Assistant.e de gestion administrative H/F

Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École Nationale Supérieure d'Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

• Localisation : BU Lettres, Campus Tertre

Le Service des Bibliothèques universitaires de Nantes Université, basé à Nantes, met en œuvre la politique documentaire de l'établissement et offre des collections et services ouverts à tous. Il rassemble 154 agents répartis dans 10 bibliothèques universitaires situées sur les campus de Nantes, Saint-Nazaire, La Roche-sur-Yon et dans les sites INSPÉ de Nantes, Angers et Le Mans.

Au sein de cette organisation, le département des Services aux publics, rattaché à la direction, regroupe environ 60 personnes. Il comprend quatre services (Accueil, Espaces-temps, Observatoire des usages et usagers, DAIM) ainsi que les bibliothèques des campus excentrés.

Ce département met en œuvre la politique d'accueil, de réussite étudiante, de bien-être, d'inclusion et d'adaptation des services aux besoins des usagers. Il développe des services équitables sur tous les sites, pilote l'évolution des espaces et bâtiments selon les usages, recueille les besoins des publics et actualise la politique d'interaction en présentiel et en ligne pour améliorer continuellement l'expérience des usagers.

MISSIONS

Le pôle Plannings Temps, au sein du service Espaces Temps, est chargé :

• De gérer les tuteurs tutrices depuis leur recrutement jusqu'à leurs plannings de permanences (accueil et NoctamBU)
• De gérer les plannings de permanences d'accueil pour tous les sites ainsi que les règles de fonctionnement
• De participer à l'élaboration des règles relatives à la gestion du temps de travail des agents
• De gérer les calendriers des BU et leurs horaires
• De garantir l'équité d'accès aux services et la qualité de l'accueil dans toutes les BU

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Sous la responsabilité de la responsable de pôle, le/la secrétaire de site est en charge :

Missions administratives

• Coordination des plannings de service public et avis sur les congés.
• Recrutement, suivi administratif et gestion des tuteurs/tutrices.
• Contribution aux calendriers et horaires des BU du site.
• Participation aux formations à l'accueil et au suivi RH de proximité.
• Suivi des commandes (fournitures, matériel, mobilier) en lien avec le pôle Aménagements/Logistique.
• Participation au fonctionnement de la BU : réunions, groupes de travail, projets.

Missions d'accueil et de service public

• Accueillir, informer et orienter le public sur place et en ligne.
• Gérer les prêts, retours, inscriptions, réservations et aide à l'utilisation des équipements.
• Assurer une assistance technique de premier niveau.
• Contribuer à la sécurité : surveillance, signalement des incidents, contrôle des déclenchements antivols.
• Participer aux actions de médiation : visites, JPO, animations.
• Effectuer des permanences régulières représentant environ

CONSULTEZ L'INTEGRALITE DE LA FICHE DE POSTE:

Versant : Fonction publique d'État

Type de recrutement : Catégorie C contractuel·le, CDD 70% jusqu' au (article L du CGFP)

PROFIL RECHERCHE

• Formation et/ou qualification : DUT métiers du livre ou techniques administratives
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans

SPECIFITES DU POSTE

Environnement de travail :

• Accessibilité PMR

• Présence d'escaliers

• Bureau partagé
• Travail en équipe
• Open Space
• Multi sites : Nécessité de concilier les missions transversales avec le fonctionnement de la BU d'affectation, notamment en matière de déplacements entre sites.

Rythme de travail :

• Contraintes horaires pour assurer la continuité du service dans la BU d'affectation (8h30-19h et le samedi par roulement).

Conditions de travail :

• Usage d'un écran
• Travailler debout / Travailler assis
• Communications téléphoniques fréquentes
• Utilisation d'applications métiers

Port de charges :

• Travail de manutention