assistant administratif

Présentation de la commune

Située à l'ouest de l'agglomération strasbourgeoise, Wolfisheim est une ville dynamique de 4 005 habitants, marquée par une forte attractivité résidentielle, un tissu associatif vivant et de nombreux projets structurants. Engagée dans une démarche de modernisation de ses services et d'amélioration continue de l'accueil du public, la commune renforce aujourd'hui son pôle administratif avec un poste polyvalent, au croisement de l'urbanisme, de la relation aux usagers et de la gestion administrative.

I – Définition du poste

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur général des services, l'agent assure :

• La gestion administrative de l'urbanisme, en lien étroit avec le service instructeur de l'Eurométropole de Strasbourg (ADS),
• Un appui ponctuel au service Population/Accueil, en remplacement ou renfort,
• La participation à la gestion des élections, préparation et suivi.

Il s'agit d'un poste hybride, nécessitant rigueur, sens de l'organisation et polyvalence, destiné à un agent ayant déjà manipulé des environnements logiciels de collectivités.

II – Missions principales

1. Urbanisme (mission centrale – non instructive)

• Accueil, information et orientation du public sur les démarches d'urbanisme (premier niveau de conseil).
• Réception, enregistrement et transmission des dossiers d'autorisations d'urbanisme (ADS) à l'Eurométropole.
• Contrôle formel et vérification des pièces nécessaires avant envoi.
• Suivi du traitement des dossiers avec la Métropole (relations régulières avec les instructeurs).
• Gestion du logiciel ADS (ex. : Droit de Cité, , ou équivalent).
• Mise à jour des tableaux de suivi, statistiques, délais d'instruction.
• Archivage numérique et papier des dossiers.
• Gestion administrative des Déclarations d'Intention d'Aliéner (DIA) : réception, transmission, retour et enregistrement.
• Appui logistique aux procédures d'urbanisme portées par la commune (réunions publiques, affichage légal, enquêtes publiques…).

Important : aucune expertise juridique pointue n'est requise. La commune ne réalise pas elle-même l'instruction des dossiers, mais nécessite un agent capable de comprendre et filtrer les demandes, repérer les incohérences, dialoguer avec la Métropole et orienter les pétitionnaires.

2. Appui au service Population / Accueil

Interventions ponctuelles en renfort ou remplacement :

• Accueil physique et téléphonique.
• Formalités population : recensement citoyen, attestations diverses.
• Gestion courante du service accueil-population (état civil de base : actes, délivrance de documents, légalisations, etc.).
• Préparation, mise à jour et suivi administratif de dossiers.

3. Élections

• Participation à l'organisation des scrutins : Préparation matérielle, documents, listes d'émargement, convocations des membres de bureaux, appui des bureaux de vote.
• Suivi administratif dans l'outil dédié (Portail Élire, logiciel élections JVS).
• Mise à jour des listes électorales.

III – Relations fonctionnelles

• Travail quotidien avec le service instructeur de l'Eurométropole.
• Contacts réguliers avec les pétitionnaires, les notaires (DIA), entreprises, architectes.
• Échanges avec la population, les services municipaux et les élus.

IV – Compétences requises

Savoir-faire

• Aptitude à maîtriser rapidement un logiciel ADS (type Droit de cité / ...).
• Aisance avec les logiciels de collectivités : JVS, Berger-Levrault ou équivalent.
• Notions de base en urbanisme réglementaire : connaissance générale des autorisations d'urbanisme et de leurs pièces.
• Capacité à accueillir et orienter le public avec pédagogie.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, courrier, tableau de suivi).
• Rigueur dans la vérification des pièces et le respect des procédures.

Savoir-être

• Sens du service public, bienveillance et patience.
• Rigueur administrative.
• Polyvalence et capacité à basculer d'une mission à l'autre.
• Discrétion professionnelle.
• Capacité à travailler en autonomie comme en équipe.

V – Profil recherché

• Formation administrative ou expérience significative en collectivité.
• Première expérience souhaitée dans un service urbanisme ou population.
• Expérience dans l'utilisation d'un logiciel ADS : atout important.
• Connaissance d'un logiciel métier mairie (JVS, BL…) : plus apprécié.
• Utilisation du portail Élire : serait un plus.
• Débutants motivés acceptés si forte appétence pour l'urbanisme et compétences administratives solides.

VI – Conditions du poste

• Poste à temps complet.
• Travail en mairie – contact permanent avec le public.
• Disponibilité ponctuelle le week-end en période électorale.
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CIA éventuel + avantages collectivité.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 26 000,00€ à 34 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/05/2025