Secrétariat et participation à la vie du cabinet

-Effectuer les commandes adaptées aux besoins auprès des fournisseurs (fournitures, maintenance du matériel …)

-Organiser les déplacements du personnel du cabinet (avion, train, hôtels …)

-Gérer le courrier du cabinet : aller aux cases des avocats, aller à la poste, distribuer le courrier

-Réaliser le classement et l'archivage de l'ensemble des documents

-Réaliser l'ensemble des missions de secrétariat pour le compte du cabinet

-Veiller au respect des règles de vie en vigueur au sein du cabinet, des consignes de sécurité, des règles de stricte confidentialité et de code de déontologie

-Respecter strictement les règles de sécurité et de protection des données informatiques en vigueur au Cabinet

Profil recherché :

Nous recherchons en particulier un(e) secrétaire qui saura faire preuve de :

-Exigence professionnelle

-Rigueur et responsabilité

-Qualités relationnelles et rédactionnelles

-Réactivité

-Adaptabilité

-Capacités d'organisation afin de respecter les délais

-Désir constant d'apprendre

-Bonne résistance au stress

-Confidentialité

Vous justifiez d'une expérience administrative significative, idéalement dans un environnement juridique ou professionnel similaire.

Vous possédez d'excellentes compétences rédactionnelles, ainsi qu'une maîtrise avancée de Microsoft Office et de vos compétences informatiques en général.

Vos qualités organisationnelles et votre capacité à analyser rapidement les situations seront des atouts majeurs pour réussir dans ce poste. Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et d'autonomie tout en étant capable de travailler en équipe. La capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un contexte dynamique est essentielle.

Votre arrivée fera l'objet d'un accompagnement par l'équipe du cabinet pour faciliter votre intégration à nos processus de travail.

La maitrise du portugais serait un plus.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 25 090,00€ à 27 000,00€ par an

Expérience:

• secrétariat juridique: 2 ans (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel