Collaborateur administratif

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Missions

Devenue Métropole en 2018, l'intercommunalité qui regroupe 46 communes et habitants, affirme ses ambitions stratégiques comme laboratoire historique en matière d'écologie urbaine et humaine, comme espace des liaisons européennes et comme territoire d'excellence. Combinant créativité et innovation dans les domaines de la culture, de l'art et des technologies, l'Eurométropole de Metz assure une meilleure gestion territoriale et ouvre un horizon de développements plus vaste dans les domaines qui relèvent de sa compétence, tout en préservant l'indépendance de ses communes membres.

Engagée depuis plusieurs années dans une logique de développement et d'aménagement durable de son territoire, l'Eurométropole de Metz est par ailleurs pleinement mobilisée en en matière de transition énergétique, de biodiversité et d'espaces naturels.

Elle inscrit son action dans une approche globale conciliant qualité de vie, résilience écologique et transition environnementale. Cette dynamique s'appuie sur une volonté forte d'innovation, de concertation avec les acteurs du territoire et de pédagogie auprès du grand public, afin de construire un cadre de vie durable, attractif et exemplaire.

Au sein de la Direction de la Transition Écologique, vous intégrez le secteur Animation, Promotion et Administration, composé d'une équipe de 5 personnes. Sous l'autorité de la Responsable de secteur, vous assurez un rôle central de coordination administrative, d'appui à la direction et de sécurisation des procédures, en lien étroit avec les chargés de mission, les services ressources et les élus.

Activités principales

1. Gestion et suivi administratif des conventions et subventions

• Contrôler, instruire et suivre les conventions de la Direction (mise à disposition, prestations, partenariats), en lien avec les chargés de mission
• Assurer le suivi administratif, opérationnel et financier des conventions jusqu'à leur exécution
• Vérifier les paiements afférents en lien avec la Direction des Affaires Financières
• Instruire les dossiers de subventions associatives : réception, analyse, contrôle de l'éligibilité et suivi jusqu'au passage en assemblée

2. Appui à la conduite des projets et au fonctionnement institutionnel

• Accompagner la Responsable de secteur et la Directrice dans le pilotage administratif des projets de la Direction
• Anticiper et signaler les risques administratifs ou réglementaires liés aux activités
• Préparer et rédiger les documents nécessaires aux Bureaux, Conseils municipaux et métropolitains (rapports, notes, délibérations)
• Suivre les contributions des directions et veiller au respect des calendriers pour les deux collectivités (Eurométropole de Metz et Ville de Metz)
• Rédiger les procès-verbaux des commissions relevant du champ d'intervention de la Direction
• Prendre part à l'élaboration des rapports d'activité et des documents de communication institutionnelle

3. Appui aux ressources humaines et à la vie de la Direction

• Apporter un premier niveau d'information RH en l'absence de l'assistante administrative
• Prendre part à l'accueil et à l'intégration des nouveaux agents (organisation, règles de sécurité)
• Suivre les ordres de mission et les frais de déplacements des agents et des élus, en lien avec la Direction des Affaires Financières
• Alimenter les tableaux de suivi RH de la Direction

4. Assistance administrative, logistique et organisationnelle

• Gérer les agendas, convocations, invitations et la diffusion des documents préparatoires
• Organiser la logistique des réunions, événements et déplacements professionnels
• Rédiger, mettre en forme et classer les documents administratifs (courriers, contrats, avenants, comptes rendus)
• Assurer le tri, la gestion et l'archivage des documents et courriers

5. Accueil et relation aux usagers

• Accueillir, orienter et renseigner le public
• Apporter un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs ; apaiser les tensions éventuelles et solutionner les réclamations le cas échéant
• Garantir une qualité d'accueil physique et téléphonique, dans le respect de la confidentialité
• Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant

6. Veille et suivi réglementaire

• Réaliser une veille législative, réglementaire et technique en lien avec les compétences de la Direction
• Identifier les évolutions et leurs impacts sur l'activité et les procédures internes

7. Gestion administrative du Comité syndical des Étangs de Saint-Rémy

• Organiser les séances du comité (convocations, relances, quorum)
• Coordonner la logistique avec les services partenaires
• Préparer les dossiers de séance (ordre du jour, délibérations, supports)
• Réaliser le suivi post-comité : formalisation des délibérations, transmission au contrôle de légalité et suivi administratif

Compétences requises

Savoirs

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des partenaires institutionnels, des usages et procédures administratives
• Connaissance des règles d'archivages et méthodes de classement
• Notions de médiation et techniques de résolution des conflits
• Connaissance des techniques de recherche et d'analyse documentaire
• Bonne connaissance des règles liées au temps de travail, aux déplacements, aux ressources humaines en général

Savoirs Faire

• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers
• Savoir synthétiser les informations
• Posséder de bonnes capacités rédactionnelles
• Savoir communiquer avec des publics différents

Savoirs Être

• Qualités relationnelles avérées et sens du service public
• Courtoisie, politesse et bienveillance
• Diplomatie et discrétion
• Aptitude au travail en équipe et en transversalité
• Rigueur, organisation
• Respect des délais, autonomie et polyvalence

Conditions de travail

Temps de travail

• 39h10 hebdomadaires du lundi au vendredi
• Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h30
• Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00
• 27 CA + 23 RTT / an
• Télétravail possible

Rémunération

• Statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP)
• Primes annuelles

Avantages

• Participation de la collectivité aux frais liés
• aux transports en commun (75%)
• à la couverture mutuelle et prévoyance
• Amicale du personnel
• Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)

L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.